เมื่อการสแกนเอกสารไม่เพียงพอ: ความท้าทายในการสร้างบันทึกดิจิทัลที่น่าเชื่อถือ

แต่สำหรับเอกสารที่ต้องเก็บรักษาตามข้อกำหนดด้านการตรวจสอบ การกำกับดูแล หรือกฎหมาย การมีสำเนาดิจิทัลเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะตอบคำถามที่สำคัญกว่าได้ 

เอกสารดังกล่าวถูกสแกนอย่างถูกต้องหรือไม่? ใครเป็นผู้สแกน? องค์กรสามารถพิสูจน์ได้หรือไม่ว่าสำเนาดิจิทัลนั้นสะท้อนเนื้อหาของต้นฉบับอย่างถูกต้อง? เอกสารดังกล่าวได้รับการตรวจสอบแล้วหรือไม่ ก่อนที่จะทิ้งต้นฉบับกระดาษ?

และหลายปีต่อมา องค์กรนั้นสามารถแสดงหลักฐานได้หรือไม่ว่าบันทึกดังกล่าวถูกสร้างขึ้นและได้รับการอนุมัติอย่างไร?

คำถามเหล่านี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อองค์กรต่างๆ เริ่มเปลี่ยนกระบวนการที่อาศัยเอกสารกระดาษมาใช้ระบบบันทึกข้อมูลดิจิทัลแทน

ความแตกต่างระหว่างการสแกนกับการแปลงเป็นดิจิทัลที่เชื่อถือได้ 

มีความแตกต่างสำคัญระหว่างการบันทึกเอกสารกับการยอมรับสำเนาดิจิทัลที่ได้มาในฐานะเอกสารอย่างเป็นทางการ

กระบวนการสแกนมาตรฐานมักเน้นไปที่การสร้างไฟล์ดิจิทัล เมื่อการสแกนเสร็จสิ้น ไฟล์ดังกล่าวอาจถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ ระบบจัดการเอกสาร แพลตฟอร์มเก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือคลังเอกสาร

ปัญหาคือไฟล์สุดท้ายอาจไม่จำเป็นต้องมีหลักฐานเกี่ยวกับกระบวนการที่สร้างมันขึ้นมา

ไฟล์ PDF สามารถแสดงเนื้อหาของเอกสารได้ แต่อาจไม่แสดง: 

• ใครเป็นผู้ดำเนินการสแกน 

• ใช้อุปกรณ์ใด 

• วิธีการสแกนเอกสาร 

• การตรวจสอบคุณภาพและความครบถ้วนของผลการสแกนแล้วหรือยัง 

• ใครเป็นผู้ตรวจสอบสำเนาดิจิทัลที่ได้มา 

• ว่าเอกสารดังกล่าวได้รับการอนุมัติก่อนที่ฉบับต้นจะถูกทำลายหรือไม่ 

• ว่าข้อมูลดิจิทัลดังกล่าวได้รับการป้องกันไม่ให้ถูกแก้ไขในภายหลังหรือไม่

สำหรับองค์กรที่จำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือของบันทึกดิจิทัล การเก็บรักษาไฟล์นั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของปัญหาเท่านั้น กระบวนการที่อยู่เบื้องหลังไฟล์นั้นก็สำคัญไม่แพ้กัน

ข้อกำหนดของยุโรปกำลังให้ความสำคัญมากขึ้นต่อความเชื่อถือในด้านดิจิทัล 

ทั่วยุโรป องค์กรต่าง ๆ กำลังดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่ความสมบูรณ์ ความปลอดภัย ความรับผิดชอบ และมูลค่าเป็นหลักฐานของข้อมูลดิจิทัลมีความสำคัญ

ตัวอย่างเช่นกฎระเบียบทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป(GDPR) กำหนดให้ข้อมูลส่วนบุคคลต้องได้รับการประมวลผลด้วยมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการป้องกันการประมวลผลโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือผิดกฎหมาย รวมถึงการสูญหาย การทำลาย หรือความเสียหายโดยอุบัติเหตุ นอกจากนี้ กฎระเบียบดังกล่าวยังกำหนดความรับผิดชอบ โดยกำหนดให้องค์กรต้องสามารถแสดงให้เห็นว่าได้ปฏิบัติตามหลักการที่เกี่ยวข้อง

