Was ist optische Zeichenerkennung (OCR) und wie verbessert sie die Dokumentenverwaltung?

In Workflows zur Dokumentenverwaltung kann OCR einen schnelleren Dokumentenabruf, eine automatisierte Verarbeitung und eine effizientere Bearbeitung gescannter Informationen ermöglichen. Für Unternehmen, die Dokumenten-Workflows auf Basis von „MyQ “ nutzen, kann OCR ein gescanntes Dokument von einem einfachen Bild in Informationen umwandeln, die als Teil eines umfassenderen Workflows verarbeitet werden können. 

Was ist OCR?

OCR liest Zeichen aus einem gescannten Dokument oder Bild aus und wandelt sie in digitalen Text um. Anstatt eine gescannte Seite lediglich als Bild zu behandeln, macht OCR den Text für die weitere Verarbeitung verfügbar.

Dies ist besonders nützlich, wenn Unternehmen mit Informationen arbeiten müssen, die ursprünglich in Papierform vorliegen. Sobald ein Dokument gescannt und per OCR verarbeitet wurde, kann sein Text in nachfolgenden Dokumenten-Workflows verwendet werden, sodass die Benutzer die Informationen nicht mehr manuell lesen und erneut eingeben müssen. 

Inwiefern verbessert OCR die Dokumentenverwaltung?

OCR kann den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung gescannter Dokumente verringern, indem es deren Inhalt für die weitere Verarbeitung bereitstellt.

Je nach Arbeitsablauf kann OCR Folgendes unterstützen: 

• Durchsuchbare Dokumente: Text in gescannten Dokumenten kann erkannt und durchsuchbar gemacht werden. 

• Automatisierte Verarbeitung: Der erkannte Text kann als Teil nachfolgender Dokumentenworkflows verwendet werden. 

• Weniger manuelle Dateneingabe: Die in einem Dokument enthaltenen Informationen können verarbeitet werden, ohne dass die Benutzer alles manuell abtippen müssen. 

• Einheitlichere Dokumentenbearbeitung: Durch die automatisierte Verarbeitung lassen sich die manuellen Schritte beim Organisieren und Weiterleiten von Dokumenten reduzieren. 

• Schnellerer Zugriff auf Informationen: Durch durchsuchbare Inhalte lassen sich Informationen in digitalisierten Dokumenten leichter finden.

Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass OCR nicht einfach nur eine digitale Kopie eines Papierdokuments erstellt. Vielmehr macht es die in diesem Dokument enthaltenen Informationen für einen digitalen Workflow nutzbar.

Vom gescannten Papier zur strukturierten Information 

Der Nutzen von OCR steigt, wenn es mit der Dokumentenverarbeitung und der Workflow-Automatisierung verknüpft wird.

Ein gescanntes Dokument kann zunächst als Bild vorliegen. Mithilfe von OCR lässt sich der in diesem Bild enthaltene Text erkennen, wodurch Informationen bereitgestellt werden, die anschließend im Dokumenten-Workflow genutzt werden können. Dies kann Unternehmen dabei helfen, Dokumente anhand ihres Inhalts zu verarbeiten, anstatt sich ausschließlich auf die manuelle Bearbeitung zu verlassen.

Innerhalb von „ MyQ X“steht OCR als Teil der „ Easy Scan “-Workflows zur Verfügung und kann zusammen mit den Funktionen zur Dokumentenverarbeitung genutzt werden. Der Document Processor von „ MyQ X 10.3“ erweitert „ Easy Scan “ um automatisierte Dokumentenverarbeitung und unterstützt Workflows, bei denen Dokumente erkannt, getrennt, verarbeitet oder konvertiert werden müssen. 

Dadurch ergibt sich ein praktischer Ablauf: Papierdokument → Scan → OCR → Dokumentenverarbeitung → Zielort oder nachgelagerter Workflow.

Der Vorteil liegt nicht in der OCR an sich. Der Vorteil ergibt sich vielmehr daraus, dass die aus dem Dokument erkannten Informationen als Teil eines umfassenderen Arbeitsablaufs genutzt werden.

Wie kann OCR ein datengesteuertes Dokumentenmanagement unterstützen?

OCR kann Informationen liefern, die die Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten erleichtern, doch ist es wichtig, dies von Druck- und Nutzungsanalysen zu unterscheiden.

OCR selbst erstellt nicht automatisch Kennzahlen wie das Dokumentenvolumen auf Abteilungsebene, Kosten pro Dokument oder Digitalisierungsraten. Diese Kennzahlen hängen von den Informationen ab, die im Rahmen des übergeordneten Dokumentenmanagement-Workflows erfasst und gespeichert werden.

MyQ X bietet Berichts- und Abrechnungsfunktionen zur Nachverfolgung von Druck-, Kopier- und Scanvorgängen sowie damit verbundenen Aktivitäten. Wenn OCR und Dokumentenverarbeitung in diese Arbeitsabläufe integriert werden, können Unternehmen die Dokumentenverarbeitung mit den von „ MyQ “ erfassten Betriebsdaten kombinieren.

Dadurch erhalten IT-Teams einen besseren Überblick darüber, wie Dokumente verarbeitet werden, während Finanz- und Beschaffungsteams mithilfe von „ MyQ “-Berichten Einblicke in die dokumentbezogenen Aktivitäten und Kosten gewinnen können.

Wie können verschiedene Teams Dokumenten- und Workflow-Daten nutzen?

Für IT-Administratoren

IT-Teams können mithilfe der Berichterstellung von „ MyQ “ die Druck-, Kopier-, Scan- und dokumentbezogenen Aktivitäten in der gesamten Umgebung überwachen. In Kombination mit automatisierten Dokumenten-Workflows bietet dies einen besseren Überblick darüber, wie Benutzer und Geräte genutzt werden.

Für den Bereich Finanzen und Beschaffung

MyQDie Abrechnungs- und Berichtsfunktionen des Systems liefern Informationen über dokumentbezogene Aktivitäten und die damit verbundenen Kosten. Dies kann Unternehmen dabei helfen, Druck- und Scan-Kosten zu überwachen und zu erkennen, wo dokumentbezogene Ressourcen eingesetzt werden.

Für Compliance- und Rechtsabteilungen

Dokumenten-Workflows ermöglichen eine bessere Kontrolle darüber, wie gescannte Informationen verarbeitet und weitergeleitet werden. „ MyQ X“ bietet zudem Funktionen zur Protokollierung und für Dokumenten-Workflows, die Unternehmen unterstützen, in denen Rückverfolgbarkeit und eine kontrollierte Dokumentenverwaltung wichtig sind.

OCR ist die Brücke zwischen papierbasierten und digitalen Arbeitsabläufen

Mithilfe von OCR werden die Texte in gescannten Dokumenten für die weitere Verarbeitung verfügbar gemacht, während die Automatisierung des Dokumenten-Workflows festlegt, wie es anschließend weitergeht. Mit „ MyQ X“ kann OCR Teil der „ Easy Scan “-Workflows sein und zusammen mit Funktionen wie dem „Document Processor“ dazu beitragen, dass Unternehmen den Schritt vom reinen Scannen von Dokumenten hin zur Verarbeitung der darin enthaltenen Informationen vollziehen.

Für Unternehmen, die den manuellen Dokumentenumgang reduzieren möchten, lautet die entscheidende Frage daher nicht nur: „Können wir dieses Dokument einscannen?“, sondern auch: „Was können wir mit den Informationen anfangen, sobald sie eingescannt sind?“