Relatórios avançados com o MyQ X

Na era da digitalização, as empresas reinventam os seus processos e incentivam os seus empregados a pensar duas vezes antes de imprimir um pedaço de papel. Ainda assim, quando se escreve "custos de impressão do escritório" ou "monitorização da utilização da impressora" no Google, é isto que começa a aparecer:

"Até 3% do rendimento de uma empresa é gasto em impressão, cópia, arquivo e envio de documentos em papel."(MyDataScope)

"Em média, uma pessoa utiliza entre 250 e 300 quilos de papel por ano."

"De acordo com um inquérito realizado a pequenas empresas, 47% referem que a impressão de correio eletrónico por parte dos funcionários é uma parte importante da sua utilização de impressão."

"Quase dois terços das pequenas empresas não conseguem saber quanto custam os seus dispositivos de impressão, nem conseguem controlar a sua utilização."(SmallBiz Trends)

A apresentação em PowerPoint tem de ser impressa como um folheto para cada participante na oficina, ou pode partilhar a apresentação em tempo real para que as pessoas possam tomar notas por via eletrónica? E no final da oficina, distribui um questionário em papel ou indica às pessoas um formulário do Google onde podem registar a sua opinião através de alguns cliques nos 5 minutos que restam?

Claro que, por vezes, preferimos ter um documento a preto e branco por uma boa razão. Por exemplo, um contrato de trabalho. Ou uma escritura notarial. Muitos de nós também preferem estudar materiais com o bom e velho marcador de texto na mão, em vez de olhar para um ecrã brilhante durante horas a fio.

Enquanto houver qualquer tipo de impressão empresarial, haverá também a necessidade de ter este item na lista de despesas da empresa bem coberto e documentado.

Monitorização do parque de impressoras

O ónus de acompanhar toda a atividade de impressão numa rede de impressoras recai muitas vezes sobre o pessoal de TI da empresa, o que pode ser um grande fardo para a sua agenda preenchida. No entanto, com a solução de impressão gerida correta, a criação de relatórios sobre o parque de impressoras não tem de ser um problema.

Normalmente, um administrador de TI beneficia de tudo o que é automatizado: ser notificado quando uma impressora da frota está a funcionar mal, quando os consumíveis estão a acabar e ter uma boa monitorização da utilização da impressora, especialmente para uma frota de impressoras de vários fornecedores. Será um alívio poupar tempo poder definir relatórios personalizados e enviá-los aos membros da direção todas as segundas-feiras.

As bases de dados do servidor de impressão mantêm registos detalhados dos trabalhos executados por todos os utilizadores, projectos e dispositivos, o que, por sua vez, permite decompor a atividade de impressão, cópia e digitalização em qualquer nível de interesse - ao nível do utilizador, impressora, grupo, departamento, filial da empresa ou conta de cliente. 

Naturalmente, por vezes é útil obter uma visão geral da atividade de impressão não apenas em números absolutos, mas também durante um determinado período de tempo, para poder identificar tendências e tendências emergentes para sobrecarregar ou ignorar determinados dispositivos. Isto é feito especificando intervalos de datas para os quais se pretende apresentar os dados desejados.

As actualizações regulares da atividade de impressão fornecem uma visão precisa da intensidade com que as impressoras são utilizadas, por quem e quando. Os resultados dos relatórios avançados podem conduzir a melhores decisões de compra por parte da direção. Por exemplo, o CTO pode decidir substituir 10 máquinas antigas por 3 novas impressoras multifunções, ou distribuir as MFPs existentes para que os funcionários as utilizem de forma mais uniforme e eficiente.

A elaboração de relatórios de impressão potentes e precisos também ajuda a observar as tendências em tempo útil e a ajustar as políticas de impressão em resposta. Reavaliar os direitos de impressão dos funcionários e forçar a impressão a preto e branco ou a impressão duplex pode levar a custos significativamente mais baixos e a um menor impacto ambiental ao longo do tempo.

O MyQ fornece relatórios avançados?

De facto, é verdade. A partir das as principais actualizações deste ano do Servidor Central, MyQ está constantemente a dar passos firmes no sentido de entregar o poder do conhecimento nas mãos dos clientes.

Começou por reescrever completamente a arquitetura do motor principal do MyQ, o que permitiu mudar de um método de contabilidade em que a unidade decisiva para registar trabalhos de impressão ou cópia era uma sessão de utilizador, para uma contabilidade muito mais intuitiva baseada em trabalhos. Na prática, isto significa que um utilizador pode realizar várias acções na impressora multifunções durante uma sessão de início de sessão, e cada uma será contabilizada separadamente. Pode decidir digitalizar um lote de facturas e, logo a seguir, imprimir materiais para um cliente jurídico, e ambos podem ser facturados ao abrigo de projectos e regras separados.

