Soluções de impressão sem preocupações para PMEs

Critérios para selecionar uma solução de impressão

Um dos parâmetros cruciais a considerar é a dimensão da empresa. Nas grandes empresas, a instalação de uma solução de impressão exige normalmente um hardware local robusto (um servidor de impressão), que possa garantir uma distribuição e execução adequadas do volume de trabalho para um grande número de utilizadores com direitos variáveis. Outros requisitos incluem uma faturação fiável dos custos e relatórios detalhados. Todas estas funções têm de ser executadas por centenas de dispositivos de diferentes marcas e dimensões. É por isso que a principal preocupação é normalmente integrar uma grande frota de dispositivos com a infraestrutura local e geri-la a partir de um único local.

A situação é diferente para as pequenas e médias empresas (PME). Estes escritórios, lojas ou fábricas imprimem normalmente volumes mais pequenos e utilizam apenas alguns equipamentos multifunções (ou uma dúzia, no máximo). No entanto, isto não significa que não devam preocupar-se com soluções dedicadas e que devam contentar-se com um vulgar cabo entre um PC e uma impressora. Um software de gestão de impressão de elevada qualidade proporciona um controlo centralizado dos dispositivos de impressão na rede e garante que todas as comunicações são seguras. Os utilizadores tendem a subestimar a importância da proteção dos dados de impressão, mesmo que os documentos contenham informações sensíveis. O hardware de impressão representa, de facto, possíveis pontos de entrada para um ataque informático. 

Uma solução de impressão pode compensar para uma pequena empresa?

A aquisição e gestão de um servidor de impressão pode representar um custo elevado para as PME, que não cabe no seu orçamento. É por isso que existem soluções que podem assumir o papel de um servidor de impressão e fornecer fluxos de trabalho de documentos convenientes também para instalações mais pequenas - idealmente, utilizando a tecnologia de nuvem (mas falaremos mais sobre isso mais tarde).

A primeira alternativa é a tecnologia de ponta. Esta substitui um servidor e envia dados para uma solução de impressão localizada na rede local. Um exemplo de tecnologia de ponta é a Easy Box da MyQ, que foi introduzida em 2013 e foi concebida para pequenas empresas. A tecnologia periférica ainda não evita que tenha de gerir o hardware local.

Outra opção sem servidor é a tecnologia em malha baseada na capacidade de computação partilhada pelos utilizadores. Esta solução funciona com base no princípio da partilha de trabalhos de impressão dentro de uma infraestrutura interna de uma empresa, utilizando os chamados "nós", ou seja, os computadores dos utilizadores. Os trabalhos de impressão não são transferidos através de um servidor de impressão, mas através do hardware local disponível na altura. A partir desta rede, uma parte dos dados de impressão é enviada para a nuvem, onde é processada pela solução de impressão da empresa.

Nesta configuração, não é necessário um servidor de impressão, mas a partilha de dados entre computadores pessoais pode reduzir o seu desempenho e tornar os dispositivos mais lentos, o que é indesejável. Existe também a questão da segurança dos dados - os dados são encriptados, mas continuam a ser partilhados com outros utilizadores.

Passar do hardware local para a nuvem

Se uma empresa utilizar uma nuvem privada para a gestão de dados, a mesma nuvem também pode ser utilizada para alojar o software de impressão, o que poupa espaço no servidor local. Por exemplo, a solução MyQ X pode ser completamente transferida para a nuvem privada Microsoft Azure e ligada à Universal Print pela Microsoft que, além de outras coisas, permite aos utilizadores que trabalham a partir de casa enviar trabalhos de impressão remotamente sem ligação VPN.

Existe também um caminho totalmente novo que as PME podem seguir quando procuram uma solução moderna para a impressão. Hoje em dia, uma solução de impressão pode ser completamente transferida para uma nuvem pública, configurada como um serviço (SaaS) e escalada de forma flexível de acordo com as necessidades actuais da empresa. O MyQ Roger é um assistente digital inteligente para locais de trabalho modernos, concebido precisamente para esta utilização da nuvem pública. Não requer um servidor de impressão local para impressão e digitalização e, uma vez implementado, é extremamente fácil de utilizar graças a uma aplicação dedicada simples.

Tanto o departamento de TI como os utilizadores poupam tempo

Uma vantagem importante que o MyQ Roger oferece a qualquer empresa sem um departamento de TI especializado é que elimina uma série de tarefas relacionadas com a impressão - não só a manutenção do servidor, mas também a integração com a infraestrutura local ou actualizações demoradas. O MyQ Roger é um SaaS fornecido com base numa subscrição mensal, sem instalação complicada. A empresa apenas carrega a aplicação dedicada MyQ Roger para o terminal do seu MFP (a subscrição é cobrada com base no número de dispositivos com a aplicação), os utilizadores podem ligar-se com um código QR e começar a gerir os seus documentos a partir dos seus smartphones, sem terem de tocar no painel do MFP.

A aplicação móvel MyQ Roger é altamente intuitiva e pode ser utilizada para digitalização e impressão diretas na nuvem. Os utilizadores podem definir vários atalhos para fluxos de trabalho que utilizam frequentemente (como Digitalizar para E-mail) e, basicamente, levar um escritório móvel consigo para onde quer que vão. Resumindo, o MyQ Roger é um companheiro moderno perfeito para qualquer empresa que procure uma solução de impressão flexível e segura sem preocupações. 

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