OGH ควบคุมระบบได้ดีขึ้น เพิ่มความปลอดภัย และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยMyQ

ท้าทาย 

ในฐานะบริษัทก่อสร้างและวิศวกรรมเฉพาะทางที่มีจำนวนพนักงานผันผวนระหว่าง 1,000 ถึง 2,500 คน ตามความต้องการของโครงการOrion Group Holdingsต้องเผชิญกับความท้าทายที่เพิ่มขึ้นในการจัดการสภาพแวดล้อมการพิมพ์ในหลายสถานที่ 

ทีมไอทีต้องใช้เวลาจำนวนมากในการตอบรับคำร้องที่ส่งมาผ่านระบบช่วยงาน (helpdesk) ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาการพิมพ์ การติดตามวัสดุสิ้นเปลืองของเครื่องพิมพ์ และการจัดการโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์แบบกระจาย  

ในขณะเดียวกัน องค์กรจำเป็นต้องเสริมความปลอดภัยของเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับรายงานทางการเงินที่ละเอียดอ่อนและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ซึ่งอาจถูกทิ้งไว้โดยไม่มีผู้ดูแลบนเครื่องพิมพ์ที่ใช้ร่วมกัน 

บริษัทยังต้องการความโปร่งใสที่มากขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ รวมถึงวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดส่ง ประมวลผล และแปลงข้อมูลบนกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล เครื่องมือจัดการเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ขาดการควบคุมแบบรวมศูนย์ ระบบอัตโนมัติ และระบบอัจฉริยะที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนเป้าหมายการดำเนินงานขององค์กร 

สารละลาย 

OGH ได้เลือกMyQ รวมการจัดการการพิมพ์เป็นระบบเดียว เพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร และให้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และการทำงานของอุปกรณ์ 

โครงการนี้ได้รับการดำเนินการโดยKyocera Solutions America MyQ ที่มีความเชี่ยวชาญอย่างลึกซึ้งด้านโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์ การอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน และบริการจัดการการพิมพ์ ผ่านความร่วมมืออย่างใกล้ชิดระหว่างKyoceraและMyQ OGH ได้รับประโยชน์จากวิธีการติดตั้งที่ผสมผสานแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมกับเทคโนโลยีการจัดการการพิมพ์ขั้นสูง ความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ที่ยาวนานระหว่างKyocera MyQ ทีมดำเนินการสามารถนำความรู้ทางเทคนิคที่กว้างขวาง วิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว และประสบการณ์จริงมาใช้ ซึ่งช่วยรับประกันการดำเนินการที่ราบรื่นและการสอดคล้องอย่างแน่นแฟ้นกับเป้าหมายทางธุรกิจของ OGH 

การนำMyQ Ultimate edition มาใช้ได้นำระบบพิมพ์แบบดึงเอกสาร (pull-printing) ที่ปลอดภัยมาใช้ทั่วทั้งองค์กร โดยพนักงานต้องยืนยันตัวตนด้วยข้อมูลประจำตัว บัตรกุญแจ บัตรประจำตัว หรือรหัส PIN ก่อนที่เอกสารจะถูกปล่อยออกมา ซึ่งช่วยป้องกันการพิมพ์เอกสารที่ไม่มีผู้ดูแล พร้อมทั้งให้ผู้ใช้สามารถรับเอกสารได้อย่างปลอดภัยจากอุปกรณ์ใดก็ตามที่ได้รับอนุญาต 

MyQ ยังจัดให้มีแผงควบคุมแบบรวมศูนย์สำหรับการจัดการเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของบริษัท การตั้งค่าเครื่องพิมพ์แบบอัตโนมัติช่วยทำให้การติดตั้งและบำรุงรักษาง่ายขึ้น ส่วนการแจ้งเตือนทางอีเมลแบบเชิงรุกจะแจ้งให้ผู้ดูแลระบบทราบถึงปัญหาของเครื่องพิมพ์และระดับหมึกที่ต่ำ ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน 

เพื่อปรับปรุงการกำกับดูแลด้านการเงิน OGH ได้นำระบบการพิมพ์ตามกฎเกณฑ์และระบบบัญชีโครงการมาใช้ ซึ่งทำให้สามารถจัดสรรค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การคัดลอก และการสแกนได้อย่างแม่นยำไปยังโครงการ งาน หรือรหัสบัญชีเฉพาะได้ ซึ่งช่วยเพิ่มความโปร่งใสและสนับสนุนการปรับปรุงการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการในอนาคต 