Isto permite um nível de detalhe muito maior no que diz respeito à comunicação de dados, e o MyQ juntou-lhe agora mais liberdade para criar relatórios avançados personalizados.

Quando um parque de impressoras está a executar o MyQ versão 8 e superior, os dados do utilizador sobre os trabalhos de impressão e cópia são armazenados nos contadores do software em execução em cada impressora multifunções separada - o MyQ Embedded Terminal. Estes dados de contabilidade detalhados são regularmente sincronizados com o Servidor de Impressão MyQ, e depois replicados para a base de dados central no Servidor Central MyQ.

Os administradores de TI podem então criar relatórios personalizados com base em dados contabilísticos detalhados. Podem analisar qualquer combinação de parâmetros que estejam a ser observados - datas de envio de trabalhos, datas de libertação de trabalhos, ID do dispositivo, formato do papel impresso, propriedade simplex/duplex, propriedade cor/escala de cinzentos, etc.

O que costumava ser um processo que envolvia contactar o Apoio ao Cliente MyQ e pedir uma extração e visualização manual de dados , está agora nas mãos dos parceiros MyQ e dos próprios clientes.

Relatórios MyQ superiores com ferramentas de BI 

As empresas que pretendem uma boa representação visual dos custos de impressão e que pretendem analisar os trabalhos de impressão, cópia ou digitalização utilizando uma vasta gama de gráficos ou painéis de controlo, podem recorrer a várias soluções de Business Intelligence para o efeito.

Desde a atualização do Servidor Central 8.1 (patch 2), o MyQ suporta ferramentas de BI externas. Os departamentos financeiros, para dar um exemplo, podem agora ligar facilmente a base de dados do servidor central ao software de BI da sua empresa e fazer corresponder os relatórios sobre a atividade do parque de impressoras aos restantes relatórios do sistema ERP da empresa.

Os relatórios podem ser criados de raiz pelo administrador de TI para obter uma visão personalizada de dados específicos, mas também existem modelos predefinidos para maior comodidade, como o disponível para o Microsoft Power BI:

 

_{Exemplo de relatório com o tema MyQ criado no Microsoft Power BI.}

 

Os clientes do MyQ devem ter acesso total e conveniente à sua base de dados e aos dados nela contidos, em qualquer altura e sob qualquer forma que escolham. O MyQ não só suporta o Power BI, como também outras ferramentas de relatório e aplicações para processamento de dados, desde extracções para o MS Excel até importações em tempo real para o sistema ERP da empresa (como o SAP), etc.

 

Quais são algumas das políticas de impressão que as empresas podem adotar para poupar custos?

Forçar a impressão em frente e verso - uma das formas mais óbvias de poupar papel é imprimir em frente e verso sempre que possível.

Ajustar os direitos de impressão - restringir a impressão a cores a determinados grupos de utilizadores, por exemplo, departamentos de RH, que normalmente imprimem currículos de candidatos ou contratos de trabalho que contêm elementos a cores, que mais valem ficar em tons de cinzento.

Tornar os relatórios de impressão visíveis - simplesmente pelo efeito psicológico natural que tem nas pessoas quando sabem que uma determinada atividade está a ser monitorizada.

Introduzir quotas - pode valer a pena considerar, em determinados ambientes empresariais, a definição de limites por utilizador ou por departamento.

Instilar o pensamento digital nos utilizadores - impulsionar um escritório para a digitalização não significa apenas que a administração está a fazer um esforço consciente para se tornar ecológica no local de trabalho e entrar na era sem papel. Há uma série de efeitos que são muito práticos para as pessoas. Por exemplo, quando se digitaliza o correio recebido para o sistema de gestão de documentos em vez de se fazer uma cópia de cada carta para cada pessoa interessada. Os documentos digitalizados oferecem uma capacidade de pesquisa e disponibilidade que é muito superior à de ter de mergulhar na pilha de documentos cada vez maior, especialmente quando se está com pressa.

A monitorização da utilização de impressoras é um elemento essencial nos departamentos de TI de todas as grandes empresas. O software de gestão de impressão que uma organização utiliza deve facilitar ao máximo a criação de relatórios de impressão exactos. Com as possibilidades de automatização da recolha de dados dos contadores das fotocopiadoras multifunções, a elaboração de relatórios sobre a atividade de impressão, cópia e digitalização é finalmente uma tarefa fácil, pelo que as TI podem dedicar o seu tempo à resolução de tarefas mais críticas que nunca param de surgir.

 

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