Sorgenfreie Drucklösungen für KMU

Kriterien für die Auswahl einer Drucklösung

Einer der entscheidenden Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, ist die Größe des Unternehmens. In großen Unternehmen erfordert die Einrichtung einer Drucklösung in der Regel leistungsfähige lokale Hardware ( einenPrintserver), die eine ordnungsgemäße Verteilung und Ausführung der Druckaufträge für eine große Anzahl von Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungen gewährleisten kann. Weitere Anforderungen sind eine zuverlässige Kostenabrechnung und ein detailliertes Berichtswesen. All diese Funktionen müssen von Hunderten von Geräten unterschiedlicher Marken und Größen ausgeführt werden. Daher besteht das Hauptanliegen häufig darin, eine große Geräteflotte in die lokale Infrastruktur zu integrieren und von einem zentralen Ort aus zu verwalten.

Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sieht die Situation anders aus. Diese Büros, Geschäfte oder Fabriken drucken in der Regel geringere Mengen und betreiben nur wenige Multifunktionsgeräte (oder höchstens ein Dutzend). Das bedeutet jedoch nicht, dass sie auf spezielle Lösungen verzichten und sich mit einem gewöhnlichen Kabel zwischen PC und Drucker begnügen sollten. Eine hochwertige Druckmanagement-Software ermöglicht die zentrale Steuerung der Druckgeräte im Netzwerk sorgt für eine sichere Kommunikation. Nutzer neigen dazu, die Bedeutung des Schutzes von Druckdaten zu unterschätzen, selbst wenn Dokumente sensible Informationen enthalten. Druckhardware stellt in der Tat mögliche Einfallstore für Cyberangriffe dar. 

Kann sich eine Drucklösung für ein kleines Unternehmen lohnen?

Die Anschaffung und Verwaltung einesPrintserver für KMU einen erheblichen Kostenfaktor darstellen, der ihr Budget übersteigt. Deshalb gibt es Lösungen, die die Funktion einesPrintserver übernehmenPrintserver auch für kleinere Installationen komfortable Dokumenten-Workflows bieten – idealerweise unter Einsatz von Cloud-Technologie (dazu später mehr).

Die erste Alternative ist die Edge-Technologie. Sie ersetzt einen Server und sendet Daten an eine Drucklösung, die sich im lokalen Netzwerk befindet. Ein Beispiel für Edge-Technologie ist die Easy Box MyQ, die 2013 auf den Markt kam und für kleine Unternehmen konzipiert ist. Die Edge-Technologie erspart Ihnen jedoch noch nicht ganz die Verwaltung der lokalen Hardware.

Eine weitere serverlose Option ist die Mesh-Technologie, die auf der gemeinsamen Rechenleistung der Nutzer basiert. Diese Lösung funktioniert nach dem Prinzip, druckaufträge der internen Infrastruktur eines Unternehmens mithilfe sogenannter „Knoten“, d. h. der Computer der Nutzer, zu teilen. druckaufträge nicht über einenPrintserver übertragen,Printserver über die zu diesem Zeitpunkt verfügbare lokale Hardware. Von diesem Netzwerk wird ein Teil der Druckdaten an die Cloud gesendet, wo sie von der Drucklösung des Unternehmens verarbeitet werden.

In dieser KonfigurationPrintserver keinPrintserver erforderlich, doch der Datenaustausch zwischen PCs kann deren Leistung beeinträchtigen und die Geräte verlangsamen, was unerwünscht ist. Hinzu kommt das Problem der Datensicherheit – die Daten werden zwar verschlüsselt, aber dennoch mit anderen Benutzern geteilt.

Umstellung von lokaler Hardware auf die Cloud

Wenn ein Unternehmen eine Private Cloud für die Datenverwaltung nutzt, kann dieselbe Cloud auch zur Bereitstellung von Drucksoftware verwendet werden, was Platz auf dem lokalen Server spart. So lässt sich beispielsweise die MyQ vollständig in die Microsoft Azure Cloud verlagern und mit „Universal Print“ von Microsoft verknüpfen, was unter anderem ermöglicht, dass Nutzer im Homeoffice druckaufträge ohne VPN-Verbindung übermitteln können.

Es gibt auch einen völlig neuen Weg, den KMU einschlagen können, wenn sie nach einer modernen Drucklösung suchen. Heutzutage kann eine Drucklösung vollständig in eine öffentliche Cloud verlagert, als Service (SaaS) eingerichtet und flexibel an die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. MyQ Roger ein intelligenter digitaler Assistent für moderne Arbeitsplätze, der genau für den Einsatz in der öffentlichen Cloud konzipiert wurde. Er benötigt keinen lokalen Printserver das Drucken und Scannen und ist nach der Implementierung dank einer einfachen, speziellen App äußerst benutzerfreundlich.

Sowohl die IT-Abteilung als auch die Benutzer sparen Zeit

Ein wichtiger Vorteil, den MyQ Roger jedem Unternehmen ohne eigene IT-AbteilungRoger , besteht darin, dass es eine Reihe von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Drucken überflüssig macht – nicht nur die Serverwartung, sondern auch die Integration in die lokale Infrastruktur oder langwierige Updates. MyQ Roger eine SaaS-Lösung, die auf Basis eines monatlichen Abonnements bereitgestellt wird und keine komplizierte Installation erfordert. Das Unternehmen lädt einfach die Roger auf das Terminal seines Multifunktionsgeräts hoch (das Abonnement wird nach der Anzahl der Geräte mit der Anwendung abgerechnet), und die Nutzer können sich über einen QR-Code verbinden und ihre Dokumente direkt von ihrem Smartphone aus verwalten, ohne das Bedienfeld des Multifunktionsgeräts berühren zu müssen.

Die MyQ Roger Mobile App ist sehr intuitiv und kann zum direkten Scannen und Drucken in der Cloud verwendet werden. Benutzer können verschiedene Verknüpfungen für häufig verwendete Arbeitsabläufe (wie Scan to E-Mail) festlegen und im Grunde ein mobiles Büro mit sich herumtragen, wohin sie auch gehen. Kurz gesagt, MyQ Roger ist ein perfekter moderner Begleiter für jedes Unternehmen, das nach einer flexiblen und sicheren Drucklösung sucht, ohne sich Sorgen zu machen. 

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