MyQ no ponto com a segurança dos dados
no Serviço de Estatística Checo

Problema

O Serviço de Estatística Checo (ČSÚ) é um organismo governamental com sede em Praga e 13 delegações regionais em todo o país. O serviço recolhe e processa dados para construir uma base de dados informativa, disponível para os municípios, o público e outras agências governamentais na República Checa e no estrangeiro.

A ČSÚ dispunha de uma solução de impressão não homogénea, composta por MFPs e impressoras A4 de várias marcas e idades. Todas elas estavam configuradas como "locais". Não existia qualquer software para gerir a impressão, nem segurança em todo o parque (apenas para dispositivos individuais), nem relatórios. O departamento de TI era frequentemente contactado para resolver os problemas manualmente. Após um corte de energia, por exemplo, tinham de voltar a ligar as impressoras uma a uma. Esta atividade impopular era designada por "tour de print".

A gestão dos utilizadores também era complicada, uma vez que cada novo utilizador tinha de ser configurado em cada impressora separadamente. A base de dados de utilizadores original fornecida pela Konica Minolta tinha apenas uma capacidade de 1000 utilizadores, pelo que se enchia rapidamente e a sua manutenção era entediante.

Solução

A solução MyQ foi instalada juntamente com um parque de impressoras de última geração da Kyocera (60 MFPs e 120 impressoras A4). Isto facilitou, antes de mais, a gestão dos utilizadores graças ao Active Diretory. A impressão e digitalização seguras tornaram-se um padrão de ouro para os utilizadores e as novas políticas de impressão levaram rapidamente a uma diminuição do volume de impressões - a impressão a preto e branco foi reduzida em 10% e a impressão a cores em 20%.

Benefícios

O que a equipa de TI da ČSÚ mais aprecia é o facto de o MyQ significar um passo importante para a automatização da gestão de utilizadores. Poupou cerca de 20% do tempo e dos nervos. O departamento de TI quase não precisa de reparar nada relacionado com as impressoras, exceto questões como a configuração de novos códigos PIN, etc.

Outro ponto elogiado foi o processo de instalação simples e rápido - graças às opções de configuração remota, não foi necessário visitar pessoalmente cada uma das sucursais regionais.

A gestão tem agora acesso a relatórios totalmente personalizáveis, que ajudarão a otimizar ainda mais as políticas de impressão.

Os próprios utilizadores habituaram-se ao MyQ com facilidade, o que se deve principalmente a uma interface de utilizador altamente intuitiva com controlos simples. O administrador definiu direitos e funções especiais para os departamentos, para satisfazer as suas necessidades específicas de impressão e digitalização. Por último, mas não menos importante, o MyQ também foi bem recebido pelos utilizadores da biblioteca pública de ČSÚ.