Prosperita s flotilou tiskáren více dodavatelů

V optimálním světě by obchodní zástupci kancelářských zařízení byli nejšťastnější, kdyby kompletně vyměnili celou flotilu multifunkčních tiskáren svých klientů - a řešení pro správu tisku - a to vše od jediného oblíbeného dodavatele nebo výrobce OEM. Alespoň na papíře by to bylo nejjednodušší a nejčistší řešení. A podle analytiků by to firmy i dodavatelé řešení pro správu tisku nejraději udělali. 

To se však často nestává. Žijeme v neoptimálním světě, kde volby a IT infrastrukturu určují rozpočtová omezení a omezená dostupnost hardwaru - a to se týká i multifunkčních tiskáren (MFP ) a jejich řídicího softwaru.  

Promluvme si o těchto multifunkčních tiskárnách

Přestože mnoho organizací má smíšený vozový park multifunkčních tiskáren, není přesně jasné, jak běžné jsou tyto flotily více dodavatelů. Podle propočtů se toto číslo pohybuje kolem 40 % - a může být mnohem, mnohem vyšší.

Tento mix je z velké části způsoben tím, jak jsou flotily tiskáren vytvářeny v průběhu času. "Většina organizací se vyvíjí organicky, a proto se typická flotila skládá z tiskáren a multifunkčních zařízení od více dodavatelů," řekla Sharon McNee, manažerka výzkumu v IDC Europe. "Takový hardware byl pořízen různými způsoby a na základě různě dlouhých smluv, což vede k souběžné existenci starších a nových zařízení."

Kromě toho otřásl tiskárenským průmyslem také celosvětový nedostatek polovodičových čipů. Výrobci byli nuceni rozdělit své omezené dodávky mezi jednotlivé produktové řady, konkrétní modely nebyly k dispozici a ceny celkově vyskočily. "Byla to nečekaná příležitost vytvořit smíšené prostředí vozového parku na základě dostupnosti zařízení od různých výrobců," uvedla Louella Fernandes, ředitelka poradenské společnosti Quocirca.

Není to tak, že by se firmy nebo prodejci snažili vytvořit rozmanitost ve svých flotilách tiskáren. "Snaží se racionalizovat flotily snížením celkového počtu značek a modelů, ale i po tomto kroku bude většina flotil stále obsahovat hardware od nejméně dvou dodavatelů," dodal McNee. "Když k tomu připočteme, že žádný z dodavatelů tiskových zařízení nemůže dodávat všechny požadované typy hardwaru, dostaneme se do situace, kdy je zcela homogenní flotila velmi vzácná."

Problémy smíšeného vozového parku přesahují rámec hardwaru

Různorodá flotila tiskáren je víc než jen smíšená sbírka hardwaru. "Prostředí se smíšeným vozovým parkem často vyžaduje směsici softwaru a ovladačů různých značek a zařízení - a nezapomeňte na problémy se správou IT, bezpečnostní zranitelnosti, spotřební materiál a zvýšený dopad na životní prostředí," vysvětlil Fernandes ze společnosti Quocirca. Existují také sociální síly, se kterými se společnosti musí potýkat. "Přechod na práci na dálku a distribuovaná pracovní síla vytváří další výzvy při správě tiskové infrastruktury více dodavatelů," řekla.  

Průzkum společnosti Quocirca ukázal, že většina (61 %) dotazovaných firem má jednotnou tiskovou konfiguraci - standardizovaný vozový park s jediným spravovaným tiskovým řešením. Nicméně (31 %) firem mělo flotilu tiskáren více dodavatelů s jediným tiskovým řešením. Kromě toho měla malá část firem (8 %) provozní guláš více než jednoho poskytovatele tiskového řešení. 

Bez ohledu na to, zda se jedná o řešení přímo od výrobce OEM, nebo o nezávislé řešení nezávislé na značce, musí být spravované tiskové řešení účinné při práci s nejméně dvěma nebo více značkami tiskáren. "Cílem je zmírnit hardwarovou rozmanitost pomocí centrální platformy pro správu tisku, která dokáže podporovat prostředí více výrobců s konzistentním uživatelským prostředím bez ohledu na zařízení nebo značku," řekl Fernandes.

