5 สิ่งที่คุณไม่รู้ว่ากำลังเกิดขึ้นในที่ทำงานของคุณ
11/08/2020
ลองนึกภาพว่าเรื่องนี้คุ้นๆ คุณไหม – คุณไปที่ห้องถ่ายเอกสาร แล้วเพราะมีคนอยู่สองคน คุณเลยตัดสินใจพักผ่อนและร่วมวงสนทนา หรืออย่างน้อยก็ใช้เวลาว่างโดยไม่ต้องคิดว่าตัวเองควรทำอะไร
หรือในส่วนที่คุณอยู่ ไม่ว่าจะเป็นอาคาร ชั้น หรือวิทยาเขต คุณอาจมีเครื่องพิมพ์/เครื่องถ่ายเอกสาร/เครื่องสแกนแบบใช้ร่วมกัน (เราเรียกเครื่องเหล่านั้นว่า เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ ชั่น หรือ MFP) และบ่อยครั้งที่คุณต้องค้นหาเอกสารของคุณในกองเอกสารที่พิมพ์เสร็จแล้วซึ่งอยู่ในถาดรีไซเคิล
หรือสิ่งที่คุณพิมพ์ไปอาจหายไป และคุณต้องกลับไปที่โต๊ะทำงานแล้วส่งงานพิมพ์ใหม่อีกครั้ง คราวนี้ต้องวิ่งกลับไปที่เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันอย่างบ้าคลั่งก่อนที่คนอื่นจะมาถึง
เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน เครื่องถ่ายเอกสาร ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของ บริการจัดการการพิมพ์ (MPS) ของบริษัท โรงเรียน หรือสำนักงานของคุณ และองค์กรที่มองการณ์ไกลจะใช้ซอฟต์แวร์โซลูชันที่ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดนี้
1. อุปกรณ์ทุกชิ้นเป็นของคุณ
ทีนี้ ลองนึกภาพว่าคุณไม่มีเวลาคุยเรื่องแผนวันหยุดสุดสัปดาห์ที่จะมาถึง และคุณจำเป็นต้องส่งเอกสารให้เจ้านายเพื่อที่เขาจะได้เซ็นสัญญาฉบับใหญ่ คุณแอบมองเข้าไปในห้องถ่ายเอกสารและเห็นคนสองคนเดิมกำลังคุยกันอย่างสบายๆ และเครื่องก็กำลังทำงานอยู่ คุณจึงเดินไปที่เครื่องที่คนใช้น้อยกว่า คุณล็อกอินเข้าเครื่องและพิมพ์เอกสารให้ทันเวลาที่จะส่งให้เจ้านายในการประชุม
ด้วยซอฟต์แวร์โซลูชันของ MPS อุปกรณ์ทุกชิ้นในสำนักงานของคุณจะพร้อมใช้งาน และคุณไม่ต้องรอคิวเพื่อทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น
2. การรักษาความปลอดภัยของเอกสารอย่างสมบูรณ์
ด้วยระบบการพิมพ์แบบดึง (Pull Printing) คุณไม่เพียงแต่จะ เข้าถึงเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFD) ทุกเครื่อง ได้เท่านั้น แต่เอกสารของคุณยังคงอยู่ในมือคุณด้วย เพียงกด Ctrl-P แล้วพักผ่อนได้เลย (ไม่ต้องวิ่งไปที่ห้องอื่นเพื่อไปเอาเอกสารลับนั้น) ด้วยโซลูชัน MPS คุณเพียงแค่กด “Ctrl-P” งานพิมพ์จะถูกส่งผ่านเครือข่ายไปยังเซิร์ฟเวอร์และเก็บไว้ที่นั่น จนกว่าคุณจะไปที่เครื่องพิมพ์ และ “ดึง” งานพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFD) เครื่องใดก็ได้ที่คุณต้องการ คุณเพียงแค่ล็อกอินด้วยบัตรประจำตัว รหัส PIN หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ และเครื่องจะดึงงานพิมพ์จากเซิร์ฟเวอร์และส่งถึงมือคุณอย่างปลอดภัย
ตอนนี้คุณสามารถใช้งานเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องสแกนใดๆ บนเครือข่าย MPS ของคุณได้อย่างมั่นใจ และคุณได้ขจัดปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจทำให้วันดีๆ กลายเป็นวันแย่ๆ ไปแล้ว – แถมยัง ประหยัดเวลาและเงินอีกด้วย
3. สั่งทำพิเศษสำหรับคุณ
จำเครื่องพิมพ์ที่ไม่ค่อยมีคนใช้เครื่องนั้นได้ไหม ที่คุณต้องไปใช้เพราะห้องถ่ายเอกสารมีคนต่อคิวเยอะ? คุณไม่ได้ใช้เครื่องพิมพ์นั้นบ่อยนัก และความรู้สึกกังวลใจก็เริ่มเกิดขึ้นเมื่อคุณเดินเข้าไปใกล้ เพราะแผงควบคุมเล็กๆ บนเครื่องนั้นดูแตกต่างจากแผงใหญ่ในห้องถ่ายเอกสารอย่างสิ้นเชิง เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสารทุกเครื่องมี "แผงควบคุม" เล็กๆ ที่แตกต่างกัน (หรือที่รู้จักกันดีในชื่อ ส่วนติดต่อผู้ใช้ หรือ UI ) คุณเคยต้องปรับสีหรือขนาดบน UI ใหม่ๆ กี่ครั้งแล้ว และต้องลองผิดลองถูกกับเอกสารสี่หรือห้าแผ่นก่อนที่จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง? ด้วยโซลูชัน MPS แผงควบคุมเล็กๆ ของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันทุกเครื่องจะกลายเป็น UI ขนาดเท่าแท็บเล็ตที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ
