โฉมหน้าของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลในบริษัทต่างๆ ในปัจจุบัน

นั่นหมายถึง การคัดลอกที่อยู่ จำนวนเงิน และรายชื่อติดต่อลงในสเปรดชีต Excel อย่างไม่รู้ จบ การป้อน ตัวเลขหลายร้อยหลัก ลงในระบบบัญชีต่างๆ และอื่นๆ อีกมากมาย หากคุณเคยผ่านประสบการณ์นี้มาแล้ว คุณจะเข้าใจสิ่งที่เรากำลังพูดถึง เมื่อเป็นเอกสารเพียงไม่กี่ฉบับ คุณอาจมองว่ามันเป็นการออกกำลังกายเล็กๆ น้อยๆ สำหรับนิ้วมือของคุณ แต่เมื่อกองเอกสารที่จะต้องจัดการเพิ่มมากขึ้น ไม่เพียงแต่ภาระที่ข้อมือจะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนเท่านั้น แต่ความเบื่อหน่ายจากการทำงานที่ซ้ำซาก จำเจ และทำให้หมดกำลังใจก็จะเพิ่มขึ้นด้วย ทำให้เกิดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น และทำให้พวกเขาเสียเวลาที่สามารถใช้ไปในทางที่มีความหมายมากกว่าได้

จากเอกสารสู่ระบบ

ตัวอย่างที่ดีของเอกสารที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลคือ ใบแจ้งหนี้ บริษัทเกือบทุกแห่งจำเป็นต้องนำใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบภายใน ทำให้ การแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบดิจิทัลเป็น สิ่งจำเป็นอย่างเห็นได้ชัด เช่นเดียวกับสัญญา ที่เนื้อหาจำเป็นต้องได้รับการประมวลผลเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็นในบริษัทการค้าหรือในธนาคาร แน่นอนว่าเอกสารส่วนใหญ่เหล่านี้ถูกสแกน แต่ การสแกนเอกสารจริง และสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่ใช่จุดสิ้นสุดของการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลในยุคปัจจุบันอย่างแน่นอน

เมื่อหลายปีก่อน เทคโนโลยีการรู้จำอักษรด้วยแสง (OCR) ได้เข้ามาช่วยในการถอดความด้วยมือ โดยอนุญาตให้ ดึงข้อมูลข้อความ จากเอกสารที่สแกนแล้วและแปลงเป็นรูปแบบที่แก้ไขได้ ดังนั้นในปัจจุบัน นักบัญชีจึงหยิบใบแจ้งหนี้ออกจากซอง สแกน แล้ว OCR ก็จะ "ประมวลผล" ข้อมูลบนกระดาษให้เป็นไฟล์ DOCX หรือ PDF จากนั้นก็สามารถทำงานต่อ ในคอมพิวเตอร์ ได้ แม้ว่านิ้วมือของนักบัญชีอาจจะโล่งขึ้นเล็กน้อย แต่ก็ยังคงต้องมีการคลิกและดำเนินการด้วยตนเองอีกมากมาย

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน

การแปลงข้อมูลทางกายภาพให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและ สวยงามยิ่งขึ้น MyQ ภารกิจหลักของบริษัทคือการช่วยให้ผู้ใช้สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด นั่นคือเหตุผลที่บริษัทได้มอบ เทคโนโลยีการแปลงเป็นดิจิทัลและการทำงานอัตโนมัติที่ทันสมัย สำหรับการทำงานกับเอกสาร ด้วยเวอร์ชัน Ultimate ที่ล้ำหน้าที่สุดจากตระกูล MyQ X พนักงานเพียงแค่ กดปุ่มเดียว บนแผงควบคุมเครื่องพิมพ์ ข้อมูลจากเอกสารกระดาษก็จะถูกส่งไปยังที่ที่ควรไป ไม่ว่าจะเป็นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือระบบ ECM/DMS ก็ตาม

MyQ ระบบ X จะสแกนเอกสาร ประมวลผลด้วย ระบบ OCR ขั้นสูง และส่งข้อมูลที่ดึงออกมาไปยังช่องข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรง เช่น ในฐานข้อมูลหรือตาราง ระบบสามารถจดจำ โซน ที่ต้อง สแกนและแปลงข้อมูล ได้ ซึ่งนอกเหนือไปจากข้อความแล้ว ยังสามารถจดจำตราประทับ ลายเซ็น ช่องเช็ค บาร์โค้ด และแม้แต่คิวอาร์โค้ดได้อีกด้วย MyQ ฟังก์ชันการทำงานขั้นสุดยอดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ รวมถึงแบบฟอร์ม จดหมาย และเอกสารมาตรฐานอื่นๆ จะเป็นที่ชื่นชอบของหน่วยงานราชการ ธนาคาร และศูนย์บริการทุกประเภท

จุดเด่นที่สุดของระบบดิจิทัลก็คือ ซอฟต์แวร์สามารถจำแนก ประเภทของเอกสาร ได้ ทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาคัดแยก เพียงแค่ใส่เอกสารทั้งหมดลงในช่องป้อนเอกสารก็ใช้งานได้เลย MyQ ระบบจะขนส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังปลายทางเสมือนจริงที่ต้องการได้อย่างปลอดภัยโดยอัตโนมัติ นี่คือการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลอย่างแท้จริงสำหรับศตวรรษที่ 21