กรอบงานของยุโรปเกี่ยวกับระบบระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์และบริการความน่าเชื่อถือ ยังยอมรับถึงความสำคัญของกลไกที่ช่วยยืนยันความสมบูรณ์และความเป็นต้นทางของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามกรอบงานeIDAS นิติบุคคลสามารถใช้ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับรองความเป็นต้นทางและความสมบูรณ์ของข้อมูลและเอกสาร ส่วนตราประทับเวลาอิเล็กทรอนิกส์สามารถเป็นหลักฐานแสดงช่วงเวลาที่ข้อมูลนั้นมีอยู่ และสนับสนุนความสมบูรณ์ของข้อมูลดังกล่าว

สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าเอกสารที่สแกนทุกฉบับจำเป็นต้องมีมาตรการควบคุมที่เหมือนกัน

สิ่งนี้หมายความว่าองค์กรต้องเข้าใจว่าระดับความมั่นใจใดเป็นเหมาะสมสำหรับเอกสารที่พวกเขากำลังแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล และหลักฐานใดที่พวกเขาอาจต้องนำเสนอในภายหลัง

การเก็บรักษาเอกสารนั้นไม่เท่ากับการรักษาคุณค่าในฐานะหลักฐาน

ลองพิจารณาเอกสารที่ถูกสแกนและเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล หากเอกสารต้นฉบับแบบกระดาษยังถูกเก็บไว้ ก็ยังมีจุดอ้างอิงทางกายภาพอยู่ แต่หากเอกสารต้นฉบับแบบกระดาษถูกทำลายไป เวอร์ชันดิจิทัลก็จะมีความสำคัญมากขึ้นอย่างมาก

องค์กรอาจต้องแสดงให้เห็นว่าสำเนาดิจิทัลดังกล่าวเป็นสำเนาที่เชื่อถือได้ของต้นฉบับ และกระบวนการที่ใช้ในการสร้างสำเนานั้นได้รับการควบคุมอย่างถูกต้อง

สิ่งนี้ก่อให้เกิดความท้าทายสำหรับองค์กรที่มองการสแกนเป็นเพียงกิจกรรมบันทึกและจัดเก็บข้อมูลอย่างง่ายๆ ระบบเก็บเอกสารดิจิทัลอาจมีเอกสารหลายพันหรือหลายล้านฉบับ แต่ระบบเก็บเอกสารนั้นเองไม่ได้อธิบายอย่างชัดเจนว่าเอกสารแต่ละฉบับถูกนำเข้าสู่ระบบอย่างไร

หากไม่มีระบบควบคุมที่เหมาะสม องค์กรอาจต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่มีไฟล์ดิจิทัลจำนวนมาก แต่ไม่มีบันทึกที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบได้เกี่ยวกับกระบวนการที่อยู่เบื้องหลัง

การสแกนแบบทดแทนช่วยยกระดับมาตรฐาน

เยอรมนีเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนเป็นพิเศษของความท้าทายนี้ ผ่าน TR-RESISCAN ซึ่งเป็นคู่มือทางเทคนิคของสำนักงานความปลอดภัยข้อมูลระดับสหพันธรัฐเยอรมนี (BSI) สำหรับการสแกนแทนที่

แนวทางนี้มุ่งเน้นถึงสถานการณ์ที่เอกสารกระดาษถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล และเอกสารต้นฉบับอาจถูกทำลายในภายหลัง โดยใช้แนวทางที่พิจารณาทั้งวงจรชีวิตของเอกสาร แทนที่จะมองการสแกนเป็นเพียงการดำเนินการทางเทคนิคที่แยกส่วน

