พนักงานสามารถพิมพ์เอกสารอย่างปลอดภัยจากสถานที่ต่าง ๆ ได้อย่างไร?

สำหรับการจัดการการพิมพ์ สิ่งนี้หมายความว่า การเชื่อมต่อกับเครือข่ายบริษัทหรือการใช้อุปกรณ์ที่คุ้นเคยนั้น ไม่ได้ทำให้เอกสารถูกปล่อยออกมาโดยอัตโนมัติ ด้วยฟังก์ชัน X Pull Print ของMyQ งานพิมพ์สามารถถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์MyQ จนกระทั่งผู้ใช้ยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์พิมพ์ หลังจากนั้น ผู้ใช้สามารถปล่อยงานพิมพ์นั้นบนอุปกรณ์ที่ได้รับอนุญาตภายในระบบพิมพ์ได้ 

MyQ X รองรับวิธีการยืนยันตัวตนหลายวิธีตามการตั้งค่า ซึ่งรวมถึง PIN, บัตรประจำตัว, ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน, รหัส QR และการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน ผู้ใช้ยังสามารถยืนยันตัวตนผ่านMicrosoft Entra ID ในสภาพแวดล้อม X ที่รองรับMyQ

ผลลัพธ์คือกระบวนการพิมพ์ที่การเข้าถึงเอกสารถูกผูกไว้กับการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ แทนที่จะขึ้นอยู่กับตำแหน่งของเครื่องพิมพ์เพียงอย่างเดียว

พนักงานสามารถพิมพ์เอกสารอย่างปลอดภัยจากสถานที่ต่าง ๆ ได้อย่างไร?

ด้วยฟังก์ชัน X Pull Print ของMyQ , พนักงานสามารถส่งเอกสารไปยังคิวพิมพ์MyQ และปล่อยงานพิมพ์นั้นในภายหลังจากอุปกรณ์ที่รองรับได้ โดยไม่จำเป็นต้องปล่อยงานพิมพ์ทันทีที่เครื่องพิมพ์ที่ส่งเอกสารไปตั้งแต่แรก

ขั้นตอนการทำงานพื้นฐานคือ:

1. ส่งงานพิมพ์ พนักงานส่งเอกสารไปยังคิวการพิมพ์MyQ
2. เก็บงานไว้ก่อน เอกสารจะยังคงถูกเก็บไว้จนกว่าผู้ใช้จะพร้อมที่จะปล่อยมัน
3. ยืนยันตัวตน พนักงานยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์โดยใช้วิธีการยืนยันตัวตนที่มีอยู่
4. ปล่อยเอกสาร ผู้ใช้ที่ได้รับการยืนยันตัวตนจะปล่อยงานจากอุปกรณ์ 

วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารถูกพิมพ์ออกมาแล้วถูกทิ้งไว้ในถาดรับเอกสารโดยไม่มีผู้ดูแล นอกจากนี้ ฟีเจอร์ Pull Print ยังช่วยให้พนักงานสามารถใช้เครื่องพิมพ์อื่นที่รองรับได้ หากเครื่องพิมพ์เดิมไม่สามารถใช้งานได้ หรือหากพวกเขากำลังทำงานอยู่ที่อื่นภายในองค์กร  

MyQ X Mobile Clientเป็นตัวเลือกอีกหนึ่งสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการจัดการการพิมพ์จากอุปกรณ์มือถือ โดยสนับสนุนการเข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัย การพิมพ์แบบดึงข้อมูลอย่างปลอดภัย และการพิมพ์จากเครือข่ายแบบ zero-trust

การตรวจสอบความถูกต้องสามารถดำเนินการตามระบบการจัดการข้อมูลประจำตัวที่มีอยู่ขององค์กร

MyQ X รองรับการผสานรวมกับ Entra ID ของMicrosoft เพื่อการยืนยันตัวตนและการซิงโครไนซ์ผู้ใช้ ด้วย Entra ID SSO ผู้ใช้ที่ได้รับการสนับสนุนจากMyQ Desktop Client สามารถยืนยันตัวตนได้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวขององค์กรที่มีอยู่ รวมถึงการยืนยันตัวตนแบบอัตโนมัติบนอุปกรณ์ที่เข้าร่วมโดเมนหรือเข้าร่วม Entra ID ที่ตรงตามเงื่อนไข

MyQ ปกป้องงานพิมพ์อย่างไรในขณะที่งานพิมพ์เหล่านั้นกำลังถูกส่งผ่านระบบ?

