Jak zabezpečený tisk chrání citlivé obchodní informace

Pracovní postup v rámci službyZabezpečený tisk může vyžadovat, aby se uživatelé před uvolněním dokumentu ověřili na adrese Zařízení , přičemž šifrování chrání data jak při přenosu, tak v úložišti. Auditní protokoly a řízení přístupu poskytují přehled o aktivitách a pomáhají organizacím plnit požadavky na vnitřní správu a regulační předpisy. 

Jak bezpečný tisk chrání citlivé obchodní informace?

tisková úloha se může stát bezpečnostním rizikem, pokud je uvolněna dříve, než se zamýšlený Uživatel dostane na Zařízení. To platí zejména v případě, kdy multifunkční zařízení sdílejí mnozí zaměstnanci.

MyQ bezpečně uchovává dokumenty, dokud se uživatel ( Uživatel ) neověří na adrese Zařízení. Mezi podporované metody ověření ( Ověřování identity ) patří identifikační karty, PIN kódy, uživatelské jméno a heslo, dvoufaktorové ověření ( Ověřování identity) a ověření pomocí mobilního telefonu ( Ověřování identity), v závislosti na prostředí a konfiguraci.

Dokument je poté vydán pod kontrolou ověřeného uživatele Uživatel , místo aby zůstal ve výstupním zásobníku, kde by si ho mohl vzít kdokoli v okolí.

Zabezpečení se nevztahuje pouze na samotnou tiskárnu. Řešení „ MyQ “ podporuje šifrování dat při přenosu i v úložišti, včetně tiskových tiskové úlohy a databází, zatímco zabezpečená komunikace chrání data přenášená mezi jednotlivými komponenty tiskového prostředí.

MyQ nabízí také protokolování auditů a řízení přístupu na základě rolí, což správcům umožňuje přehled o aktivitách a kontrolu nad správcovskými oprávněními. Výsledkem je tiskový pracovní postup, v němž je přístup k dokumentům vázán na ověřeného uživatele Uživatel a veškeré aktivity lze v systému sledovat.

Jak správa tisku přispívá k dodržování předpisů?

Správa tisku sama o sobě nezajišťuje, že organizace automaticky splňuje požadavky konkrétního předpisu. Může však poskytnout technická opatření, která organizacím pomohou zavést jejich vlastní požadavky v oblasti bezpečnosti, ochrany osobních údajů a auditu.

MyQ nabízí několik takových ovládacích prvků

• Auditovatelnost: MyQ zaznamenává činnosti související s tiskem, kopírováním, skenováním a faxováním, včetně informací, jako jsou uživatelé, zařízení, časové údaje o úlohách a parametry úloh. Lze také zaznamenávat administrativní akce a pokusy o Ověřování identity .

• Řízení přístupu: Oprávnění založená na rolích umožňují organizacím řídit, kteří uživatelé mají přístup k funkcím a administrativním oblastem.

• Šifrování: MyQ podporuje šifrování dat při přenosu i v úložišti, včetně tiskových ú tiskové úlohy ů a databází.

• Ochrana soukromí dokumentů: Soukromé fronty mohou po uvolnění automaticky mazat tiskové tiskové úlohy , zatímco funkce ochrany soukromí mohou omezit viditelnost informací tisková úloha . 

Zdravotnictví: ochrana údajů pacientů při tisku 

Zdravotnické organizace zpracovávají dokumenty obsahující citlivé údaje o pacientech v klinickém i administrativním prostředí. Pracovní postup typu „Zabezpečený tisk “ musí zabránit tomu, aby se tyto dokumenty dostaly do rukou nesprávné osoby, a zároveň zajistit odpovídající přehled o aktivitách souvisejících s dokumenty.

MyQ podporuje uvolňování tiskových úloh po ověření, takže dokumenty mohou zůstat v zabezpečené frontě, dokud se oprávněný uživatel ( Uživatel ) nepřihlásí na adrese Zařízení. Zařízení Ověřování identity umožňuje také řídit přístup k funkcím, jako je kopírování a skenování.

MyQV dokumentaci k dodržování předpisů jsou popsány kontrolní mechanismy relevantní pro prostředí podléhající zákonu HIPAA, včetně šifrování chráněných zdravotních údajů v úložišti i při přenosu, protokolování auditů, řízení přístupu na základě rolí a postupů pro bezpečné zálohování a obnovu dat.

Konkrétním příkladem je Tri-County Care, která působí na několika místech v New Yorku.

Po nasazení služby MyQ se začala tisknout zpráva tiskové úlohy obsahující záznamy o pacientech, pro jejichž zveřejnění bylo nutné zadat konkrétní Autorizace , což organizaci pomohlo posílit ochranu osobních údajů pacientů. Součástí nasazení byly také záložní možnosti pro řešení problémů s připojením mezi pobočkami a ústředím.

Výsledek: Citlivé dokumenty pacientů jsou zpřístupňovány pouze po Ověřování identity, přičemž jsou zavedena kontrolní opatření, která zajišťují vyšší úroveň důvěrnosti a odpovědnosti.

