การพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยสำหรับหน่วยงานราชการและสำนักงานสาธารณะ

แม้ว่าจะมีบริษัทขนาดใหญ่ (ข้ามชาติ) จำนวนมากที่ดำเนินงานอยู่ทั่วโลกและประมวลผลข้อมูล แต่เมื่อพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลทั้งทางกายภาพและดิจิทัล เราก็ไม่อาจละเลยภาคส่วนสำคัญที่มีบทบาทอย่างมากต่อการทำงานของประเทศใดๆ ได้ นั่นก็คือ การบริหารราชการและภาครัฐ

รัฐและการประมวลผลเอกสาร

การทำงานกับข้อมูลเป็นกระบวนการพื้นฐานและประจำวันสำหรับหน่วยงานราชการจำนวนมาก กระทรวงและหน่วยงานต่างๆ ต้องตรวจสอบ เอกสารหลายพันฉบับทุกวัน และประมวลผลเพิ่มเติม พร้อมทั้งจัดเก็บบันทึกอย่างเป็นระบบ ระบบจัดการเอกสาร ( DMS ) และ การแปลงเป็นดิจิทัล ที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สามารถช่วยให้พวกเขาทำเช่นนั้นได้ เราอาจจะยังไม่บอกลาแบบฟอร์มสีชมพู สีฟ้า และสีเขียวแบบดั้งเดิมไปอีกนาน แต่ถึงกระนั้น การบริหารราชการก็ให้ความสำคัญกับการแปลงกระบวนการต่างๆ ให้เป็นดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ ตัวอย่างที่ดีคือโครงการรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (eGovernment) ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการบริหารและเสริมสร้างการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ของประชาชนกับหน่วยงานต่างๆ อีกประเด็นหนึ่งคือการ คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งอยู่ภายใต้กฎหมายของเช็กและกฎหมายของยุโรปด้วย

ในการจัดการงานเอกสาร สถานที่ทำงานที่แตกต่างกัน ของแต่ละบุคคลซึ่งทำงานในกระบวนการเดียวกันก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำ ระบบการจัดการเอกสารที่มีทิศทาง ปรับแต่งได้ ควบคุมได้ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความปลอดภัยทางไซเบอร์ มาใช้ โดยต้องสอดคล้องกับการตั้งค่ากระบวนการพิมพ์และการสแกนที่เหมาะสม โซลูชันการพิมพ์แบบครอบคลุมที่เชื่อถือได้สามารถตอบสนองความต้องการทั้งหมดนี้ได้

การจัดการการพิมพ์ที่ปลอดภัยและใช้งานได้จริง

MyQ บริษัทได้สร้างสรรค์ระบบบริหารจัดการงานพิมพ์มานานกว่า 15 ปี และด้วยโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ได้ช่วยปรับปรุงและเพิ่มความปลอดภัยให้กับกระบวนการพิมพ์ ไม่เพียงแต่ในหน่วยงานภาครัฐเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบริษัทต่างๆ มากมาย ตลอดจนบริษัทข้ามชาติด้วย

กระทรวงมหาดไทยของสาธารณรัฐเช็ก ซึ่งให้ความสำคัญอย่างยิ่งต่อความปลอดภัยของข้อมูล ได้ติดตั้งเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันด้วยระบบ MyQ นอกจากจะให้ การปกป้องงานพิมพ์อย่างดีเยี่ยม แล้ว ระบบนี้ยังช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ลงได้ถึง 60% ยิ่งไปกว่านั้น การจัดการกระบวนการพิมพ์และการสแกนแบบรวมศูนย์ยังช่วยให้กระทรวงลดภาระงานด้านไอทีลงได้มาก ผู้ดูแลระบบไอที สามารถควบคุมเครื่องพิมพ์ทั้งหมดของกระทรวงได้จากที่เดียวอย่างต่อเนื่อง

หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่นก็ชื่นชอบระบบการพิมพ์ที่เป็นมาตรฐานและเชื่อถือได้เช่นกัน การควบคุมเครื่องพิมพ์ทั้งหมดอย่างเป็นระบบ จึงเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น หลังจากติดตั้งระบบแล้ว MyQ ด้วยซอฟต์แวร์ X สำนักงานเทศบาลเมือง Čáslav จึงไม่มีปัญหาในการตั้งค่าการพิมพ์อีกต่อไป และพนักงานก็สามารถสแกนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยโปรไฟล์การสแกนที่ตั้งค่าไว้เป็นพิเศษ นอกจากนี้ งานพิมพ์ยังได้รับการปกป้องด้วยการเข้าสู่ระบบด้วยรหัส PIN ที่บังคับใช้กับเครื่องพิมพ์อีกด้วย

"แดชบอร์ดผู้ดูแลระบบเดียวที่ควบคุมทุกอย่าง" ยังช่วยขจัดอุปสรรคในการพิมพ์สำหรับ เทศบาลเมืองลอริอองต์ ประเทศฝรั่งเศส ด้วยความช่วยเหลือจาก โมดูลบริการ MyQ เจ้าหน้าที่ไอทีจึงสามารถ มองเห็นภาพรวม ที่สมบูรณ์แบบของสถานะเครื่องพิมพ์ทั้งหมดได้ พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง MyQ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ที่ติดตั้งอุปกรณ์ดังกล่าวจำเป็นต้องได้ รับการบำรุงรักษา นอกจากนี้ ฟีเจอร์ดึงพิมพ์ยังทำให้การพิมพ์มีความยืดหยุ่นและปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับพนักงานทั้ง 300 คนของเทศบาล

ก้าวล้ำไปอีกขั้น (ในโลกดิจิทัล)

MyQ X รุ่น Ultimate ที่ล้ำสมัยที่สุด สามารถเป็นผู้ช่วยสำคัญสำหรับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ทั้งในภาครัฐและที่อื่นๆ ด้วยเครื่องมือ Optical Character Recognition (OCR) ที่ทรงพลัง องค์กรต่างๆ สามารถตั้งค่ากระบวนการสแกนขั้นสูง ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกใน การถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารกระดาษไปยังระบบภายใน และที่เก็บข้อมูลได้อย่างมาก และแน่นอนว่าสามารถซิงโครไนซ์กับระบบ DMS ได้ ในยุคที่ การทำงานระยะไกล เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง องค์กรต่างๆ ยังสามารถใช้ประโยชน์จาก MyQ Desktop Client ฟรี สำหรับสถานที่ทำงานระยะไกล/ที่บ้าน ซึ่งช่วยรักษาข้อกำหนดและมาตรการรักษาความปลอดภัยในการพิมพ์เมื่อทำงานนอกสำนักงาน ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถควบคุมงานพิมพ์ได้ทุกที่

ยกระดับสำนักงานของคุณด้วย myq