Skryté náklady na nasazení tiskáren ve velkém měřítku

Jak organizace rostou, přecházejí na hybridní způsob práce a rozšiřují se do různých lokalit, nasazení tiskáren přestává být malým provozním úkolem. Stává se trvalým zdrojem třenic a nákladů, které lze snadno přehlédnout. 41 % organizací uvádí jako hlavní problém vysoké náklady na údržbu starších systémů, jak uvádí IDC ve svých studiích.  

Jak se dnes stále spravují nasazení tiskáren

V mnoha prostředích se nasazení tiskáren stále opírá o známé metody: skupinové zásady, ruční instalace a vlastní skripty. Tyto přístupy jsou široce používané a dobře známé. Mají však také stejná omezení. Nikdy nebyly navrženy tak, aby se daly snadno škálovat.

Skupinové zásady vyžadují pečlivé plánování a časté aktualizace. Skripty obvykle řeší jeden problém najednou, ale postupně přestávají fungovat, jak se mění operační systémy nebo vyvíjí prostředí. Ruční instalace zůstávají záložní možností, která často vyžaduje zásah někoho na dálku nebo fyzickou přítomnost.  

Všechno to funguje, dokud to funguje. A když to přestane fungovat, úsilí potřebné k udržení chodu věcí se neúměrně zvyšuje.

Měřítko mění povahu problému

Jakmile organizace působí ve více budovách, areálech nebo zemích, nasazení tiskáren se stává méně předvídatelným. Uživatelé se přesouvají mezi jednotlivými lokalitami. Mění se role. Zařízení se přesouvají. Osobní notebooky a smartphony vstupují do firemního prostředí prostřednictvím politik BYOD.

Každá změna přináší další výjimku. Další pravidlo. Další řešení. 

Nový zaměstnanec nastoupí do firmy a dostane přístup k nesprávné tiskárně. Oddělení se přestěhuje a polovina front už nedává smysl. Zaměstnanec pracující na dálku potřebuje přístup k tisku, ale bezpečnostní omezení komplikují nastavení. Vedoucí pracovník cestuje a zjistí, že důvěrné dokumenty se tisknou na sdílených zařízeních. 

Žádný z těchto scénářů není neobvyklý. Jsou to každodenní realita moderních organizací.

Provozní zátěž pro IT týmy

IT manažeři nesou většinu této zátěže. IT týmy musí udržovat skripty, které vyžadují neustálou pozornost. Přepracovávají zásady pro každou novou lokalitu. Reagují na jednoduché, ale opakující se požadavky.

Mnoho oprav stále vyžaduje práci na místě. Někdo musí ručně zasáhnout, aby opravil to, co je v podstatě problém s nasazením. V průběhu času to zabere hodiny, které by mohly být věnovány projektům s větším dopadem.

Nasazení tiskáren se stává známým slabým místem. Ne proto, že týmy selhávají, ale proto, že nástroje a modely, na které se spoléhají, již neodpovídají skutečnému fungování organizací.

Finanční dopad se tiše sčítá

Z finančního hlediska se náklady na neefektivní nasazení tiskáren málokdy projeví jasně. Projevují se v nákladech na IT pracovní sílu, režijních nákladech na podporu, zpožděném spuštění kanceláří a prodloužených termínech projektů. 

Každá nová kancelář vyžaduje další úsilí. Každá změna s sebou nese riziko. Každý manuální krok zvyšuje pravděpodobnost chyby.

Samostatně se tyto náklady mohou jevit jako zvládnutelné. V průběhu času se však kumulují. Zejména ve velkých nebo rozptýlených organizacích se nasazení tiskáren stává tichým břemenem pro provozní efektivitu. 

Bezpečnost a soukromí jsou obtížnější kontrolovat, než by měly být.

Pro vedoucí týmy jsou nejzávažnější rizika často ta nejméně viditelná. 

Sdílené fronty mohou někdy vést k tomu, že se tiskárna ocitne na nesprávném místě. Nesprávná konfigurace může způsobit odeslání citlivých dokumentů na nesprávné zařízení. Osobní zařízení stírají hranici mezi důvěryhodnými podnikovými sítěmi a nespravovanými prostředími.

Vedoucí pracovníci čelí jedinečné výzvě. Pracují na různých místech a nakládají s citlivými informacemi, u nichž si nemohou dovolit chyby. Přesto je většina přístupů k nasazení považuje za běžné uživatele a spoléhá se spíše na konvence než na záruky.

Když se něco pokazí, dopad přesahuje pouhé nepříjemnosti. Ovlivňuje to důvěru, dodržování předpisů a reputaci.

BYOD a hybridní práce odhalují mezery

Prostředí BYOD, zejména univerzity, kampusy a velké podniky, tyto problémy ještě více zdůrazňují. Tisíce uživatelů. Stovky tiskáren. Minimální tolerance k třenicím.

Uživatelé očekávají rychlou instalaci a tisk. IT týmy musí zajistit bezpečnost, oddělení a konzistenci. Výsledkem je často mozaika instalačních programů, pokynů a výjimek, která funguje pouze proto, že ji někdo neustále udržuje.

Hybridní práce přidává další vrstvu. Tisk již není vázán na jednu síť nebo budovu. Přístup musí následovat uživatele, zatímco kontrola musí zůstat centralizovaná. 

48 % zákazníků uvádí, že největší výzvou je podle IDC neschopnost zaměstnanců efektivně tisknout z domova. 

Proč tyto problémy přetrvávají?

Tyto problémy přetrvávají nikoli kvůli nedostatečnému úsilí, ale proto, že nasazení tiskáren je stále považováno za jednorázovou úlohu.

Moderní organizace potřebují něco jiného. Model, který se přizpůsobí uživatelům, rolím a lokalitám. Model, který omezuje manuální zásahy, místo aby je přesouval.

Bez této změny jsou IT týmy nuceny optimalizovat v rámci daných omezení. Mohou věci zrychlit nebo zabezpečit, ale ne zásadně zjednodušit. 

Změna je na obzoru 

V celé IT infrastruktuře je patrný jasný posun směrem k automatizaci a standardizaci. Správa tisku se začíná ubírat stejným směrem. 

Ve MyQ jsme strávili poměrně dost času spoluprací s organizacemi, které čelí právě těmto výzvám. Globální podniky. Rozsáhlé kampusy. Hybridní prostředí, kde tradiční modely nasazení již nefungují. 

To, co připravujeme, řeší tyto problémy v jádru. Ne tím, že přidáváme složitost, ale tím, že odstraňujeme mnoho z toho, co dnes činí nasazení tiskáren křehkým. 

Je navržen tak, aby zkrátil dobu nasazení, snížil provozní náklady a posílil bezpečnost bez zvýšení tření. Odráží také to, jak moderní organizace ve skutečnosti fungují. 

Další podrobnosti budou brzy následovat.

Prozatím stačí říci toto: problémy popsané v tomto článku jsou skutečné, rozšířené a již dlouho čekají na lepší řešení. A toto řešení je blíž, než byste možná čekali.