Nenechte, aby tisk byl vaší slabinou: šest kroků k zabezpečení každé vytištěné stránky

Díky řešení „ MyQ “ lze tento proces řídit prostřednictvím šesti navazujících kroků, z nichž každý je navržen tak, aby zajistil ochranu a sledovatelnost dokumentů v průběhu celého tiskového procesu. 

Dokument může být chráněn, dokud je uložen v digitální podobě, avšak v okamžiku, kdy je odeslán do tiskárny, se může stát bezpečnostním rizikem. Pokud může kdokoli tisknout bez identifikace, může důvěrný dokument opustit organizaci v tištěné podobě, aniž by existoval záznam o tom, kdo, kdy a kde jej vytiskl. 

1. Ověření: zjistit, kdo tiskne 

Každý proces na adrese Zabezpečený tisk začíná ověřením identity. Adresa MyQ ověřuje, kdo je uživatel na adrese Uživatel a zda má oprávnění k tisku, takže tisk nikdy není anonymní. 

Právě tento jediný krok určuje vše, co následuje. Jakmile je každá úloha přiřazena konkrétní osobě, lze uplatňovat příslušná pravidla, sledovat činnost a z zásobníku tiskárny neodejde nic, k čemu by nebylo přiřazeno jméno. 

 2. Odeslat: udržujte práci pod kontrolou 

Jakmile je identifikována tisková služba ( Uživatel ), služba pro správu tiskových úloh ( MyQ ) převezme kontrolu nad tím, co se tiskne. Když uživatel ( Uživatel ) klikne na tlačítko „Tisknout“, tisková úloha se neodešle přímo do tiskárny. Místo toho se dostane do prostředí tiskového serveru ( MyQ ) a zůstane tam, dokud nebude tisková služba ( Uživatel ) připravena ji převzít. 

Pro uživatele se nic nezmění. Pro organizaci to znamená, že už nebudou existovat nespravované fronty ani výstupní zásobníky plné dokumentů, o které se nikdo nezajímá. 

3. Použijte pravidla: ztvárněte fungování vaší organizace 

Jelikož se každá úloha nejprve uchová, místo aby byla odeslána přímo do tiskárny, může služba MyQ rozhodnout, jakým způsobem se má tisknout. Různé týmy potřebují různá pravidla a na základě pravidel nastavených službou Administrátor MyQ je služba tiskové úlohy aplikuje na příslušné tiskové úlohy. Kvóty, Kredit limity, zásady tisku, omezení a pravidla skriptování umožňují organizacím přizpůsobit tisk tak, aby odpovídal jejich způsobu práce. 

Například finanční oddělení může tisk omezit na černobílý tisk, aby se udržely náklady pod kontrolou, zatímco marketingové oddělení tiskne barevně materiály pro klienty. Dokumenty personálního oddělení lze omezit na konkrétní zabezpečený Zařízení a školy a univerzity mohou každému studentovi přidělit na semestr určitý zůstatek na tisk kvóta nebo Kredit . 

Díky začlenění těchto pravidel do pracovního postupu přestávají být bezpečnost a správa tisku dvěma oddělenými oblastmi tiskové úlohy. 

4. Ochrana: zašifrujte soubor „ tisková úloha “, dokud nebude potřeba 

I při dodržení správných pravidel musí být úloha v bezpečí, dokud si ji někdo nevyzvedne. Dokud čeká na uvolnění, služba MyQ ji zašifruje a bezpečně uchovává v prostředí MyQ dané organizace. 

To znamená, že citlivý obsah se nikdy neukládá do fronty typu „Zařízení “ a fyzická stránka prostě neexistuje, dokud na ni její vlastník není připraven. 

5. Uvolnění: správný dokument, správná osoba, správný Zařízení 

Zašifrovaná tisková úloha zůstává uzamčena, dokud ji její odesílatel není připraven odemknout. U tiskárny se uživatel Uživatel znovu ověří pomocí průkazu, PIN kódu nebo mobilního telefonu a uvolní své dokumenty. Teprve poté se úloha vytiskne a její majitel si ji může přímo na místě vyzvednout. 

A tím končí příběh o zapomenutém výtisku: důvěrné informace putují přímo z Zařízení do rukou osoby, která je odeslala. 

6. Uchovávejte nebo smažte: buďte vždy připraveni na audit 

Jakmile se dokument dostane do správných rukou, o vše ostatní se postará služba MyQ , protože bezpečnost nekončí vytisknutím stránky. Služba MyQ zaznamenává tiskovou aktivitu a poskytuje organizacím přehledný záznam o tom, kdo, co, kdy a kde vytiskl, což usnadňuje audit a dodržování předpisů. 

Samotná úloha je poté smazána nebo uchována v souladu s pravidly organizace, takže tisková data nikdy nezůstávají uložená déle, než je nutné. 

U produktu „ MyQ “ je bezpečnost integrována přímo do systému 

Šest kroků, jeden propojený pracovní postup a úplná kontrola nad dokumentem od prvního kliknutí až po jeho převzetí. 

A je to součástí širšího závazku v oblasti bezpečnosti. Služba „ MyQ “ je založena na principech „Zero Trust“ a „nejmenších oprávnění“ a bezpečnost produktu je testována v průběhu celého procesu vývoje, uvedení na trh i údržby. Systém řízení bezpečnosti informací společnosti „ MyQ“ je rovněž certifikován podle normy ISO/IEC 27001. 

Jste připraveni zabezpečit své dokumentové procesy? 

Zjistěte, jak se řešení pro správu Zabezpečený tisk hodí pro vaši organizaci. Obraťte se na svého partnera MyQ nebo nás kontaktujte a domluvte si ukázku. 

Zarezervujte si ukázku služby „Zabezpečený tisk “