นอกจากนี้ บริษัทยังเริ่มใช้ระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะMyQ เพื่อทำให้กระบวนการสแกนเป็นอัตโนมัติ พนักงานสามารถสแกน จัดการ และส่งเอกสารไปยังจุดหมายที่กำหนดไว้ได้อย่างปลอดภัย ซึ่งช่วยลดการจัดการด้วยมือและลดความเสี่ยงจากการสื่อสารผิดพลาด 

ผลลัพธ์ 

ผลจากการนำระบบมาใช้เกิดขึ้นทันที โดยเริ่มเห็นประโยชน์ตั้งแต่วันแรก และคาดว่าจะมีการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างเต็มที่ภายใน 90 วันแรก 

การนำระบบพิมพ์แบบดึงเอกสารที่ปลอดภัยมาใช้คาดว่าจะช่วยลดการสิ้นเปลืองกระดาษและหมึกพิมพ์ลงมากกว่า 30% ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน พร้อมทั้งสนับสนุนเป้าหมายด้านความยั่งยืน  

ในขณะเดียวกัน องค์กรได้เสริมความปลอดภัยของเอกสารอย่างน่าสังเกต โดยรับประกันว่าสัญญาที่ละเอียดอ่อน รายงานทางการเงิน และเอกสารโครงการจะถูกเปิดเผยให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น 

สำหรับฝ่ายไอที การบริหารจัดการแบบรวมศูนย์ได้ช่วยลดภาระงานบริหารได้อย่างมาก การจัดเตรียมเครื่องพิมพ์แบบอัตโนมัติ การเฝ้าติดตามอย่างเชิงรุก และการบริหารจัดการอุปกรณ์แบบรวมศูนย์ คาดว่าจะช่วยประหยัดเวลาได้ประมาณ 20 ถึง 25 ชั่วโมงต่อเดือน ซึ่งหากไม่มีระบบเหล่านี้ เวลาดังกล่าวจะต้องใช้ไปกับการแก้ไขปัญหา การจัดการไดรเวอร์ และการตั้งค่าด้วยมือ 

ผู้ใช้จากทุกแผนกก็ได้รับประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจนเช่นกัน ทีมบัญชีสามารถจัดประเภทและส่งต่อใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติผ่านกระบวนการทำงานที่ใช้เทคโนโลยี OCR ผู้บริหารสามารถแปลงเอกสารที่มีความลับเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัย โดยต้องใช้การแทรกแซงด้วยมือเพียงเล็กน้อย และผู้จัดการโครงการสามารถสแกนเอกสารเข้าสู่กระบวนการทำงานเฉพาะโครงการได้โดยตรง ซึ่งระบบจะดึงข้อมูลออกมาโดยอัตโนมัติและส่งไฟล์ไปยังจุดหมายที่ถูกต้อง 

ด้วยการรวมความปลอดภัยของเอกสาร การจัดการการพิมพ์ การควบคุมค่าใช้จ่าย และการอัตโนมัติของกระบวนการทำงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว Orion Group Holdings ได้เปลี่ยนการพิมพ์จากความท้าทายด้านการดำเนินงานให้เป็นกระบวนการธุรกิจที่ได้รับการควบคุมและมีประสิทธิภาพ 

ความสำเร็จของโครงการนี้แสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการผสมผสานเทคโนโลยีที่นวัตกรรมกับบริการมืออาชีพที่มีประสบการณ์ โดยการนำแพลตฟอร์มการจัดการการMyQมาผสานกับความเชี่ยวชาญด้านการนำระบบKyoceraทำให้ OGH สามารถเร่งการนำระบบไปใช้ ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ตั้งแต่ระยะเริ่มต้น และสร้างพื้นฐานสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพในระยะยาว ความร่วมมือครั้งนี้ไม่ได้ให้เพียงเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังมอบบุคลากร กระบวนการทำงาน และข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็น เพื่อเปลี่ยนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ให้กลายเป็นผลลัพธ์ทางธุรกิจที่วัดได้