ซึ่งรวมถึงด้านต่าง ๆ เช่น การเตรียมเอกสาร การสแกน การประมวลผลหลังการสแกน การรับรองความถูกต้อง การควบคุมภายในขององค์กร บุคลากร และมาตรการป้องกันทางเทคนิค

หลักการพื้นฐานคือ: หากสำเนาดิจิทัลจะแทนที่เอกสารกระดาษ องค์กรจำเป็นต้องมีความมั่นใจในกระบวนการที่สร้างสำเนาดิจิทัลนั้นขึ้นมา

ทำไมกระบวนการสแกนเองจึงสำคัญ

กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลที่มีการควบคุมอย่างเหมาะสมต้องไม่เพียงแต่คำนึงถึงคุณภาพภาพเท่านั้น แต่ยังต้องพิจารณาถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง อุปกรณ์ที่ใช้ เอกสารเอง กระบวนการตรวจสอบ และหลักฐานที่เก็บรักษาไว้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย

ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจจำเป็นต้องกำหนด: 

1. ใครเป็นผู้บันทึกเอกสารนี้?
   บันทึกดิจิทัลจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อองค์กรสามารถเชื่อมโยงมันกับบุคคลหรือกระบวนการที่รับผิดชอบในการบันทึกข้อมูลนั้น

2. ถ่ายมาอย่างไร?
   ข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์สแกนและเงื่อนไขการสแกนอาจมีความสำคัญในการอธิบายวิธีการสร้างสำเนาดิจิทัล

3. ได้ตรวจสอบผลลัพธ์แล้วหรือไม่?
   ไฟล์สแกนอาจมีหน้าขาด ความละเอียดต่ำ การตั้งค่าสีไม่ถูกต้อง หรือปัญหาอื่น ๆ ที่อาจไม่ปรากฏชัดเจนเพียงจากการดูไฟล์ PDF เท่านั้น

4. ใครเป็นผู้ที่รับสำเนาดิจิทัล?
   มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสร้างสแกนกับการรับสแกนนั้นอย่างเป็นทางการเป็นบันทึกดิจิทัล
   
   สำหรับเอกสารที่มีข้อกำหนดด้านการคุ้มครองที่สูงขึ้น การแยกบทบาทระหว่างผู้ดำเนินการสแกนกับผู้รับผิดชอบในการอนุมัติสามารถช่วยเพิ่มมาตรการควบคุมได้

5. สามารถพิสูจน์ความสมบูรณ์ของข้อมูลได้หรือไม่?
   ลายเซ็นดิจิทัล ตราประทับ เวลาประทับ และกลไกอื่น ๆ สามารถเป็นหลักฐานเกี่ยวกับความสมบูรณ์หรือแหล่งที่มาของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ ขึ้นอยู่กับกระบวนการและข้อกำหนดเฉพาะ กฎหมายบริการความเชื่อถือของยุโรปได้กำหนดกรอบการทำงานสำหรับกลไกเหล่านี้

6. มีหลักฐานเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นหรือไม่?
   เอกสารสุดท้ายอาจไม่เพียงพอ องค์กรอาจจำเป็นต้องมีบันทึกที่แสดงขั้นตอนการดำเนินการในกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลด้วย

ปัญหาจากการปฏิบัติต่อการสแกนทุกครั้งอย่างเดียวกัน

เอกสารภายในทั่วไปและเอกสารบันทึกที่อาจใช้เป็นหลักฐานในด้านการกฎหมาย การเงิน การดูแลสุขภาพ รัฐบาล หรือการกำกับดูแล ไม่จำเป็นต้องมีข้อกำหนดที่เหมือนกันเสมอไป

ดังนั้น ความท้าทายจึงไม่ใช่การทำให้ทุกขั้นตอนการสแกนกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น

วัตถุประสงค์คือเพื่อระบุจุดที่ผลกระทบจากบันทึกดิจิทัลที่ไม่น่าเชื่อถือมีความสำคัญ และกำหนดมาตรการควบคุมที่เหมาะสมสำหรับเอกสารเหล่านั้น

