Reduzierung der Helpdesk-Anfragen durch ein besseres Druckerlebnis

Wenn sich das Druckerlebnis je nach Gerät und Benutzergruppe unterscheidet, müssen IT-Teams mehr Fragen beantworten und mehr Richtlinien verwalten.

Ein besseres Druckerlebnis sorgt dafür, dass die Regeln für die Benutzer klar sind, und gibt Administratoren gleichzeitig die Kontrolle darüber, welche Aktionen die verschiedenen Benutzer ausführen dürfen. In „ MyQ X“ können Administratoren Richtlinien für „ Druckauftrag “ sowie Druckerrichtlinien für bestimmte Benutzer, Gruppen und Geräte festlegen. Mit diesen Richtlinien lassen sich Einstellungen wie Farbe, Duplexdruck, Heften, Tonersparen sowie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen steuern.

Das Ziel besteht nicht einfach darin, den Druckvorgang übersichtlicher zu gestalten. Vielmehr geht es darum, unnötige Reibungsverluste zu verringern, indem die Druckumgebung vorhersehbar gestaltet und die Regeln leichter zu handhaben sind.

Wie kann das Druckmanagement die Anzahl der Supportanfragen reduzieren?

MyQ Mit X und MyQ Roger können Administratoren Richtlinien für Benutzer und Gruppen erstellen und diese auf ausgewählte Drucker anwenden. Druckauftrag In Benutzerrichtlinien kann festgelegt werden, welche Druckeinstellungen Benutzer ändern dürfen, während in Druckerrichtlinien bestimmt werden kann, welche Aktionen auf bestimmten Geräten verfügbar sind. Richtlinien können zudem priorisiert werden, wenn mehrere Regeln für denselben Benutzer oder Drucker gelten.

Dadurch haben IT-Teams die Möglichkeit, den Druckvorgang zu standardisieren, ohne jeden Benutzer oder jede „ Gerät “ einzeln behandeln zu müssen.

So kann eine Organisation beispielsweise bestimmten Benutzern die Änderung von Einstellungen für Farbe, Duplexdruck, Heften oder Tonersparmodus untersagen, während andere Gruppen diese Optionen weiterhin nutzen dürfen. Über Druckerrichtlinien lässt sich separat festlegen, ob Benutzer auf bestimmten Geräten drucken, kopieren, scannen oder faxen dürfen. 

MyQ X bietet außerdem die Funktion „Gültige Richtlinien anzeigen“, mit der Administratoren einsehen können, welche Richtlinien für einen bestimmten Benutzer und Drucker gelten. Dies kann die Fehlerbehebung bei widersprüchlichen oder unerwarteten Berechtigungen vereinfachen.

Wie können Unternehmen das Drucken für ihre Mitarbeiter vereinfachen?

Konsistenz ist wichtig, wenn Mitarbeiter verschiedene Geräte nutzen oder an verschiedenen Standorten arbeiten.

MyQ X und MyQ Roger bietet verschiedene Druckmethoden, darunter Direktdruck, Pull-Print, Webdruck und mobiler druck, je nach Konfiguration der Organisation.

Mit „Pull Print“ können Benutzer einen Druckauftrag an eine Warteschlange senden und ihn von einem verfügbaren Druck Gerät , freigeben, nachdem sie Authentifizierung aufgerufen haben.

Administratoren können mithilfe von Richtlinien zudem einheitliche Regeln für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Anstatt darauf zu vertrauen, dass die Mitarbeiter bei jedem Gerät unterschiedliche Einschränkungen verstehen, können die entsprechenden Einstellungen zentral angewendet werden.

Dadurch lassen sich zudem unnötige Umgehungslösungen vermeiden. Wenn die Nutzer wissen, was sie drucken können, wo sie es drucken können und welche Einstellungen ihnen zur Verfügung stehen, gibt es weniger Gründe, festgelegte Abläufe zu umgehen oder sich wiederholt an die IT-Abteilung zu wenden, um Klarheit zu erhalten.

Wie sollten Organisationen die Auswirkungen messen?

Die Reduzierung des Supportaufwands sollte anhand von Betriebsdaten gemessen werden und nicht anhand allgemeiner Behauptungen über Kosteneinsparungen.

In einer Druckumgebung gehören zu den sinnvollen Maßnahmen:

• Einführungszeit: Wie lange es dauert, die erforderliche Druckumgebung zu konfigurieren und bereitzustellen 

• Übernahme von Richtlinien: Wie schnell werden die vorgesehenen Druckregeln einheitlich auf alle Benutzer, Gruppen und Geräte angewendet? 

• Supportanfragen: Anzahl und Art der druckbezogenen Tickets vor und nach Änderungen an der Druckumgebung 

• Benutzerprobleme: Wiederkehrende Probleme, die von Mitarbeitern beim Einreichen oder Freigeben von Druckaufträgen gemeldet werden druckaufträge 

MyQ X bietet eine zentralisierte Richtlinienverwaltung sowie Tools zur Überprüfung der geltenden Richtlinien und gibt Administratoren damit eine praktische Grundlage für die Verwaltung dieser Bereiche.

Entscheidend ist, vor einer Änderung der Umgebung einen Ausgangswert zu ermitteln und anschließend zu messen, ob die Änderungen dazu führen, dass wiederkehrende Probleme abnehmen.

Ein besseres Druckerlebnis beginnt mit besserer Kontrolle

Das Druckmanagement muss für IT-Teams keine zusätzliche Komplexität mit sich bringen. Der richtige Ansatz besteht darin, die Umgebung einfacher zu verwalten und für die Mitarbeiter benutzerfreundlicher zu gestalten.

Mit „ MyQ X“ können Unternehmen Druckrichtlinien zentralisieren, unterschiedliche Regeln auf Benutzer und Geräte anwenden, verfügbare Druckfunktionen verwalten und den Benutzern verschiedene Möglichkeiten zum Senden und Freigeben von Druckaufträgen bieten druckaufträge.

Wenn die Druckregeln einheitlich und transparent sind, können IT-Teams weniger Zeit mit vermeidbaren Konfigurations- und Berechtigungsproblemen verbringen und sich stattdessen stärker auf die Verwaltung der gesamten Dokumentenumgebung konzentrieren.