Skryté náklady spojené s rozsáhlým nasazením tiskáren

S tím, jak organizace rostou, přecházejí na hybridní formu práce a rozšiřují se do různých lokalit, přestává být nasazení tiskáren pouhým drobným provozním úkolem. Stává se trvalým zdrojem potíží a nákladů, které lze snadno přehlédnout. Podle studií společnosti IDC uvádí 41 % organizací jako hlavní problém vysoké náklady na údržbu zastaralých systémů.  

Jak se dnes spravuje nasazení tiskáren

V mnoha prostředích se nasazení tiskáren stále opírá o osvědčené metody: zásady skupiny, ruční instalace a vlastní skripty. Tyto přístupy jsou široce rozšířené a dobře známé. Mají však také stejná omezení. Nikdy nebyly navrženy tak, aby se daly snadno škálovat.

Skupinové zásady vyžadují pečlivé plánování a časté aktualizace. Skripty obvykle řeší jeden problém najednou, ale postupně přestávají fungovat, jak se mění operační systémy nebo vyvíjí prostředí. Ruční instalace zůstávají záložní možností, která často vyžaduje zásah někoho na dálku nebo fyzickou přítomnost.  

Všechno to funguje, dokud to funguje. A když to přestane fungovat, úsilí potřebné k udržení chodu věcí se neúměrně zvyšuje.

Měřítko mění povahu problému

Jakmile organizace působí ve více budovách, areálech nebo zemích, stává se nasazení tiskáren méně předvídatelným. Uživatelé se přesouvají mezi jednotlivými pracovišti. Mění se jejich pracovní role. Zařízení se přemisťují. Osobní notebooky a smartphony se díky zásadám BYOD dostávají do firemního prostředí.

Každá změna přináší další výjimku. Další pravidlo. Další řešení. 

Nový zaměstnanec nastoupí a dostane nesprávná oprávnění k tiskárnám. Oddělení se přestěhuje a polovina tiskových front už nedává smysl. Zaměstnanec pracující na dálku potřebuje přístup k tiskárnám, ale nastavení komplikují bezpečnostní omezení. Vedoucí pracovník je na služební cestě a zjistí, že se na sdílených zařízeních tisknou důvěrné dokumenty. 

Žádný z těchto scénářů není neobvyklý. Jsou to každodenní realita moderních organizací.

Provozní zátěž pro IT týmy

IT manažeři nesou většinu této zátěže. IT týmy musí udržovat skripty, které vyžadují neustálou pozornost. Přepracovávají zásady pro každou novou lokalitu. Reagují na jednoduché, ale opakující se požadavky.

Mnoho oprav stále vyžaduje práci na místě. Někdo musí ručně zasáhnout, aby opravil to, co je v podstatě problém s nasazením. V průběhu času to zabere hodiny, které by mohly být věnovány projektům s větším dopadem.

Nasazování tiskáren se stává známým slabým místem. Ne proto, že by týmy selhávaly, ale proto, že nástroje a modely, na které se spoléhají, již neodpovídají tomu, jak organizace ve skutečnosti fungují.

Finanční dopad se tiše sčítá

Z finančního hlediska se náklady spojené s neefektivním nasazením tiskáren málokdy projeví jasně. Projevují se v nákladech na práci IT pracovníků, režijních nákladech na podporu, zpožděném zprovoznění kanceláří a prodloužení harmonogramu projektů. 

Každá nová kancelář vyžaduje další úsilí. Každá změna s sebou nese riziko. Každý manuální krok zvyšuje pravděpodobnost chyby.

Samotné mohou tyto náklady vypadat jako zvládnutelné. V průběhu času se však kumulují. Zejména ve velkých nebo rozptýlených organizacích se nasazení tiskáren stává skrytým faktorem, který snižuje provozní efektivitu. 

Bezpečnost a soukromí jsou obtížnější kontrolovat, než by měly být.

Pro vedoucí týmy jsou nejzávažnější rizika často ta nejméně viditelná. 

Sdílené fronty mohou někdy vést k tomu, že se tiskne na nesprávné tiskárně na nesprávném místě. Nesprávné nastavení může způsobit odeslání citlivých dokumentů na nesprávné Zařízení. Osobní zařízení stírají hranici mezi důvěryhodnými podnikovými sítěmi a nespravovanými prostředími.

Vedoucí pracovníci čelí jedinečné výzvě. Pracují na různých místech a nakládají s citlivými informacemi, u nichž si nelze dovolit žádné chyby. Přesto je většina přístupů k nasazení zachází jako s jakýmkoli jiným Uživatel a spoléhá se spíše na konvence než na záruky.

Když se něco pokazí, dopad přesahuje pouhé nepříjemnosti. Ovlivňuje to důvěru, dodržování předpisů a reputaci.

BYOD a hybridní práce odhalují mezery

Prostředí BYOD, zejména univerzity, kampusy a velké podniky, tyto problémy ještě více zdůrazňují. Tisíce uživatelů. Stovky tiskáren. Minimální tolerance k třenicím.

Uživatelé očekávají rychlou instalaci a tisk. IT týmy musí zajistit bezpečnost, oddělení a konzistenci. Výsledkem je často mozaika instalačních programů, pokynů a výjimek, která funguje pouze proto, že ji někdo neustále udržuje.

Hybridní práce přináší další úroveň. Tisk již není vázán na jedinou síť budovu. Přístup musí následovat uživatele, zatímco správa musí zůstat centralizovaná. 

48 % zákazníků uvádí, že největší výzvou je podle IDC neschopnost zaměstnanců efektivně tisknout z domova. 

Proč tyto problémy přetrvávají?

Tyto problémy přetrvávají nikoli kvůli nedostatku úsilí, ale proto, že nasazení tiskáren je stále považováno za jednorázový úkol.

Moderní organizace potřebují něco jiného. Model, který se přizpůsobí uživatelům, rolím a lokalitám. Model, který omezuje manuální zásahy, místo aby je přesouval.

Bez této změny jsou IT týmy nuceny optimalizovat v rámci daných omezení. Mohou věci zrychlit nebo zabezpečit, ale ne zásadně zjednodušit. 

Změna je na obzoru 

V celé IT infrastruktuře je patrný jasný posun směrem k automatizaci a standardizaci. Správa tisku se začíná ubírat stejným směrem. 

Ve MyQ jsme strávili poměrně dost času spoluprací s organizacemi, které čelí právě těmto výzvám. Globální podniky. Rozsáhlé kampusy. Hybridní prostředí, kde tradiční modely nasazení již nefungují. 

To, co připravujeme, řeší tyto problémy přímo u kořene. Ne tím, že by systém ještě více komplikovalo, ale tím, že odstraní většinu faktorů, které dnes způsobují nestabilitu při nasazování tiskáren. 

Je navržen tak, aby zkrátil dobu nasazení, snížil provozní náklady a posílil bezpečnost bez zvýšení tření. Odráží také to, jak moderní organizace ve skutečnosti fungují. 

Další podrobnosti budou brzy následovat.

Prozatím stačí říci toto: problémy popsané v tomto článku jsou skutečné, rozšířené a již dlouho čekají na lepší řešení. A toto řešení je blíž, než byste možná čekali.