Wie das Czech Statistical Office Kosten und
Komplexität mit MyQ X

Herausforderung

Das Czech Statistical Office (ČSÚ) ist eine staatliche Einrichtung mit Hauptsitz in Prag und 13 regionalen Zweigstellen im ganzen Land. Das Amt sammelt und verarbeitet Daten, um eine informative Datenbank aufzubauen, die den Gemeinden, der Öffentlichkeit und anderen staatlichen Stellen in der Tschechischen Republik und im Ausland zur Verfügung steht.

Das ČSÚ verfügte früher über eine inhomogene Drucklösung, die aus MFPs und A4-Druckern verschiedener Marken und unterschiedlichen Alters bestand. Sie waren alle als "lokal" eingerichtet. Es gab keine Software für die Druckverwaltung, keine Sicherheit für die gesamte Flotte (nur für einzelne Geräte) und kein Berichtswesen. Die IT-Abteilung wurde häufig gerufen, um die Probleme manuell zu beheben. Nach einem Stromausfall zum Beispiel mussten sie die Drucker einzeln wieder einschalten. Diese ungeliebte Tätigkeit wurde "Tour de Print" genannt.

Auch die Verwaltung der Benutzer war kompliziert, da jeder neue Benutzer für jeden Drucker einzeln eingerichtet werden musste. Die ursprüngliche von Konica Minolta bereitgestellte Benutzerdatenbank hatte nur eine Kapazität von 1000 Benutzern, so dass sie sich schnell füllte und mühsam zu pflegen war.

Lösung

Die Druckmanagementlösung MyQ wurde zusammen mit einer hochmodernen Druckerflotte von Kyocera (60 MFPs und 120 A4-Drucker) installiert. Dies erleichterte die Benutzerverwaltung dank des Active Directory.

Sicheres Drucken und Scannen wurde zum goldenen Standard für die Benutzer, und die neuen Druckrichtlinien führten schnell zu einer Verringerung des Druckvolumens - der Schwarz-Weiß-Druck wurde um 10 % und der Farbdruck um 20 % reduziert.

Ergebnis

Was das IT-Team von ČSÚ am meisten schätzt, ist, dass MyQ einen großen Schritt in Richtung Automatisierung der Benutzerverwaltung bedeutet. Es hat ihnen rund 20 % ihrer Zeit erspart. Die IT-Abteilung muss kaum noch etwas im Zusammenhang mit Druckern reparieren, mit Ausnahme von Angelegenheiten wie der Einrichtung neuer PIN-Codes usw.

Ein weiterer Punkt des Lobes war der einfache und schnelle Installationsprozess. Dank der Möglichkeit der Ferninstallation war es nicht notwendig, jede der regionalen Niederlassungen persönlich aufzusuchen.

Das Management hat nun Zugang zu vollständig anpassbaren Berichten, mit deren Hilfe die Druckrichtlinien noch weiter optimiert werden können.

Die Benutzer selbst haben sich mit Leichtigkeit an MyQ gewöhnt, was vor allem an der äußerst intuitiven Benutzeroberfläche mit unkomplizierten Bedienelementen liegt. Der Administrator hat spezielle Rechte und Funktionen für die Abteilungen eingerichtet, um ihre spezifischen Druck- und Scananforderungen zu erfüllen. Nicht zuletzt wurde MyQ auch von den Nutzern in der öffentlichen Bibliothek von ČSÚ begrüßt.