Wie das Czech Statistical Office Kosten und
Komplexität mit MyQ X

Herausforderung

Das tschechische Statistikamt (ČSÚ) ist ein Regierungsorgan mit Hauptsitz in Prag und 13 regionalen Zweigstellen im ganzen Land. Das Amt sammelt und verarbeitet Daten, um eine informative Datenbank aufzubauen, die den Gemeinden, der Öffentlichkeit und anderen staatlichen Stellen in der Tschechischen Republik und im Ausland zur Verfügung steht.

ČSÚ verfügte früher über eine inhomogene Drucklösung, die aus MFPs und A4-Druckern verschiedener Hersteller und Altersklassen bestand. Alle Geräte waren "lokal eingerichtet“. Es gab keine Software zur Druckverwaltung, keine Sicherheit für die gesamte Flotte (nur für einzelne Geräte) und keine Auswertungen. Die IT-Abteilung wurde häufig wegen Störungen, die manuell gelöst werden mussten. So musste man zum Beispiel nach einem Stromausfall alle Drucker nacheinander wieder einschalten. Diese unbeliebte Tätigkeit wurde "tour de print" genannt.

Auch die Verwaltung der Benutzer war kompliziert, da jeder neue Benutzer für jeden Drucker einzeln eingerichtet werden musste. Die ursprüngliche von Konica Minolta bereitgestellte Benutzerdatenbank hatte nur eine Kapazität von 1000 Benutzern, so dass sie sich schnell füllte und mühsam zu pflegen war.

Lösung

Die MyQ-Lösung wurde zusammen mit einer hochmodernen Druckerflotte von Kyocera (60 MFPs und 120 A4-Drucker) installiert. Dies erleichterte in erster Linie die Benutzerverwaltung durch die Anbindung ans Active Directory. 

Sicheres Drucken und Scannen wurde zum Standard für Benutzer. Neue Druckrichtlinien führten schnell zu einem Rückgang des Druckvolumens – der Schwarzweißdruck wurde um 10% und der Farbdruck um 20% reduziert.

Vorteile

Was das IT-Team von ČSÚ am meisten schätzt, ist, dass MyQ einen großen Schritt zur Automatisierung bei der Benutzerverwaltung geführt hat. Dies brachte eine Zeitersparnis von rund 20% Zeit und schont die Nerven. Die IT-Abteilung muss kaum noch Störungen im Zusammenhang mit Druckern beheben. Außer Tätigkeiten wie das Einrichten neuer PIN-Codes usw. fallen kaum noch Aufgaben an.

Ein weiterer großer Vorteil war der einfache und schnelle Installationsprozess - dank der Möglichkeit der Ferneinrichtung war es nicht notwendig, die regionalen Niederlassungen persönlich zu aufzusuchen.

Das Management hat jetzt vollständig anpassbare Berichten zur Verfügung, was dazu beitragen wird, die Druckrichtlinien noch weiter zu optimieren.

Die Benutzer selbst haben sich mit Leichtigkeit an MyQ gewöhnt, was vor allem an der äußerst intuitiven Benutzeroberfläche mit unkomplizierten Bedienelementen liegt. Der Administrator hat spezielle Rechte und Funktionen für die Abteilungen eingerichtet, um ihre spezifischen Druck- und Scananforderungen zu erfüllen. Nicht zuletzt wurde MyQ auch von den Nutzern in der öffentlichen Bibliothek von ČSÚ begrüßt.