Finanční služby: řízení přístupu k citlivým dokumentům

Finanční organizace pracují s dokumenty, u nichž může neoprávněný přístup mít závažné provozní a regulační důsledky. Bezpečné tisknutí proto musí řešit jak fyzické vydávání dokumentů, tak možnost sledování činnosti.

MyQ nabízí ověřené uvolňování tiskových úloh, šifrování, řízení přístupu na základě rolí a podrobné auditní záznamy. Dokumentace k produktu „ MyQ “ konkrétně uvádí kontrolní mechanismy související se zákonem SOX, včetně auditních záznamů pro zpracování a tisk finančních dokumentů, řízení přístupu, funkcí bezpečné archivace a oddělení povinností prostřednictvím oprávnění založených na rolích a schvalovacích pracovních postupů.

Stejná opatření lze uplatnit na všech sdílených zařízeních, což uživatelům umožňuje provést ověření před vyzvednutím citlivých dokumentů, místo aby se spoléhali na nezabezpečený výstupní zásobník.

MyQ dále poskytuje podrobné Účtování úloh a přehledy, díky nimž mohou organizace přiřadit tiskovou činnost k uživatelům, zařízením, projektům, nákladovým střediskům a dalším sledovaným parametrům. 

Výsledek: Pracovní postupy pro finanční dokumenty mohou kombinovat řízený přístup s auditovatelností a odpovědností, které jsou vyžadovány pro interní správu a regulovaná prostředí.

Veřejný sektor: jednotná bezpečnost napříč několika pracovišti

Organizace veřejného sektoru často spravují dokumenty napříč několika odděleními a pracovišti a zároveň potřebují zajistit jednotnou kontrolu nad přístupem k dokumentům a jejich aktivitami.

MyQ umožňuje centralizovat správu tisku a zároveň vyžaduje ověření pomocí služby „ Ověřování identity “ před uvolněním citlivých dokumentů. Správci mohou také nastavovat oprávnění a sledovat aktivitu v rámci celého spravovaného prostředí. 

Příkladem je okres County of Fresno. Okres potřeboval zajistit ochranu důvěrných dokumentů napříč jednotlivými odbory a pracovišti. Díky službě „ MyQ “ mohli uživatelé bezpečně tisknout důvěrné dokumenty a uvolnit je k vyzvednutí až po zadání hesla „ Ověřování identity “ u tiskárny. Toto nasazení také umožnilo směrovat tiskové úlohy „ tiskové úlohy “ na různá pracoviště. 

Dalším příkladem je Ministerstvo vnitra České republiky, kde byl v rámci celého ministerstva i dalších státních orgánů zaveden systém MyQ . Tento projekt zajistil centralizovanou správu a zabezpečení celého tiskového prostředí.

Výsledek: Organizace s pobočkami na více místech mohou uplatňovat jednotný přístup k přístupu k dokumentům a správě tisku, místo aby se spoléhaly na izolovaná opatření na úrovni jednotlivých poboček ( Zařízení).

MyQ v akci

Ministerstvo vnitra České republiky: V rámci celého ministerstva a dalších státních orgánů byl zaveden systém MyQ . Zpráva o projektu uvádí o 60% úspoře nákladů na tisk, 95% zkrácení interních procesů pro klientya odhadované celkové úspory ve výši 250 000 EUR.

Bryan County Schools: MyQ odpadla nutnost, aby IT oddělení neustále spravovalo jednotlivé úlohy a přizpůsobovalo jednotlivé ovladače. Organizace uvádí, že její IT oddělení ušetří 15 hodin měsíčně, zatímco načítání tiskových úloh se zrychlilo a stalo se bezpečnějším.

Tyto případové studie ukazují, že správa dokumentů typu „ Zabezpečený tisk “ nespočívá pouze v ochraně dokumentů. Pokud jsou do stejného prostředí integrovány funkce „ Ověřování identity “, centralizovaná správa a audit, mohou bezpečnostní opatření také ovlivnit objem práce, kterou musí IT týmy vykonat.

Bezpečný tisk je součástí řetězce zabezpečení dokumentů

Citlivé informace nejsou v bezpečí jen proto, že jsou uloženy na chráněném serveru síť. Stále mohou být vystaveny riziku, pokud jsou vytištěny, naskenovány, přeneseny nebo ponechány bez dozoru na sdíleném serveru Zařízení.

MyQ zajišťuje bezpečnost v rámci celého pracovního toku dokumentů a kombinuje Ověřování identity, šifrování, Zabezpečené uvolnění, řízení přístupu, auditovatelnost a ochranu soukromí dokumentů.

Pro organizace, které pracují s údaji o pacientech, finančními dokumenty, úředními záznamy nebo jinými citlivými materiály, představují tato opatření způsob, jak začlenit tiskové prostředí do širší bezpečnostní strategie, místo aby zůstávalo mimo ni.