Každodenní problémy s vozovým parkem s více dodavateli

V mnoha případech je vznik flotily více dodavatelů obvykle ad hoc, nestrategickým plánovaným výsledkem obchodní a ekonomické reality. Přesto má provozování vozového parku s více dodavateli svůj specifický soubor problémů, které lze charakterizovat jako přínosy, náklady a dopady.  

Pozitivní jsou tři hlavní výhody, na které poukazuje Fernandes. Může ušetřit výdaje, protože přechod na jedinou značku OEM může být pro společnost jednoduše příliš nákladný. Některá specializovaná tisková a skenovací zařízení nemusí být od primárního dodavatele společnosti k dispozici. Za třetí, rozmanitost značek může společnost osvobodit od přílišné vazby na jediného dodavatele. 

Ačkoli většina těchto výhod - ať už plánovaných, nebo ne - má finanční charakter, mnoho provozních nákladů nesou přímo správci systému. Tyto náklady mohou být prostřednictvím dodatečné pracovní zátěže nebo vyšších rozpočtů na údržbu, protože žonglují s konkurenčními požadavky koncových uživatelů a různorodého hardwaru. Z účetního hlediska se tyto náklady sčítají relativně mnohem snáze. Jedny z nejdůležitějších - a obtížně vypočitatelných - dopadů flotily více dodavatelů jsou omezení v tom, jak může organizace a její zaměstnanci vytvářet efektivní pracovní postupy s tištěnými a digitalizovanými dokumenty.

Zde jsou uvedeny nejproblematičtější oblasti, které identifikovali analytici a techničtí odborníci společnosti MyQ:

Nekompatibilní zařízení a ovladače - Největším problémem je zajistit, aby tiskárny od různých výrobců OEM komunikovaly v rámci jedné podnikové sítě. Reakce často vyžaduje experimentování metodou pokus-omyl s několika univerzálními tiskovými ovladači. Konkrétní typy ovladačů se také mohou lišit podle konkrétní kombinace výrobců OEM v rámci flotily tiskáren. "Zavedením univerzálního tiskového ovladače a mechanismu uvolňování lze obejít problémy s kompatibilitou a správou související s různými úrovněmi zabezpečení v různých konfiguracích ovladačů," vysvětlil McNee ze společnosti IDC.  

Matoucí uživatelské prostředí - Proces přihlašování a práce se může na různých zařízeních výrazně lišit. Každý výrobce OEM má kvůli svým vlastním operačním platformám jedinečné rozhraní displeje multifunkčního zařízení a operační sekvenci pro kopírování, tisk, faxování a skenování. To může lidem ztěžovat nebo znemožňovat automatizaci a synchronizaci pracovních postupů v různých multifunkčních zařízeních. "Obsluha zařízení ve smíšené flotile může být velmi matoucí, protože zaměstnanci se často musí naučit, jak porozumět více než jednomu uživatelskému rozhraní a jak s ním pracovat. Vědět, které zařízení používat pro různé typy tiskových úloh, je také strmá křivka učení, která vyžaduje počáteční a průběžné vedení," dodal McNee.

Nutná praktická správa - kombinace výrobců OEM může vést k tomu, že správci systému budou muset mít přímý praktický přístup k jednotlivým multifunkčním tiskárnám, aby mohli instalovat ovladače, vypočítávat spotřebu spotřebního materiálu a zajišťovat potřebnou údržbu. "Integrace může být komplikovaná. Snadno může dojít k nedostatku kontroly, pokud není zaveden centralizovaný systém hlášení," upozornil Fernandes ze společnosti Quocirca.

Omezená mobilita koncových uživatelů - dnešní mobilní a hybridní zaměstnanci očekávají, že budou moci pracovat odpojeni od kancelářského stolu a multifunkčního zařízení a používat zjednodušené a bezpečné řešení na svých chytrých telefonech. Rozdílné možnosti multifunkčních tiskáren u jednotlivých výrobců OEM způsobují, že možnosti mobility jsou omezené a nekonzistentní, pokud má organizace flotily více dodavatelů. 

Zvýšená bezpečnostní rizika - Udržování bezpečnosti systému je obtížnější, když se zvyšuje počet aktualizací a záplat. Instalace stovek ovladačů jednotlivých tiskáren navíc zvyšuje pravděpodobnost, že správci systému zneužijí Print Spooler společnosti Microsoft k výměně ovladačů a vytvoří situaci PrintNightmare. 