การพิมพ์อย่างปลอดภัยไม่ใช่เพียงเรื่องการยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์เท่านั้น แต่การสื่อสารและข้อมูลการพิมพ์ที่เก็บไว้ก็จำเป็นต้องได้รับการปกป้องด้วย

MyQ X รองรับการสื่อสารที่เข้ารหัสระหว่างส่วนประกอบต่าง ๆ ของระบบกับบริการเครือข่ายอื่น ๆ เอกสารด้านความปลอดภัยของระบบอธิบายถึงการเข้ารหัสข้อมูลการยืนยันตัวตนของผู้ใช้และเนื้อหาไฟล์พิมพ์ในการสื่อสารผ่านเครือข่ายMyQ X ยังรองรับการเข้ารหัสงานพิมพ์ที่เก็บไว้และข้อมูลอื่น ๆ ที่เก็บไว้ด้วย 

สำหรับเอกสารที่มีความลับสูงเป็นพิเศษ แถวงานส่วนตัวสามารถลบงานพิมพ์ได้โดยอัตโนมัติหลังจากที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาที่เอกสารที่มีความสำคัญด้านเวลาถูกเก็บไว้ในระบบ 

สิ่งนี้สร้างชั้นป้องกันหลายชั้น: 

• ข้อมูลประจำตัว: ผู้ใช้ต้องยืนยันตัวตนก่อนที่จะเข้าถึงงาน 

• การปล่อยเอกสารอย่างปลอดภัย: เอกสารจะถูกเก็บไว้แทนที่จะปรากฏในถาดรับเอกสารทันที 

• ความปลอดภัยในการสื่อสาร: การสื่อสารผ่านเครือข่ายสามารถเข้ารหัสได้ 

• การปกป้องข้อมูลที่เก็บไว้: งานพิมพ์และข้อมูลอื่น ๆ สามารถได้รับการคุ้มครองขณะเก็บไว้ 

• ความรับผิดชอบ: MyQ บันทึกการตรวจสอบสำหรับกิจกรรมด้านการบริหารจัดการและเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึง

MyQ สามารถผสานเข้ากับสภาพแวดล้อมระบบระบุตัวตนบนคลาวด์และระบบไอทีแบบไฮบริดได้อย่างไร?

ระบบระบุตัวตนบนคลาวด์ไม่จำเป็นต้องหมายความว่าทุกส่วนของโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์ต้องย้ายไปยังคลาวด์ 

MyQ X รองรับการผสานรวมกับ Entra ID ของMicrosoft และสามารถติดตั้งในโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ เช่นMicrosoft Azure , AWS และ Google Cloud ผ่านการตั้งค่าที่ได้รับการสนับสนุนMyQ อธิบายสภาพแวดล้อมเหล่านี้โดยใช้เครื่องเสมือนบนคลาวด์และการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยกับทรัพยากรภายในองค์กร เช่น เครื่องพิมพ์และเซิร์ฟเวอร์การยืนยันตัวตน 

สิ่งนี้สนับสนุนสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด ซึ่งข้อมูลประจำตัวและโครงสร้างพื้นฐานอาจอยู่บนระบบคลาวด์ ในขณะที่อุปกรณ์พิมพ์ทางกายภาพยังคงตั้งอยู่ตามสำนักงานและสถานที่ต่าง ๆ

สำหรับองค์กรที่ใช้Microsoft Entra ID,MyQ X สามารถซิงโครไนซ์ผู้ใช้และให้บริการการยืนยันตัวตนผ่านสภาพแวดล้อมการจัดการตัวตนที่มีอยู่ขององค์กรได้ 

MyQ Roger อยู่ในส่วนไหน?

