MyQ 進階報表功能

在數位化時代，企業不斷革新流程，並鼓勵員工在列印文件前三思而行。然而，當你在Google搜尋「辦公室列印成本」或「印表機使用監控」時，出現的結果卻是：

「企業收入中多達3%的支出用於列印、影印、歸檔及郵寄紙本文件。」（MyDataScope）

「平均每人每年消耗250至300公斤紙張。」

根據一項針對小型企業的調查，47%的受訪者表示員工列印電子郵件佔其列印使用量的很大比例。

近三分之二的小型企業無法追蹤其列印設備的成本支出，也無法監控使用狀況。（SmallBiz Trends）

是否需要將簡報列印成手冊發給每位工作坊參與者？或者能否即時分享簡報讓大家製作電子筆記？工作坊結束時，是否會發放紙本問卷？還是引導大家填寫Google表單，讓他們在剩餘的5分鐘內點擊幾下即可提交意見？

當然，有時我們基於合理原因更傾向於使用純黑白文件。例如僱傭合約，或是公證書。許多人學習時也寧願手持傳統螢光筆標記重點，而非長時間盯著明亮螢幕。

只要存在任何形式的企業印刷品，就必須確保這項支出在業務開支清單中獲得充分覆蓋與完整記錄。

監控印表機群組

追蹤 追蹤整個印表機網路中所有列印活動的重擔，往往落在企業的IT人員肩上，這可能大幅佔用他們緊湊的工作時間。然而，透過適當的託管列印解決方案，印表機群組的報表管理不必再成為困擾。

通常，IT管理員會從任何自動化功能中獲益：當設備群中的印表機發生故障時收到通知、耗材即將用盡時獲得提醒，以及擁有完善的印表機使用監控機制——尤其對於混合供應商的印表機設備群而言。能夠自訂報告並設定每週一自動發送給管理層成員，將大幅節省時間並帶來顯著的減壓效果。

Print server 詳細記錄所有使用者、專案及裝置執行的工作，進而能將列印、影印與掃描活動細分為各層級的統計數據——無論是使用者層級、印表機層級、群組層級、部門層級、公司分支機構層級，抑或客戶帳戶層級皆可呈現。 

當然，有時不僅需要了解絕對數量的列印活動概況，還需針對特定時間段進行分析，以便識別趨勢及某些設備可能出現的過載或被忽略現象。這可透過指定日期範圍來實現，系統將據此顯示所需數據。

定期更新的列印活動數據能精準反映各台印表機的使用頻率、使用者身分及使用時段。進階報告中的分析結果可協助管理層做出更明智的採購決策。例如，技術長可能決定以三台新型多功能印表機取代十台舊設備，或重新調配現有多功能印表機的配置，促使員工更均衡且高效地使用設備。

強大且精準的列印報表功能，亦有助於追蹤趨勢變化並即時調整列印政策。重新評估員工的列印權限，強制實施黑白列印或雙面列印，可隨著時間推移大幅降低成本並減少環境影響。

MyQ 是否MyQ 進階報表？

確實如此。從 今年Central Server的主要更新開始， MyQ 正逐步 逐步邁向將洞察力的掌控權交還客戶手中。

這始於徹底重寫MyQ的核心引擎架構，使系統得以從以單一使用者會話作為記錄列印或影印工作之關鍵單位的計費方式，轉變為更直觀的工作單計費模式。 實際應用中，這意味著使用者可在單次登入會話期間於多功能印表機執行多項操作，且每項操作皆獨立計費。例如使用者可先掃描一批發票，隨後立即為法律客戶列印文件，這兩項作業將分別依據不同專案與計費規則進行收費。

這使得數據報告的細節程度大幅提升，而MyQ 結合此功能，賦予使用者更大的自由度來建立自訂進階報告。

當印表機群組運行MyQ 8.MyQ ，列印與影印作業的用戶資料會儲存於每台獨立多功能印表機上運行的軟體計數器中——即MyQ 終端。這些詳細的計費資料會定期與MyQ Print Server同步，隨後複製至MyQ Central Server上的中央資料庫。

IT 管理員可依據詳細的會計數據建立自訂報告。他們能檢視任何組合的監控參數——工作提交日期、工作釋出日期、裝置識別碼、列印紙張格式、單面/雙面列印屬性、彩色/灰階列印屬性等。

過去需要聯繫MyQ客戶支援團隊，請求進行手動資料擷取與 視覺化的流程，如今已交由MyQ 處理。

採用商業智慧工具的卓越MyQ 

企業若希望以直觀方式呈現列印成本，並透過多種圖表或儀表板分析列印、影印或掃描任務，可採用多種商業智慧解決方案來達成此目標。

Central Server .1（修補程式 2） 更新後 MyQ 外部商業智慧工具。以財務部門為例，現可輕鬆將central server 連接到企業的商業智慧軟體，並將印表機機隊活動的報表與公司其他 ERP 系統報表相互對應。

IT 管理員可從頭開始編製報告，以針對特定數據進行客製化分析，但為提升便利性亦提供預先定義的範本，例如適用於Microsoft BI 的範本：

 

_{以MyQ報表範例，於Microsoft BI 中建立。}

 

MyQ 應隨時能以任何形式，完整且便捷地存取其資料庫及所含數據。MyQ 不僅MyQ Power BI，更涵蓋其他報表工具與數據處理應用程式，從匯出至Microsoft Excel，乃至即時匯入企業ERP系統（如SAP）等多元應用。

 

企業可以採取哪些列印政策來節省成本？

強制雙面列印——最顯而易見的節省紙張方法之一，就是盡可能採用雙面列印。

調整列印權限——限制特定使用者群組的彩色列印功能，例如人力資源部門通常會列印包含彩色元素的求職者履歷或僱傭合約，此類文件仍可維持灰階列印模式。

讓列印報告可見化——僅僅是為了其自然的心理效應：當人們知曉某項活動正被監控時，這種效應便會自然產生。

導入配額制度——在特定商業環境中，設定使用者或部門的配額限制或許值得考慮。

培養用戶的數位思維 ——推動辦公室邁向數位化，不僅意味著管理層正積極推動職場環保並邁入無紙化時代，更對人們產生諸多實質效益。舉例而言，當您將收到的郵件掃描至文件管理系統，而非為每位相關人員逐份複印信件時。 數位化文件具備遠勝於翻找日益堆積如山的桌面文件的檢索與取用優勢，尤其當您急需資料時更是如此。

印表機使用監控是所有大型企業IT部門的基礎功能。企業採用的列印管理軟體應盡可能簡化精確列印報告的生成流程。藉由自動化收集多功能影印機計數器的數據，列印、影印與掃描活動的報表編制終於變得輕而易舉，讓IT人員能專注處理層出不窮的關鍵任務。 

 

使用MyQ 獲取進階報表功能！