หากคุณเป็นครูสอนศิลปะและต้องการความสามารถในการพิมพ์ สีหรือพิมพ์หลายขนาดและหลายรูปแบบ โซลูชัน MPS สามารถมอบฟังก์ชันเหล่านี้ให้คุณได้บนอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย (นึกถึงแอปแบบชี้และคลิก) ไม่สับสน และทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะรุ่นและยี่ห้อใดก็จะทำงานเหมือนกันเสมอ ตามความต้องการของคุณ
4. สแกน อย่าเสียบปลั๊กแน่นเกินไป
เจ้านายต้องการเอกสารนั้น…แต่เขาอยู่คนละวิทยาเขต อยู่คนละชั้น หรืออยู่ต่างประเทศที่สำนักงานสาขาของคุณ…ไม่ต้องกังวลไป ด้วยโซลูชันของ MPS คุณสามารถไปที่เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) พิมพ์เอกสาร เซ็นชื่อ แล้วสแกนส่งให้เจ้านายที่สำนักงานในสิงคโปร์ (คุณอยู่ที่บาร์เซโลนา) และพวกเขาสามารถพิมพ์เอกสารสีเต็มรูปแบบได้ หรือถ้าคุณมีรูปถ่ายวันหยุดพักผ่อนทั้งหมดอยู่ในแฟลชไดรฟ์ USB และเนื่องจากคุณไม่สามารถใช้ทรัพยากรของบริษัทในการพิมพ์ได้ คุณก็แค่เสียบแฟลชไดรฟ์แล้วส่งไปยังโฟลเดอร์รูปภาพวันหยุดใน Google Drive ของคุณ หรือถ้าคุณเป็นครูและต้องการส่งคู่มือการเรียนให้กับนักเรียนวิทยาศาสตร์…สแกนแล้วคัดลอกไปใส่ในโฟลเดอร์เครือข่ายของโรงเรียน และทำหน้าที่ของคุณ – และหน้าที่ของโรงเรียน – ในการลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์
ฟังก์ชันการสแกนแล้วส่งอีเมล การจัดเก็บในคลาวด์ และการสร้างโฟลเดอร์บนเครือข่าย ของซอฟต์แวร์ MPS สามารถพลิกโฉมวิธีคิดของคุณเกี่ยวกับการเผยแพร่ข้อมูลได้
5. เปลี่ยนไปใช้รถยนต์ไร้คนขับ
คุณเคยไปที่โต๊ะทำงานหรือออฟฟิศแล้วกด “Ctrl+P” เพื่อไปที่เครื่องพิมพ์ แต่กลับไม่เจอเครื่องพิมพ์นั้นไหม? คุณรู้ว่าคุณกด “Enter” แล้ว คุณไม่เห็นมันในถังรีไซเคิล ไม่มีใครอยู่แถวนั้น มันคงไม่หายไปเองหรอก ดังนั้น คุณจึงกลับไปที่โต๊ะทำงานเพื่อพิมพ์อีกครั้งแล้วก็พบว่าเครื่องพิมพ์หายไปแล้ว ชื่อเครื่องพิมพ์เหล่านั้นเชื่อมต่อผ่านไดรเวอร์ทั้งหมด และตอนนี้คุณต้องการให้เจ้าหน้าที่ไอทีมาติดตั้งใหม่ แต่ทุกคนกลับบ้านกันหมดแล้ว ด้วยการพิมพ์แบบไม่ต้องใช้ไดรเวอร์ คุณสามารถ ส่งงานไปยังอีเมลที่กำหนดไว้ บนเซิร์ฟเวอร์ จากนั้นไปที่เครื่องพิมพ์และเรียกใช้งานได้เลย
การพิมพ์แบบไม่ต้องใช้ไดรเวอร์ การพิมพ์ผ่านมือถือ และการพิมพ์สำหรับแขก หมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลกับการทำงานประจำวันบนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของคุณอีกต่อไป
ข้อสรุป
องค์กรของคุณอาจมีระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจร (MPS) หรืออย่างน้อยก็มีเครือข่ายเครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร และส่วนใหญ่ ไม่ได้ติดตาม ปรับปรุง หรือใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์เหล่านั้นอย่างเต็มศักยภาพ โซลูชัน เช่น MyQ โซลูชันนี้ทำได้อย่างนั้นจริงๆ ที่จริงแล้ว 90% ของบริษัทต่างๆ ไม่รู้ว่าพวกเขาใช้จ่ายไปกับการพิมพ์และการถ่ายเอกสารเท่าไหร่ แผนกไอทีใช้เวลาถึง 20% ในการจัดการกับระบบการจัดการการพิมพ์ (MPS) และ 65% ของเอกสารที่พิมพ์ออกมาถูกทิ้งลงถังรีไซเคิล
องค์กรที่มีวิสัยทัศน์ก้าวไกลเข้าใจดีว่า การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานจะช่วยเพิ่มผลกำไร ทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น และลดภาระงานที่หนักหน่วงอยู่แล้วของแผนกไอที พวกเขาเข้าใจว่ารายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ นี่แหละที่สร้างความแตกต่างและทำให้พวกเขาเหนือกว่าคู่แข่ง