ยังไง Czech Statistical Office ต้นทุนที่ลดลง &
ความซับซ้อนด้วย MyQ X

ท้าทาย

เดอะ Czech Statistical Office สำนักงานสถิติแห่งชาติเช็ก (ČSÚ) เป็นหน่วยงานของรัฐที่มีสำนักงานใหญ่ในกรุงปราก และมีสาขาภูมิภาค 13 แห่งทั่วประเทศ สำนักงานนี้รวบรวมและประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ซึ่งพร้อมใช้งานสำหรับเทศบาล ประชาชน และหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ ในสาธารณรัฐเช็กและต่างประเทศ

ČSÚ เคยใช้ ระบบการพิมพ์ที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ประกอบด้วยเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันและเครื่องพิมพ์ A4 หลายยี่ห้อและหลายรุ่น ทั้งหมดถูกตั้งค่าเป็น "เครื่องภายใน" ไม่มีซอฟต์แวร์สำหรับจัดการการพิมพ์ ไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยครอบคลุมทั้งระบบ (มีเฉพาะสำหรับแต่ละเครื่อง) และไม่มีระบบรายงาน ฝ่ายไอทีจึงต้องเข้ามาแก้ไขปัญหาด้วยตนเองอยู่บ่อยครั้ง เช่น หลังไฟดับ พวกเขาต้องเปิดเครื่องพิมพ์ทีละเครื่อง กิจกรรมที่ไม่เป็นที่นิยมนี้ถูกเรียกว่า "tour de print"

การจัดการผู้ใช้ก็ซับซ้อนเช่นกัน เนื่องจาก ผู้ใช้ใหม่แต่ละคนต้องได้รับการตั้งค่าบนเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องแยกต่างหาก ฐานข้อมูลผู้ใช้เดิมที่จัดทำโดย Konica Minolta เนื่องจากมี kapasitas เพียง 1000 ผู้ใช้ จึงเต็มเร็วและดูแลรักษายากลำบาก

สารละลาย

MyQ มีการติดตั้งโซลูชันการจัดการการพิมพ์พร้อมกับเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่ล่าสุดจาก Kyocera (เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน 60 เครื่อง และเครื่องพิมพ์ A4 120 เครื่อง) ซึ่งช่วยให้การจัดการผู้ใช้เป็นไปได้ง่ายขึ้นด้วย Active Directory

การพิมพ์และการสแกนที่ปลอดภัยกลายเป็นมาตรฐานสำคัญสำหรับผู้ใช้งาน และนโยบายการพิมพ์ใหม่ส่งผลให้ ปริมาณการพิมพ์ลดลง อย่างรวดเร็ว โดยการพิมพ์ขาวดำลดลง 10% และการพิมพ์สีลดลง 20%

ผลลัพธ์

สิ่งที่ทีมไอทีของ ČSÚ ชื่นชอบมากที่สุดคือ... MyQ นั่นหมายถึง ก้าวสำคัญสู่การจัดการผู้ใช้แบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาได้ประมาณ 20% ฝ่ายไอทีแทบไม่ต้องแก้ไขอะไรเกี่ยวกับเครื่องพิมพ์เลย ยกเว้นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เช่น การตั้งรหัส PIN ใหม่ เป็นต้น

อีกจุดที่น่าชื่นชมคือกระบวนการติดตั้งที่ง่ายและรวดเร็ว ด้วยตัวเลือกการตั้งค่าจากระยะไกล ทำให้ ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสาขาในแต่ละภูมิภาคด้วยตนเอง

ขณะนี้ฝ่ายบริหารสามารถเข้าถึงรายงานที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพนโยบายการพิมพ์ให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

ผู้ใช้เองก็เริ่มคุ้นเคยกับสิ่งนี้แล้ว MyQ ด้วยความง่ายดาย ซึ่งส่วนใหญ่เป็นผลมาจาก อิน เทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย และมีปุ่มควบคุมที่ไม่ซับซ้อน ผู้ดูแลระบบได้ตั้งค่าสิทธิ์และฟังก์ชันพิเศษสำหรับแต่ละแผนก เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการพิมพ์และการสแกนที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละแผนก และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด MyQ นอกจากนี้ยังได้รับการต้อนรับอย่างดีจากผู้ใช้ในห้องสมุดสาธารณะของ ČSÚ อีกด้วย