Como a impressão segura protege informações comerciais confidenciais

Um fluxo de trabalho de impressão seguro pode exigir que os usuários se autentiquem no dispositivo antes que um documento seja liberado, enquanto a criptografia protege os dados em trânsito e em repouso. Os registros de auditoria e os controles de acesso oferecem visibilidade das atividades e ajudam as organizações a cumprir os requisitos de governança interna e regulatórios. 

Como a impressão segura protege as informações confidenciais da empresa?

Um trabalho de impressão pode se tornar um risco à segurança se for liberado antes que o usuário destinatário chegue ao dispositivo. Isso é particularmente relevante quando dispositivos multifuncionais são compartilhados por muitos funcionários.

MyQ armazena documentos com segurança até que o usuário se autentique no dispositivo. Os métodos de autenticação compatíveis incluem cartões de identificação, PINs, nome de usuário e senha, autenticação de dois fatores e autenticação por celular, dependendo do ambiente e da configuração.

O documento é, então, liberado sob o controle do usuário autenticado, em vez de ser deixado em uma bandeja de saída para que qualquer pessoa que esteja por perto possa retirá-lo.

A segurança também vai além da impressora física. O MyQ oferece suporte à criptografia de dados em trânsito e em repouso, incluindo trabalhos de impressão e bancos de dados, enquanto a comunicação segura protege os dados que circulam entre os componentes do ambiente de impressão.

MyQ Além disso, oferece registro de auditoria e controles de acesso baseados em funções, proporcionando aos administradores visibilidade das atividades e controle sobre as permissões administrativas. O resultado é um fluxo de trabalho de impressão em que o acesso aos documentos está vinculado a um usuário autenticado, e as atividades podem ser rastreadas pelo sistema.

De que forma o gerenciamento de impressão contribui para a conformidade?

A gestão de impressão não garante automaticamente que uma organização esteja em conformidade com uma regulamentação específica. O que ela pode fazer é fornecer controles técnicos que ajudem as organizações a implementar seus próprios requisitos de segurança, privacidade e auditoria.

MyQ oferece vários desses controles

• Auditabilidade: MyQ registra atividades de impressão, cópia, digitalização e envio de fax, incluindo informações como usuários, dispositivos, tempo de execução dos trabalhos e parâmetros dos trabalhos. Ações administrativas e tentativas de autenticação também podem ser registradas.

• Controle de acesso: As permissões baseadas em funções permitem que as organizações controlem quais usuários podem acessar funções e áreas administrativas.

• Criptografia: MyQ oferece suporte à criptografia de dados em trânsito e em repouso, incluindo trabalhos de impressão e bancos de dados.

• Privacidade dos documentos: As filas privadas podem excluir automaticamente os trabalhos de impressão após a liberação, enquanto os recursos de privacidade podem restringir a visibilidade das informações dos trabalhos de impressão. 

Saúde: proteção das informações dos pacientes no momento da impressão 

As instituições de saúde lidam com documentos que contêm informações confidenciais de pacientes em ambientes clínicos e administrativos. Um fluxo de trabalho de impressão seguro precisa impedir que esses documentos sejam entregues à pessoa errada, ao mesmo tempo em que oferece visibilidade adequada sobre as atividades relacionadas aos documentos.

MyQ suporta a liberação de impressão autenticada, de modo que os documentos possam permanecer em uma fila segura até que o usuário autorizado chegue ao dispositivo. A autenticação do dispositivo também pode controlar o acesso a funções como cópia e digitalização.

MyQA documentação de conformidade descreve controles relevantes para ambientes HIPAA, incluindo criptografia de informações de saúde protegidas em repouso e em trânsito, registros de auditoria, controles de acesso baseados em funções e procedimentos seguros de backup e recuperação.

Um exemplo concreto é Tri-County Care, que atua em vários locais em Nova York.

Após a implementação do MyQ, os trabalhos de impressão contendo registros de pacientes passaram a exigir autorização específica antes da liberação, o que ajudou a organização a reforçar a confidencialidade dos pacientes. A implantação também incluiu opções alternativas para lidar com problemas de conectividade entre as filiais e a sede.

Resultado: Documentos confidenciais de pacientes são divulgados somente após autenticação, com controles que garantem maior confidencialidade e responsabilização.