MyQ Roger ใช้แนวทางสถาปัตยกรรมที่แตกต่างจากMyQ X. MyQ Roger เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารและการพิมพ์แบบคลาวด์เนทีฟ ความสามารถด้านความปลอดภัยของแพลตฟอร์มนี้รวมถึงการส่งข้อมูลแบบ end-to-end โดยใช้ TLS 1.3 การเข้ารหัสงานแบบ end-to-end การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (2FA) การควบคุมการเข้าถึงอย่างละเอียด และ SSO พร้อม 2FA นอกจากนี้ยังสนับสนุนการพิมพ์ผ่านอุปกรณ์มือถือและการเข้าสู่ระบบอุปกรณ์อย่างปลอดภัยผ่านวิธีการต่าง ๆ เช่น รหัส QR แบบไดนามิก และ NFC/Bluetooth. 

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญต่อทีมไอทีและทีมความปลอดภัย?

การทำงานแบบกระจายทำให้ตำแหน่งที่ตั้งกลายเป็นขอบเขตความปลอดภัยที่มีประโยชน์น้อยลง พนักงานอาจทำงานจากสำนักงานต่าง ๆ ใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ หรือส่งงานพิมพ์จากระยะไกลก่อนที่จะมาถึงเครื่องพิมพ์ ดังนั้น ระบบพิมพ์จึงจำเป็นต้องรักษาการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้ โดยไม่พึ่งพาเพียงตำแหน่งที่ตั้งของพนักงานหรือเครื่องพิมพ์เท่านั้น

MyQ ให้เครื่องมือควบคุมเพื่อสนับสนุนโมเดลนี้ผ่านการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ การส่งงานพิมพ์อย่างปลอดภัย การสื่อสารที่เข้ารหัส การพิมพ์ผ่านอุปกรณ์มือถือ การบูรณาการข้อมูลตัวตน และการจัดการการพิมพ์แบบรวมศูนย์

วัตถุประสงค์ทางปฏิบัติมีความชัดเจน: พนักงานควรสามารถพิมพ์เอกสารได้ที่สถานที่ที่ต้องการ ในขณะที่องค์กรยังคงควบคุมได้ว่าเอกสารจะถูกเผยแพร่เมื่อใดและที่ใด

การพิมพ์ที่ปลอดภัยควรขึ้นอยู่กับผู้ใช้ ไม่ใช่สถานที่

การมีพนักงานที่ทำงานแบบกระจายตัวไม่จำเป็นต้องหมายความว่าสภาพแวดล้อมการพิมพ์จะขาดการควบคุมMyQ X สามารถเก็บงานพิมพ์ไว้จนกว่าจะผ่านการยืนยันตัวตน ให้ผู้ใช้สามารถปล่อยเอกสารได้ที่อุปกรณ์ที่รองรับในสภาพแวดล้อมการพิมพ์ทั้งหมด ผสานการทำงานกับMicrosoft Entra ID และสนับสนุนการพิมพ์อย่างปลอดภัยจากอุปกรณ์มือถือ 

MyQ Roger เป็นทางเลือกแบบคลาวด์เนทีฟสำหรับองค์กรที่กำลังมองหาสถาปัตยกรรมการพิมพ์และการจัดการเอกสารบนคลาวด์

เมื่อรวมกันแล้ว ความสามารถเหล่านี้ช่วยสร้างแนวทางปฏิบัติที่ใช้งานได้จริงในการพิมพ์อย่างปลอดภัยในสำนักงาน อุปกรณ์ และสภาพแวดล้อมการทำงานต่าง ๆ โดยไม่ทำให้ตำแหน่งทางกายภาพของเครื่องพิมพ์เป็นมาตรการควบคุมความปลอดภัยหลัก