จากแฟ้มเอกสารสู่ไอคอน

ด้วยการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัลที่รวดเร็วขึ้นเรื่อยๆ สิ่งต่างๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ของสำนักงานแบบดั้งเดิมก็กำลังหายไปเช่นกัน – ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ที่เต็มไปด้วย แฟ้มและปกแฟ้ม เอกสาร กระดาษแข็งเหล่านั้นที่เก็บรักษาสัญญา ใบแจ้งหนี้ และจดหมาย กำลังค่อยๆ เปลี่ยนไปเป็นแฟ้มเอกสารเสมือนจริง เอกสารกระดาษ เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือแบบฟอร์มเบิกค่าเดินทาง ไม่จำเป็นต้องใส่ในซองแฟ้มพลาสติกอีกต่อไป สามารถอัปโหลดไปยัง แฟ้มเอกสารเสมือนจริง ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ ที่นี่ พนักงานสามารถจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นด้วยตนเองและ แบ่งปัน ให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ได้

แน่นอนว่าการแชร์ไฟล์บนเครือข่ายภายในนั้นไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่แม้กระทั่งสิ่งนี้ก็จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงและดัดแปลงให้เข้ากับ สถานที่ทำงานแบบไฮบริดยุค ใหม่ ที่พนักงานทำงานสลับกันระหว่างในสำนักงานและจากระยะไกล การเข้าถึงระยะไกลและ VPN ที่มีความน่าเชื่อถือไม่แน่นอนหรือมีค่าใช้จ่ายในการใช้งานสูงนั้นไม่น่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยีคลาวด์ จึงกำลังได้รับความนิยมมากขึ้น ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้อย่างน่าเชื่อถือทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สิ่งที่คุณต้องทำก็คือเข้าสู่ระบบบริการคลาวด์อย่างปลอดภัย และ การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ก็ราบรื่น แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างออกไป 300 กิโลเมตรก็ตาม

พิมพ์/สแกนได้อย่างสะดวกสบายจากโทรศัพท์ของคุณ 

การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราส่งผลกระทบต่อการประมวลผลเอกสารด้วยเช่นกัน ซึ่งก่อนหน้านี้ต้อง อาศัย เครื่องถ่ายเอกสารในสำนักงาน ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคสำหรับผู้ที่ทำงานจากที่บ้าน ในส่วนนี้ ระบบคลาวด์สามารถมอบ ความยืดหยุ่นและความสะดวกสบายได้ ทำให้คุณสามารถพกพาสำนักงานทั้งหลังไว้ในกระเป๋าและจัดการเอกสารได้จากทุกที่โดยตรงจากโทรศัพท์มือถือ ไม่ว่าจะเป็นการสแกนหรือการเตรียมเอกสารสำหรับการพิมพ์ แอปพลิเคชันมือถือ MyQ Roger ช่วยให้คุณจัดการความต้องการด้านการสแกนและการพิมพ์ได้อย่างสะดวกสบายจาก โทรศัพท์ของคุณ 

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสแกนใบสั่งซื้อหรือใบส่งสินค้าที่คุณเพิ่งเซ็นชื่อในระหว่างการประชุมกับคู่ค้าได้โดยตรงด้วย กล้องบนโทรศัพท์มือถือของคุณ แล้วส่งไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ในระบบของบริษัท OneDrive จากนั้นฝ่ายโลจิสติกส์และฝ่ายอื่นๆ จะรับช่วงต่อ หรือบางทีอาจมีเอกสารจากหัวหน้าของคุณที่คุณต้องเซ็นชื่อกองอยู่ที่สำนักงานใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องจดบันทึกเอกสารเหล่านั้นไว้ที่ไหน – ใน MyQ Roger ด้วยแอปพลิเคชันนี้ คุณสามารถ ค้นหาเอกสารเหล่านั้นในระบบคลาวด์สำหรับการทำงานได้ทันที และส่งไปยังคิวการพิมพ์ได้จากห้องนั่งเล่นของคุณอย่างสะดวกสบาย เมื่อคุณมาถึงที่ทำงาน คุณก็สามารถล็อกอินเข้าสู่เครื่องพิมพ์ที่กำลังทำงานอยู่ได้ MyQ Roger เพียงใช้โทรศัพท์มือถือของคุณสั่งงานและ ปล่อยเอกสาร ออกจากคิวได้อย่างปลอดภัย เมื่อคุณต้องการใช้งานเครื่องพิมพ์ต่อ คุณก็เพียงแค่สั่งการจากโทรศัพท์ของคุณ

ในฐานะผู้ช่วยดิจิทัลอัจฉริยะที่เหมาะสมในที่ทำงาน MyQ Roger ทำงานได้อย่างสมบูรณ์บนระบบ คลาวด์สาธารณะ ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังเป็น แพลตฟอร์มแบบเปิด ที่กำลังขยายตัวอย่างต่อเนื่อง โดยมีการนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้และให้พื้นที่แก่ผู้ใช้มากขึ้นเรื่อยๆ ในการก้าวเข้าสู่สภาพแวดล้อมดิจิทัล

MyQ ทำให้การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและการจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่ไม่กี่คลิก ที่สำนักงาน MyQ X Ultimate จะดูแลการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างแม่นยำและการจัดเรียงข้อมูลอัตโนมัติไปยังที่เก็บข้อมูลที่เหมาะสมในระบบ และหากคุณต้องการเพิ่มมิติใหม่ให้กับการทำงานร่วมกันบนคลาวด์กับเพื่อนร่วมงาน MyQ Roger พร้อมให้บริการสำหรับโทรศัพท์ของคุณแล้ว

ฉันต้องการเริ่มต้นกระบวนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล