透過更優質的列印體驗來減少服務台工單數量

當不同裝置和使用者群組的列印體驗各不相同時，IT 團隊便必須回答更多問題，並管理更多政策。

更佳的列印體驗不僅能讓使用者清楚了解相關規則，同時也讓管理員能夠控制不同使用者的操作權限。在MyQ X 中，管理員可以針對特定使用者、群組及裝置定義列印工作原則與印表機原則。這些原則可控制諸如色彩、雙面列印、裝訂、節省碳粉、列印、影印、掃描及傳真等設定。

目標不僅是讓列印看起來更簡單，更是透過使列印環境更具可預測性，並讓規則更易於管理，從而減少不必要的阻礙。

列印管理如何減少技術支援請求？

MyQ X 及MyQ Roger 允許管理員為使用者和群組建立政策，並將其套用至選定的印表機。列印工作政策可定義使用者可變更哪些列印設定，而印表機政策則可決定特定裝置上可執行的操作。當有多條規則適用於同一位使用者或同一台印表機時，亦可為這些政策設定優先順序。

這讓 IT 團隊能夠標準化列印體驗，而無需針對每位使用者或每台裝置分別處理。

例如，組織可以限制特定使用者變更顏色、雙面列印、釘裝或節省碳粉等設定，同時允許其他群組保留這些選項。印表機政策可分別控制使用者是否能在特定裝置上進行列印、影印、掃描或傳真。 

MyQ X 還提供了「顯示有效政策」功能，讓管理員能夠查看哪些政策適用於特定使用者和印表機。這能讓排除權限衝突或意外權限問題的過程更加簡便。

組織該如何為員工簡化列印流程？

當員工使用不同裝置或在不同地點工作時，一致性至關重要。

MyQ X 與MyQ Roger 提供多種列印方式，包括直接列印、Pull Print、網頁列印及行動列印，具體取決於組織的設定。

「Pull Print」功能允許使用者將列印工作傳送至佇列，並在完成驗證後，從可用的列印裝置釋放該工作。

管理員亦可透過政策，為不同使用者群組建立一套一致的規則。如此一來，無需仰賴員工在每台裝置上都理解不同的限制規定，而是能集中套用相關設定。

這也有助於避免不必要的變通做法。當使用者清楚了解自己可以列印什麼、可以在哪裡列印，以及有哪些可用設定時，就較少有理由繞過既定的流程，或反覆聯繫 IT 部門尋求說明。

組織應如何衡量其影響力？

降低支援工作量應以營運數據為依據來衡量，而非僅憑籠統的節省成本說法。

在列印環境中，有用的措施包括：

• 部署時間： 配置並部署所需列印環境所需的時間 

• 政策採用： 預設的列印規則能多快地在所有使用者、群組及裝置上一致地套用 

• 支援請求： 變更列印環境前後，與列印相關的服務單數量及類型 

• 使用者操作障礙： 員工在提交或釋出列印工作時反覆反映的問題 

MyQ X 提供集中式的政策管理功能及用於檢查有效政策的工具，為管理員管理這些領域奠定了實用的基礎。

關鍵在於，在變更環境之前先建立基準線，然後衡量這些變更是否能減少反覆出現的問題。

更佳的列印體驗，始於更完善的控制

列印管理無需為 IT 團隊增添額外的複雜性。正確的做法是讓環境更易於管理，並讓員工使用起來更方便。

透過MyQ X，組織可集中管理列印政策、針對使用者與裝置套用不同的規則、管理可用的列印功能，並為使用者提供多種提交及釋出列印工作的方式。

當列印規則既一致又清晰可見時，IT 團隊便能減少處理本可避免的設定與權限問題所花費的時間，並將更多時間投入於管理更廣泛的文件環境。