จากความเสี่ยงสู่การควบคุม: การรักษาความปลอดภัยของกระบวนการทำงานของเอกสาร

กระบวนการทำงานด้านเอกสารไม่ได้เป็นเพียงส่วนประกอบเสริมอีกต่อไป แต่กำลังกลายเป็นส่วนสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในวิธีการที่องค์กรประเมินและแสดงให้เห็นถึงโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยโดยรวมของตน

ความท้าทายเหล่านี้มักไม่ได้เกิดจากจุดอ่อนเพียงจุดเดียว แต่เกิดจากวิธีการนำมาตรการรักษาความปลอดภัยไปใช้ตลอดกระบวนการทำงาน เมื่อการควบคุมไม่สอดคล้องกันหรือกระจัดกระจาย ความเสี่ยงก็จะปรากฏขึ้นในหลายจุด ในขณะเดียวกัน องค์กรต่างๆ ก็ถูกคาดหวังว่าจะต้องทำมากกว่าแค่กล่าวอ้างเรื่องความปลอดภัย และต้องแสดงหลักฐานที่ตรวจสอบได้ผ่านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การรับรอง และการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง 

MyQ ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานของเอกสารมีส่วนช่วยในแนวทางการรักษาความปลอดภัยที่ครอบคลุมยิ่งขึ้น ความปลอดภัยไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเพียงคุณสมบัติเสริม แต่ถูกผสานรวมเข้ากับทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตเอกสาร ตั้งแต่การตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ไปจนถึงการส่งมอบเอกสารขั้นสุดท้าย โดยมุ่งเน้นที่การควบคุม การตรวจสอบย้อนกลับ และแนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว

ในกรณีที่คุณพลาดการสัมมนาออนไลน์ คุณสามารถ รับชมย้อนหลังได้ที่นี่

การเข้าถึงตามตัวตนในระดับอุปกรณ์

หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในกระบวนการทำงานเอกสารคือ การขาดการเข้าถึงที่สม่ำเสมอและอิงตามตัวตนของผู้ใช้บนอุปกรณ์ต่างๆ

MyQ แก้ไขปัญหานี้โดยการบังคับใช้การตรวจสอบสิทธิ์โดยตรงที่ระดับอุปกรณ์ ผู้ใช้ตรวจสอบสิทธิ์โดยใช้วิธีต่างๆ เช่น บัตร รหัส PIN หรือชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกการกระทำเชื่อมโยงกับตัวตนที่ได้รับการยืนยันแล้ว

การเข้าถึงจะถูกควบคุมเพิ่มเติมผ่านการอนุญาตตามบทบาท ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดได้ว่าใครสามารถเข้าถึงฟังก์ชันหรือเวิร์กโฟลว์เฉพาะได้บ้าง

การเข้าถึงเอกสารที่ควบคุมและการเผยแพร่ที่ปลอดภัย

การพิมพ์เอกสารมักเป็นจุดที่ระบบรักษาความปลอดภัยดิจิทัลล้มเหลว เอกสารอาจถูกวางทิ้งไว้โดยไม่มีคนดูแล หรือถูกเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

MyQ นำเสนอระบบการพิมพ์แบบปลอดภัย ซึ่งเอกสารจะถูกพิมพ์ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์แล้วเท่านั้น วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารจะไม่ถูกเปิดเผยก่อนที่ผู้ใช้ที่ตั้งใจไว้จะปรากฏตัว

เอกสารจะได้รับการปกป้องไม่เพียงแต่ภายในระบบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในขั้นตอนสุดท้ายของการส่งออกด้วย

การตรวจสอบและการติดตามจากส่วนกลาง 

ทัศนวิสัยที่จำกัดเป็นความท้าทายทั่วไปในสภาพแวดล้อมการพิมพ์และการสแกน

MyQ ช่วยให้สามารถตรวจสอบการ ทำงานของเอกสารได้อย่างเป็นระบบจากส่วนกลาง ทุกการกระทำ ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์หรือการสแกน จะถูกบันทึกและเชื่อมโยงกับผู้ใช้ อุปกรณ์ และเวลาที่ดำเนินการ

สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถ:

• ตรวจสอบกิจกรรมเอกสาร 

• ตรวจสอบเหตุการณ์ 

• สนับสนุนการตรวจสอบภายใน 

• ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 

การรักษาความปลอดภัยสำหรับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดและแบบกระจาย 

