ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การสร้างกระบวนการพิมพ์และจัดการเอกสารที่ปลอดภัยตั้งแต่ขั้นพื้นฐาน

แม้จะมีความสนใจอย่างมากในการรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์ปลายทาง แอปพลิเคชัน และบริการคลาวด์ แต่กระบวนการพิมพ์และจัดการเอกสารอาจถูกละเลยได้ง่าย หากไม่ได้รับการปกป้องด้วยระดับความระมัดระวังที่เท่ากัน ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยจากการรั่วไหลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์อยู่ที่ประมาณ 820,000 ปอนด์, และอาจเพิ่มขึ้นเป็นกว่า 1.3 ล้านปอนด์ ในบางภาคอุตสาหกรรม

ผู้ใช้ต้องการเข้าใจว่าMyQ ปกป้องเอกสารอย่างไร วิธีแก้ไขจุดอ่อนด้านความปลอดภัยอย่างไร วิธีจัดการใบรับรอง SSL/TLS อย่างถูกต้อง และแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตาม ไม่ว่าจะเป็นในการติดตั้งหรือการดูแลรักษาสภาพแวดล้อมของพวกเขา

ความปลอดภัยเริ่มต้นขึ้นตั้งแต่ก่อนที่ใครจะกดปุ่มพิมพ์

เมื่อผู้คนคิดถึงเรื่องความปลอดภัยในการพิมพ์ พวกเขามักนึกถึงระบบการปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยที่เครื่องมัลติฟังก์ชัน แม้ว่าจะเป็นชั้นการป้องกันที่สำคัญ แต่ก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นของภาพรวมที่ใหญ่กว่ามาก

กระบวนการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยเริ่มต้นตั้งแต่ช่วงเวลาที่ผู้ใช้ส่งงานพิมพ์หรืองานสแกน และดำเนินต่อไปในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตเอกสาร ซึ่งรวมถึงการยืนยันตัวตน การสื่อสารแบบเข้ารหัส การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย การควบคุมการเข้าถึง การปล่อยเอกสาร การตรวจสอบ และการบูรณาการกับระบบภายนอก

แทนที่จะพึ่งพาคุณสมบัติด้านความปลอดภัยเพียงอย่างเดียว สภาพแวดล้อมการพิมพ์สมัยใหม่ได้รับประโยชน์จากระบบป้องกันหลายชั้นที่ทำงานร่วมกัน วิธีการป้องกันแบบหลายชั้นนี้ช่วยลดความเสี่ยง พร้อมทั้งสนับสนุนประสิทธิภาพการดำเนินงานและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 

ระบบความปลอดภัยถูกออกแบบมาเพื่อผสานเข้ากับMyQ X สถาปัตยกรรม 

ความปลอดภัยเป็นหลักการพื้นฐานของMyQ X ไม่ใช่เพียงคุณสมบัติเสริม

แพลตฟอร์มนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องกระบวนการทำงานของเอกสารตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร โดยรวมการยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย การสื่อสารที่เข้ารหัส การปกป้องข้อมูล การควบคุมทางบริหาร และการตรวจสอบอย่างครบถ้วน

The MyQ X Security Whitepaper อธิบายวิธีการนี้ว่าเป็นการปกป้องโครงสร้างพื้นฐาน กระบวนการจัดการเอกสาร และผลลัพธ์ที่พิมพ์ออกมา ในฐานะระบบนิเวศความปลอดภัยที่เชื่อมโยงกัน

ซึ่งรวมถึงความสามารถต่าง ๆ เช่น: 

• การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยผ่านการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ 

• วิธีการยืนยันตัวตนหลายแบบ รวมถึงการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน 

• การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่งผ่านและเมื่อเก็บไว้ 

• สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่สามารถปรับแต่งได้ 

• บันทึกการตรวจสอบที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้านการบริหาร 

• คุณสมบัติความเป็นส่วนตัวเพื่อปกป้องข้อมูลในเอกสาร 

• การบูรณาการกับหน่วยงานออกใบรับรองขององค์กร 

• การใส่ลายน้ำและการติดตามเอกสารตามความจำเป็น

มาตรการเหล่านี้เมื่อรวมกันแล้ว จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความปลอดภัยทั้งโครงสร้างพื้นฐานและกระบวนการจัดการเอกสารประจำวันได้ 

