什麼是光學字元辨識（OCR），它如何改善文件管理？

在文件管理工作流程中，OCR 技術有助於加快文件檢索速度、實現自動化處理，並更有效率地處理掃描資訊。對於採用MyQ 文件工作流程的組織而言，OCR 技術能將掃描後的文件從單純的影像轉化為資訊，使其能作為更廣泛工作流程的一部分進行處理。 

什麼是 OCR？

OCR 能從掃描過的文件或圖像中辨識字元，並將其轉換為數位文字。與其將掃描後的頁面僅視為一張圖片，OCR 能讓文字可供進一步處理。

當組織需要處理最初以紙本形式存在的資訊時，這項功能尤其實用。文件經掃描並透過 OCR 處理後，其文字內容即可應用於後續的文件工作流程中，而無需使用者手動閱讀並重新輸入相關資訊。 

OCR 如何改善文件管理？

OCR 技術能將掃描文件的內容轉化為可供進一步處理的格式，從而減少處理這些文件時所需的手動工作。

視工作流程而定，OCR 可支援： 

• 可搜尋的文件： 掃描文件中的文字可被辨識，並使其可供搜尋。 

• 自動化處理： 已識別的文字可作為後續文件工作流程的一部分。 

• 減少手動資料輸入： 文件中的資訊可直接進行處理，無需使用者手動重新輸入所有內容。 

• 更一致的文件處理： 自動化處理可減少在整理及分發文件時所需的手動步驟。 

• 更快速地取得資訊： 可搜尋的內容讓使用者更容易在數位化文件中找到所需資訊。

關鍵的區別在於，OCR 並非僅僅是將紙本文件轉為數位副本，而是讓該文件中所包含的資訊能在數位工作流程中加以運用。

從掃描的紙本到結構化資訊 

當 OCR 與文件處理及工作流程自動化結合時，其價值便會更加顯著。

掃描後的文件最初可能僅是一張圖像。OCR 技術能辨識該圖像中所含的文字，並提供相關資訊，供文件工作流程進一步運用。這有助於組織依據文件內容進行處理，而非完全依賴人工處理。

在MyQ X 中中，OCR 作為Easy Scan 工作流程的一部分提供，並可與文件處理功能搭配使用。MyQ X 10.3 的「文件處理器」透過自動化文件處理功能擴展了Easy Scan 的功能，支援需要對文件進行辨識、分離、處理或轉換的工作流程。 

這形成了一個實用的流程： 紙本文件 → 掃描 → OCR → 文件處理 → 目標位置或後續工作流程。

其優勢並非僅在於 OCR 技術本身。真正的優勢在於將從文件中辨識出的資訊，作為更廣泛工作流程的一部分加以運用。

OCR 如何支援以數據為導向的文件管理？

OCR 能夠提供有助於更輕鬆地對文件進行分類和處理的資訊，但必須將其與印刷及使用分析區分開來。

OCR 技術本身並不會自動產生諸如部門層級的文件數量、每份文件的成本，或數位化率等指標。這些指標取決於更廣泛的文件管理工作流程所擷取並記錄的資訊。

MyQ X 提供報告與會計功能，用於追蹤列印、影印、掃描及相關活動。當 OCR 與文件處理功能整合至這些工作流程中時，組織便能將文件處理與MyQ 所擷取的營運資訊結合起來。

這能讓 IT 團隊更清楚地掌握文件的處理狀況，而財務與採購團隊則可利用「MyQ 」的報表功能，了解與文件相關的活動及成本。

不同團隊該如何運用文件和工作流程資料？

致 IT 管理員

IT 團隊可利用MyQ 的報表功能，監控整個環境中的列印、影印、掃描及與文件相關的活動。結合自動化文件工作流程，這能提供更全面的洞察，了解使用者與裝置的使用狀況。

適用於財務與採購部門

MyQ其會計與報表功能可提供有關文件相關活動及相關成本的資訊。這有助於組織監控列印與掃描成本，並了解文件相關資源的運用情況。

致合規與法務團隊

文件工作流程可讓您更精確地控制掃描資訊的處理與傳遞方式。MyQ X 還提供稽核記錄與文件工作流程功能，能協助那些重視可追溯性與受控文件處理的組織。

OCR 是紙本與數位工作流程之間的橋樑

OCR 能讓掃描文件中的文字可供後續處理，而文件工作流程自動化則可決定後續步驟。透過MyQ X，OCR 可成為Easy Scan 工作流程的一部分，並與「文件處理器」等功能協同運作，協助組織從單純掃描文件，進階至處理文件中所含的資訊。

對於希望減少手動處理文件的工作量之組織而言，關鍵問題因此不僅在於「我們能否將這份文件掃描？」，更在於「文件掃描完成後，我們能如何運用這些資訊？」