Serviços financeiros: controle de acesso a documentos confidenciais

As instituições financeiras lidam com documentos cujo acesso não autorizado pode acarretar graves consequências operacionais e regulatórias. A impressão segura, portanto, precisa abordar tanto a liberação física dos documentos quanto a capacidade de rastrear as atividades.

MyQ oferece liberação de impressão autenticada, criptografia, controles de acesso baseados em funções e trilhas de auditoria detalhadas. A documentação do MyQ identifica especificamente os controles relacionados à SOX, incluindo trilhas de auditoria para o processamento e a impressão de documentos financeiros, controles de acesso, recursos de arquivamento seguro e segregação de funções por meio de permissões baseadas em funções e fluxos de trabalho de aprovação.

Os mesmos controles podem ser aplicados em dispositivos compartilhados, permitindo que os usuários se autentiquem antes de recolher documentos confidenciais, em vez de depender de uma bandeja de saída não segura.

MyQ também oferece contabilidade e relatórios detalhados de tarefas, permitindo que as organizações atribuam a atividade de impressão a usuários, dispositivos, projetos, centros de custo e outros parâmetros monitorados. 

Resultado: Os fluxos de trabalho de documentos financeiros podem combinar acesso controlado com a rastreabilidade e a prestação de contas exigidas pela governança interna e por ambientes regulamentados.

Setor público: segurança consistente em vários escritórios

As organizações do setor público costumam gerenciar documentos em vários departamentos e locais, ao mesmo tempo em que precisam de um controle consistente sobre o acesso e as atividades relacionadas aos documentos.

MyQ pode centralizar o gerenciamento de impressão e, ao mesmo tempo, exigir autenticação antes que documentos confidenciais sejam liberados. Os administradores também podem aplicar permissões e monitorar as atividades em todo o ambiente gerenciado. 

O Condado de County of Fresno, serve de exemplo. O condado precisava proteger documentos confidenciais em todos os departamentos e locais. Com o MyQ, os usuários podiam imprimir documentos confidenciais com segurança e liberá-los somente após a autenticação na impressora. A implantação também permitiu que os trabalhos de impressão fossem direcionados para diferentes locais. 

Outro exemplo é o Ministério do Interior da República Tcheca, onde o sistema “ MyQ ” foi implementado em todo o ministério e em outros órgãos governamentais. O projeto proporcionou controle e segurança centralizados em todo o ambiente de impressão.

Resultado: as organizações que operam em vários escritórios podem adotar uma abordagem consistente para o acesso a documentos e o gerenciamento de impressão, em vez de depender de controles isolados no nível dos dispositivos.

MyQ em ação

Ministério do Interior da República Tcheca: O sistema “ MyQ ” foi implementado em todo o Ministério e em outros órgãos governamentais. O projeto relata uma economia de 60% nos custos de impressão, uma redução de 95% nos processos internos dos clientese uma economia total estimada de 250.000 euros.

Bryan County Schools: MyQ eliminou a necessidade de a equipe de TI manter continuamente caixas de tarefas individuais e personalizar drivers individuais. A organização relata uma economia de 15 horas por mês para seu departamento de TI, enquanto a recuperação de impressões ficou mais rápida e segura.

Esses estudos de caso mostram que o gerenciamento seguro de impressão não se resume apenas à proteção de documentos. Quando a autenticação, o gerenciamento centralizado e a auditoria são integrados ao mesmo ambiente, os controles de segurança também podem alterar a carga de trabalho das equipes de TI.

A impressão segura faz parte da cadeia de segurança de documentos

Informações confidenciais não ficam protegidas simplesmente por estarem armazenadas em uma rede protegida. Elas ainda podem ficar expostas quando são impressas, digitalizadas, transferidas ou deixadas sem supervisão em um dispositivo compartilhado.

MyQ aborda a segurança em todo o fluxo de trabalho de documentos, combinando autenticação, criptografia, liberação segura, controles de acesso, rastreabilidade e privacidade dos documentos.

Para organizações que lidam com informações de pacientes, documentos financeiros, registros governamentais ou outros materiais confidenciais, esses controles oferecem uma maneira de integrar o ambiente de impressão à estratégia de segurança mais ampla, em vez de deixá-lo de fora dela.