การรับรองจากองค์กรอิสระช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับกรอบงานด้านความปลอดภัยของMyQ 

คำกล่าวอ้างด้านความปลอดภัยจะมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อได้รับการรับรองจากองค์กรอิสระMyQ ได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ISO/IEC 27001:2022 ซึ่งยืนยันว่าบริษัทดำเนินการระบบการจัดการความปลอดภัยข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจน เพื่อระบุ จัดการ และลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูล

การรับรองนี้ครอบคลุมส่วนสำคัญของกิจกรรมดำเนินงานของMyQซึ่งรวมถึงการออกแบบและพัฒนาMyQ X และMyQ Roger การคุ้มครองข้อมูลลูกค้า การสนับสนุนลูกค้าและการจัดการตั๋ว การให้บริการโฮสติ้ง การจัดการการเข้าถึง การเฝ้าติดตาม การตอบสนองต่อเหตุการณ์ รวมถึงการประเมินความเสี่ยงและการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

MyQ นอกจากนี้ยังได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001:2015 สำหรับระบบการจัดการคุณภาพ และ ISO 14001:2015 สำหรับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม การรับรองทั้งสองมาตรฐานนี้ร่วมกันเป็นหลักฐานจากภายนอกที่ยืนยันว่าMyQ ปฏิบัติตามมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับในด้านความปลอดภัยข้อมูล คุณภาพ และความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม

ทำไมใบรับรอง SSL/TLS จึงสำคัญ

การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยทุกครั้งในสภาพแวดล้อมการพิมพ์นั้นขึ้นอยู่กับความเชื่อถือ หากไม่มีการตั้งค่าใบรับรองอย่างถูกต้อง องค์กรอาจเผชิญกับความเสี่ยงจากการสื่อสารล้มเหลว ปัญหาการยืนยันตัวตน หรือความปลอดภัยที่อ่อนแอลง การละเมิดความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น จะส่งผลให้เกิด "เวลา IT ที่สูญเสียไป" อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งต้องใช้ไปกับการแก้ไขปัญหา (เป็นผลกระทบหลักสำหรับ 30% ขององค์กรที่มีอุปกรณ์ผสม) และส่งผลกระทบเชิงลบต่อความต่อเนื่องของธุรกิจโดยทั่วไป 

MyQ ใช้ใบรับรอง SSL/TLS เพื่อรักษาความปลอดภัยในการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน สถานีงานของผู้ใช้ บริการไดเรกทอรี เซิร์ฟเวอร์อีเมล และระบบอื่น ๆ ที่ถูกบูรณาการ 

ตามค่าเริ่มต้นMyQ X กำหนดให้ใช้ TLS 1.2 เป็นขั้นต่ำสำหรับการสื่อสารที่เข้ารหัส และสนับสนุนเวอร์ชันโปรโตคอลที่ใหม่กว่าเมื่อเหมาะสม ส่วนโปรโตคอลการเข้ารหัสเวอร์ชันเก่าจะยังคงใช้งานได้เฉพาะในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องรักษาความเข้ากันได้กับอุปกรณ์รุ่นเก่าเท่านั้น 

การเข้ารหัสช่วยปกป้องเอกสารตลอดทั้งวงจรชีวิตของเอกสาร

เอกสารมักต้องผ่านระบบหลายระบบก่อนที่จะถึงจุดหมาย

เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในระหว่างกระบวนการนี้MyQ รองรับการเข้ารหัสทั้งสำหรับข้อมูลที่กำลังถูกส่งผ่านและข้อมูลที่เก็บไว้ 

ตามเอกสาร MyQ เอกสาร X Security, การสื่อสารที่เข้ารหัสถูกบังคับใช้ในทุกการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์ การเชื่อมต่อของลูกค้า บริการการยืนยันตัวตน และโปรโตคอลเครือข่ายที่ได้รับการสนับสนุน องค์กรยังสามารถเปิดใช้งานการเข้ารหัสสำหรับฐานข้อมูลที่เก็บไว้และไฟล์งานพิมพ์ได้ ส่วนงานสแกนจะถูกเข้ารหัสโดยค่าเริ่มต้น 

