Digitalizar documentos em 2021: Sem contacto

Os arquivos estão a passar das pastas em cartão para as pastas digitais, embora haja sempre departamentos que dependem de documentos impressos. Mas uma coisa é ter uma cópia oficial em papel, e outra é trabalhar com a informação contida no documento. É aqui que a digitalização entra em jogo - digitalização e outros processos que envolvem dados transferidos eletronicamente. Já não é necessário voltar a escrever manualmente no computador os elementos de uma fatura. Temos vindo a habituar-nos a processos automatizados e já não precisamos de intervir manualmente tantas vezes como antes. Isso é bom. Deixe a tecnologia fazer o trabalho pesado - poupa tempo e ajuda a evitar erros.

Transformação digital instantânea

 Uma impressora multifunções pode ser muito útil na automatização. O MyQ sempre teve como objetivo facilitar a vida dos utilizadores - no passado, era necessário escolher entre três acções de documentos (impressão, digitalização, envio de fax), hoje é possível combinar várias acções num único fluxo de trabalho. Depois de premir um botão no terminal, a solução de impressão não só digitaliza o documento, como também o transfere para um formato editável e envia-o para uma pasta selecionada, para o e-mail ou para um armazenamento na nuvem que o utilizador preferir. 

Esta cadeia de acções é normalmente designada por fluxo de trabalho do documento. O processo descrito pode ser definido na funcionalidade Easy Scan do MyQ X Enterprise Edition, mas as opções de digitalização do MyQ não se ficam por aqui.

MyQ X Ultimate oferece fluxos de trabalho de digitalização avançados, ligação a 25 sistemas de gestão de documentos diferentes (ECM, ERP, etc.) e a integração de uma vasta gama de funcionalidades que proporcionam um processamento perfeito de documentos com um simples clique: OCR, divisão em secções, extração de dados, introdução de dados em bases de dados relevantes, etc. O processo de digitalização é totalmente automático.

Fluxos de trabalho de digitalização práticos

Um especialista em TI pode facilmente preparar fluxos de trabalho que estarão disponíveis para os seus colegas. Por exemplo, será útil para os banqueiros terem uma lista de controlo de todos os documentos necessários para serem apresentados com um pedido de hipoteca: Bilhete de identidade, certificado de rendimentos, confirmação de ausência de dívidas, contrato de proposta de venda e o próprio pedido. O MyQ X Ultimate sabe que todos estes documentos têm de ser digitalizados para a pasta do requerente e enviados para o departamento de conformidade. O terminal da impressora apresenta-os item a item e são assinalados durante a digitalização, o que facilita muito o trabalho do bancário e evita erros e omissões.

O MyQ X Ultimate é um assistente de digitalização inestimável. No entanto, ainda precisa de ser instalado num servidor ligado à rede local ou numa chamada nuvem privada, o que o torna uma solução local (local) ou de nuvem privada prática principalmente para organizações maiores.

Finalmente, a verdadeira nuvem 

No ano passado, o mundo inteiro mudou para o escritório em casa, e esta tendência gerou uma procura de uma solução de impressão flexível que pudesse ser utilizada em qualquer lugar. A MyQ decidiu reagir prontamente a este facto, apresentando um produto de última geração - o MyQ Roger. Funciona exclusivamente na nuvem pública, o que significa que os nossos clientes não precisam de manter um servidor físico nem de configurar uma ligação VPN ou uma segurança de dados especial para os funcionários que trabalham fora do escritório. Tudo o que uma empresa precisa é de impressoras multifunções e smartphones compatíveis, que ficam no bolso dos utilizadores finais de qualquer forma.

O MyQ Roger é um Assistente de Local de Trabalho Digital Inteligente - uma secretária virtual que assume a maior parte do trabalho envolvido na impressão, digitalização e gestão de documentos. Permite o controlo da impressora sem contacto através de uma aplicação móvel, a digitalização para serviços populares (como o OneDrive) e a execução de fluxos de trabalho predefinidos. O utilizador pode personalizar a sua aplicação Roger para refletir as suas necessidades e hábitos de trabalho. 

A tendência definida em 2020 irá muito provavelmente manter-se ao longo deste ano. Na nossa vida profissional, precisaremos de flexibilidade para realizar o maior número possível de tarefas a partir de dispositivos móveis. O MyQ sabe disso e fornece aos utilizadores ferramentas para uma digitalização rápida e eficaz, onde tudo está disponível com apenas um ou dois cliques. Desta forma, não precisam de perder tempo com actividades mundanas e podem concentrar-se em tarefas mais criativas, nas quais as máquinas e a IA ainda são insuficientes (por enquanto). 

levar-me para a nuvem