เรื่องนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับองค์กรที่ดำเนินการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลก่อนที่จะทำลายเอกสารต้นฉบับแบบกระดาษ

องค์กรในภาคสาธารณะ บริษัทบริการทางการเงินและประกันภัย ผู้ให้บริการด้านสุขภาพ องค์กรทางกฎหมาย และสภาพแวดล้อมอื่น ๆ ที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล อาจมีเอกสารที่จำเป็นต้องสามารถพิสูจน์ความแท้จริง ความครบถ้วน และประวัติการดำเนินการได้ แม้หลังจากที่เอกสารดังกล่าวถูกสแกนครั้งแรกไปแล้วเป็นเวลานาน

เมื่อกระดาษนั้นหายไป จะเหลือหลักฐานอะไรไว้?

ไฟล์ที่เก็บไว้ในคลังข้อมูลอาจให้ข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาของเอกสารนั้นได้ นอกจากนี้ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลที่ได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสมยังสามารถให้หลักฐานเกี่ยวกับวิธีการที่เอกสารนั้นถูกแปลงเป็นบันทึกดิจิทัลได้อีกด้วย

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อองค์กรต่างๆ เริ่มลดการใช้เอกสารกระดาษและพึ่งพาคลังข้อมูลดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ เป้าหมายไม่ใช่เพียงการสแกนเอกสารให้มากขึ้นหรือจัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

วัตถุประสงค์คือเพื่อสร้างบันทึกดิจิทัลที่สามารถเชื่อถือได้ จัดการได้ และตรวจสอบได้ตลอดเวลา

เตรียมตัวเพื่อดำเนินการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลด้วยวิธีการที่ควบคุมได้มากขึ้น

เมื่อเอกสารดิจิทัลถูกคาดหวังว่าจะแทนที่เอกสารต้นฉบับแบบกระดาษ สนับสนุนกระบวนการที่ได้รับการกำกับดูแล หรือต้องผ่านการตรวจสอบจากฝ่ายตรวจสอบหรือฝ่ายกฎหมาย กระบวนการสแกนจึงควรได้รับความสนใจเท่าเทียมกับระบบจัดเก็บเอกสารที่เอกสารฉบับสุดท้ายถูกเก็บไว้

นั่นหมายความว่าต้องถามคำถามที่เป็นจริงเป็นจังเกี่ยวกับกระบวนการเก็บรวบรวม ตรวจสอบ อนุมัติ ความถูกต้อง การเก็บรักษา และหลักฐาน 

เพราะเมื่อต้นฉบับหายไปแล้ว ความน่าเชื่อถือของบันทึกดิจิทัลจะขึ้นอยู่กับไม่เพียงแต่เอกสารนั้นเอง แต่ยังขึ้นอยู่กับว่าองค์กรสามารถพิสูจน์ได้หรือไม่ว่าบันทึกดังกล่าวเกิดขึ้นมาได้อย่างไร

อนาคตของการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลไม่ใช่เพียงการย้ายเอกสารจากรูปแบบกระดาษไปยังระบบจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการสามารถเชื่อถือได้ว่ากระบวนการที่เกิดขึ้นตลอดทางนั้นเป็นไปอย่างถูกต้อง

MyQ ได้พัฒนาวิธีการเพื่อแก้ไขช่องว่างนี้

เราจะนำเสนอเรื่องนี้ในเว็บบินาร์ครั้งต่อไปของเรา โดยจะพิจารณาว่ากระบวนการสแกนที่ได้รับการควบคุมสามารถสนับสนุนองค์กรที่ต้องการความมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับเอกสารดิจิทัลที่พวกเขาสร้างขึ้นได้อย่างไร 

เข้าร่วม เว็บนาร์ในวันที่ 17 กันยายน 2026 เพื่อดูว่า MyQ ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลอย่างน่าเชื่อถือ และสิ่งนี้อาจส่งผลอย่างไรต่อกระบวนการสแกนของคุณ สมัครเข้าร่วมเซสชันช่วงเช้าได้ที่นี่หรือเซสชันช่วงบ่ายได้ที่นี่