วิธีการแบบหลายชั้นนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต พร้อมทั้งสนับสนุนการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยในทุกส่วนของระบบ 

การปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่ได้ขึ้นอยู่กับเพียงการเข้ารหัสเท่านั้น

องค์กรยังจำเป็นต้องมีความสามารถในการติดตามกิจกรรมของผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงด้านการบริหารจัดการ เหตุการณ์การยืนยันตัวตน และกระบวนการทำงานของเอกสาร

MyQ สนับสนุนข้อกำหนดเหล่านี้ผ่านคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น การปล่อยงานพิมพ์ที่ผ่านการยืนยันตัวตน สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่สามารถปรับแต่งได้ การบันทึกการตรวจสอบ การควบคุมความเป็นส่วนตัว และการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัย ความสามารถเหล่านี้ช่วยองค์กรเสริมสร้างการกำกับดูแล พร้อมทั้งสนับสนุนนโยบายความปลอดภัยภายในและข้อบังคับตามกฎหมาย

ว่ามาตรการควบคุมใดบ้างที่จำเป็นนั้น จะขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบขององค์กรเอง มาตรฐานของอุตสาหกรรม และนโยบายความปลอดภัยภายในองค์กร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัย

เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวไม่สามารถรับประกันความปลอดภัยของระบบได้ ความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพยังขึ้นอยู่กับกระบวนการตั้งค่า การบำรุงรักษา และกระบวนการดำเนินงานด้วย

เมื่อติดตั้งหรือดูแลรักษาสภาพแวดล้อมการจัดการการพิมพ์ ผู้บริหารระบบควรพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางหลายประการ: 

• อัปเดตMyQ และโครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องให้ใช้เวอร์ชันที่ได้รับการสนับสนุน 

• ใช้ใบรับรอง SSL/TLS ที่น่าเชื่อถือ และเปลี่ยนใบรับรองใหม่ก่อนที่ใบรับรองเดิมจะหมดอายุ 

• เปิดใช้งานการสื่อสารแบบเข้ารหัสทุกที่ที่ระบบรองรับ 

• ใช้สิทธิ์การบริหารจัดการตามบทบาทและหลักการสิทธิขั้นต่ำ 

• ตรวจสอบบันทึกการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงด้านการบริหารจัดการและการตั้งค่า 

• รวมระบบการยืนยันตัวตนกับผู้ให้บริการอัตลักษณ์แบบรวมศูนย์ เมื่อเหมาะสม 

• ลบโปรโตคอลรุ่นเก่าออก เว้นแต่จำเป็นเพื่อความเข้ากันได้กับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์รุ่นเก่า

วิธีการเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงในการดำเนินงาน พร้อมทั้งเสริมสร้างระดับความปลอดภัยโดยรวมของสภาพแวดล้อมการพิมพ์

ความปลอดภัยเป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ความปลอดภัยสามารถบรรลุได้จากการผสมผสานระหว่างสถาปัตยกรรมที่ปลอดภัย การยืนยันตัวตนที่เข้มงวด การสื่อสารที่เข้ารหัส การจัดการใบรับรองอย่างระมัดระวัง การแก้ไขจุดอ่อนอย่างทันท่วงที และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการดำเนินงาน

เมื่อองค์กรต่าง ๆ ยังคงดำเนินการปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้ทันสมัยขึ้น กระบวนการพิมพ์และจัดการเอกสารจึงต้องปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยที่เท่าเทียมกับระบบสำคัญอื่น ๆ ของธุรกิจ 

ด้วยการบูรณาการความปลอดภัยเข้าไปในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตเอกสาร องค์กรสามารถปกป้องข้อมูลสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นเรื่องง่ายขึ้น และมอบกระบวนการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ให้กับผู้ใช้ ซึ่งสนับสนุนวิธีการทำงานในปัจจุบันของพวกเขา