รูปแบบการรักษาความปลอดภัยแบบดั้งเดิมมักตั้งอยู่บนสมมติฐานของสภาพแวดล้อมแบบรวมศูนย์ แต่ปัจจุบันองค์กรต่างๆ ไม่ได้ดำเนินงานในลักษณะนั้น

MyQ ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดและแบบกระจาย ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงเวิร์กโฟลว์เอกสารได้จากหลายสถานที่และหลายอุปกรณ์

การตรวจสอบสิทธิ์ การควบคุมการเข้าถึง และการตรวจสอบย้อนกลับยังคงสม่ำเสมอไม่ว่าผู้ใช้จะทำงานจากที่ใดก็ตาม ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถรักษาแนวทางการรักษาความปลอดภัยที่เป็นหนึ่งเดียวได้ แม้ว่าโครงสร้างพื้นฐานจะกระจายตัวมากขึ้นก็ตาม

การผสานรวมระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยโดยปราศจากความเสี่ยง

การเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์เอกสารเข้ากับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ทำให้เกิดความซับซ้อนเพิ่มขึ้น

MyQ แก้ไขปัญหานี้ด้วยตัวเชื่อมต่อระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย ซึ่งจัดการขั้นตอนการตรวจสอบสิทธิ์ การถ่ายโอนข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึง โดยไม่เปิดเผยข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้

สามารถพิมพ์เอกสารจากหรือสแกนเอกสารไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้ โดยยังคงรักษาคุณสมบัติดังต่อไปนี้: 

• การตรวจสอบสิทธิ์แบบควบคุม 

• การถ่ายโอนข้อมูลที่ปลอดภัย 

• ความสามารถในการตรวจสอบอย่างเต็มรูปแบบ

การสแกนด้วยความถูกต้องและตรวจสอบได้

MyQ รับประกันว่าเอกสารที่สแกนแล้วจะมีคุณสมบัติดังนี้: 

• เชื่อมโยงกับข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ 

• จัดส่งไปยังปลายทางที่กำหนด 

• ติดตามผ่านบันทึกการตรวจสอบ

สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความน่าเชื่อถือของเอกสารดิจิทัลได้ โดยทราบที่มาและวิธีการจัดการเอกสาร การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลดูเหมือนจะง่าย แต่การรับรองความถูกต้องสมบูรณ์นั้นต้องอาศัยโครงสร้างที่ชัดเจน

สร้างขึ้นเพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบกำลังเพิ่มขึ้นในทุกอุตสาหกรรม และกระบวนการทำงานด้านเอกสารก็เป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตนั้น

MyQ สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยการรับรองว่า: 

• การเข้าถึงถูกควบคุมและสามารถตรวจสอบได้ 

• การจัดการเอกสารสามารถตรวจสอบได้ 

• ขั้นตอนการทำงานมีโครงสร้างและสอดคล้องกัน

องค์กรต่างๆ สามารถแสดงให้เห็นถึงวิธีการเข้าถึง ประมวลผล และส่งมอบเอกสารได้อย่างถูกต้อง แทนที่จะอาศัยการคาดเดา 

ความปลอดภัยที่ไม่มีการประนีประนอม 

ความปลอดภัยในกระบวนการทำงานเอกสารไม่ได้ถูกกำหนดด้วยคุณลักษณะเพียงอย่างเดียว แต่ถูกกำหนดด้วยความสม่ำเสมอในการนำไปใช้ตลอดทั้งกระบวนการ 

MyQ ช่วยแก้ไขความท้าทายหลัก ที่องค์กรเผชิญโดย: 

• การบังคับใช้การเข้าถึงตามตัวตน 

• การควบคุมการเผยแพร่เอกสาร 

• เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสามารถตรวจสอบและติดตามได้ 

• การรักษาความปลอดภัยการผสานรวมระบบคลาวด์ 

• การรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสาร 

• สนับสนุนข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 

• ตรวจสอบความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง

สิ่งนี้จะสร้างแนวทางที่เป็นระบบในการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ซึ่งสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมด้านไอทีสมัยใหม่ 

การรักษาความปลอดภัยไม่ได้หมายถึงการควบคุมแบบแยกส่วนอีกต่อไปแล้ว แต่หมายถึงการทำให้แน่ใจว่าเอกสารที่ถูกต้องไปถึงอุปกรณ์ที่ถูกต้อง และเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ถูกต้อง