Řešení pro vozové parky s více dodavateli nabízí MyQ X 

Konečným cílem v prostředí s více dodavateli je zajistit bezproblémové uživatelské prostředí, které zůstane konzistentní ve všech zařízeních a značkách bez ohledu na jakékoli odchylky nebo rozdíly. Právě zde se společnost MyQ vypracovala do role předního nezávislého řešení pro správu tisku. Nejnovější provedení MyQ X přináší řadu výhod, které jsou obzvláště cenné pro ty, kdo mají smíšené nebo starší portfolio tiskáren - a tyto výhody se týkají celého spektra prodejců, správců IT, managementu i koncových uživatelů. Zde je několik z těchto výhod MyQ:  

• Flexibilní a rychlá instalace - Automatické zjišťování tiskáren usnadňuje instalaci MyQ X ve flotile různých dodavatelů. Je také efektivní a bezpečná. MyQ nevyžaduje, aby správci instalovali stovky ovladačů jednotlivých tiskáren. 
• Jednotné místo správy - Získejte dohled nad všemi připojenými multifunkčními tiskárnami - každodenní provoz, proaktivní údržba, používání spotřebního materiálu a uživatelské účty - z jediného uživatelského rozhraní pro správce systému. To šetří čas, snižuje prostoje zařízení a snižuje náklady. 
• Jednotné uživatelské prostředí - MyQ X slouží jako jednotné řešení, které uživatelům umožňuje snadno provádět každodenní úkoly bez ohledu na značku nebo model jejich multifunkčního zařízení. Díky jednotnému, uživatelsky přívětivému rozhraní mohou uživatelé bez problémů procházet širokou škálou multifunkčních tiskáren různých výrobců.
• Automatizace a digitalizace pracovních postupů - Zbavte se opakujících se úkolů pomocí personalizovaných a automatizovaných pracovních postupů MyQ X. Správci mohou snadno vytvářet přizpůsobené pracovní postupy pro každodenní úlohy kopírování, faxování a skenování, například automatické ukládání skenů do předem definovaných míst určení. Tím se uvolní čas a sníží potřeba ručního zadávání na multifunkčním zařízení.
• Snadný přístup a bezpečný tisk - Rychlejší spuštění. MyQ X umožňuje rychlé a pohodlné ověřování pomocí PIN, hesla, karty a přihlášení pomocí QR kódu prostřednictvím chytrého telefonu. Koncoví uživatelé mají nejen zjednodušené přihlašování a uživatelské prostředí, ale díky tahovému tisku se zvyšuje i jejich bezpečnost. 
• Mobilní tisk pro všechny - mobilní klient MyQ X umožňuje uživatelům měnit tiskové úlohy, nastavení a bezpečně tisknout na vlastních chytrých telefonech mimo jejich stůl nebo multifunkční tiskárnu, a to i v případě tiskáren bez vestavěného terminálu.
• Podívejte se, než začnete tisknout - Funkce náhledu tisku šetří papír a snižuje zmatek tím, že uživatelům poskytuje náhled na vestavěném terminálu multifunkční tiskárny nebo na jejich chytrých telefonech.
• Pokročilé plánování pro případ havárie - nemusíte se obávat, že výpadky naruší procesy tisku, kopírování a účtování. Klient MyQ X pro stolní počítače a funkce spoolingu zařízení - v kombinaci s místním rozborem úloh, nouzovým tiskem a přihlášením offline - udrží provoz v chodu i při neplánovaném přerušení sítě.   
• Vylepšený univerzální tisk MS - Získejte vzdálený a bezpečný tisk díky integraci služby Microsoft Universal Print a univerzálního tiskového konektoru MyQ X. Integrace umožňuje bezpečný tisk z tahu spolu s možností vzdáleného tisku z libovolného místa, a to i v sítích s nulovou důvěrou - což je hlavní výhoda pro starší tiskárny, které nativně nepodporují MS Universal Print.

Chcete-li získat další informace o tom, jak může váš vozový park s více dodavateli fungovat hladčeji díky MyQ X, kontaktujte nás!

UKAŽ MI MYQ X