Gestión de impresión asequible para PYME

Incluso cuando el texto en papel pierde lentamente popularidad, el estudio de mercado de IDC estima que en 2025 se seguirán imprimiendo hasta 4,4 millones de páginas por minuto en todo el mundo. Independientemente de si se trata de una gran corporación o de una empresa más pequeña, la gente seguirá recurriendo a las impresoras para crear notas publicadas y sus documentos contables.

En cuanto a cómo hacerlo, las pequeñas y medianas empresas (pymes) que no desean invertir en costosas infraestructuras informáticas tienen ahora la opción de confiar su seguridad y sus servicios de impresión a una solución flexible en la nube. Luego está la cuestión de dónde, ya que una plantilla móvil e híbrida pone a prueba los límites del red tradicional de la oficina.

Controle sus impresoras

Cuando una empresa desea tener el control de sus impresiones, suele confiar la gestión de trabajos de impresión unasolución de impresión. Este software garantiza el buen funcionamiento del procesamiento de documentos en impresoras (multifunción), simplifica su control, protege trabajos de impresión y ayuda a contabilizar los costes y el mantenimiento. Estas soluciones de impresión locales suelen requerir una inversión en un servidor de impresión servidor una infraestructura de TI más sólida. Esto puede hacer que las pymes duden sobre si merece la pena invertir en un sistema de este tipo.

Sin embargo, adoptar un enfoque ad hoc de la impresión puede acarrear otros costes significativos. Estos pueden ser en forma de fuga de datos de impresoras inseguras o de horas de trabajo perdidas por los usuarios al configurar tediosamente, por ejemplo, los parámetros de impresión y escaneado en lugar de realizar actividades más productivas. La respuesta a un procesamiento de documentos barato, seguro y flexible está en las tecnologías en la nube (no sólo) para pequeñas empresas.

Movimiento móvil hacia la nube

La popularidad de la nube sigue aumentando y no es de extrañar. Permite a las empresas transferir procesos de trabajo y datos a servidores ajenos, ahorrándoles dolores de cabeza y costes en el departamento de TI. Con la migración a la nube, eliminan algunos de los costes de la infraestructura de impresión y pueden suscribirse a la gestión de impresión como servicio. Y como cada vez son más frecuentes las modalidades de trabajo híbridas -con personas dentro y fuera de la oficina-, es más fácil entender la lógica de una oficina digital en la que se puede "desempaquetar" la oficina y colaborar con los compañeros en un instante. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.

Aquí es donde entra en juego MyQ Roger, el asistente digital inteligente para el lugar de trabajo. Se trata de unservicio SaaS ( software como servicio) que utiliza tu Dispositivo móvil Dispositivo plataforma. Al ser una aplicación intuitiva para dispositivos móviles y paneles de control de impresoras, ofrece a los usuarios funciones flexibles de impresión y escaneo sin necesidad de infraestructura ni servidores locales. Funciona al 100 % en la nube pública y puede conectarse directamente a tu Almacenamiento en la nube.

Es móvil y sin fisuras 

Entonces, ¿cómo podría ser un proceso de gestión de documentos basado en la nube en una PYME?

Imaginemos una pequeña empresa fabricante de bienes de consumo con recogidas diarias. El departamento administrativo prepara los albaranes necesarios por la tarde, y el Controlador a la mañana siguiente en la impresora del almacén. El Controlador la mercancía al cliente, quien firma el albarán. Normalmente, el Controlador este documento en una carpeta en algún lugar y entregaría todo en la oficina por la tarde. Pero ahora, puede abrir laRoger MyQ Roger , activar una acción de escaneo preconfigurada con un solo clic, capturar el documento con su teléfono móvil y guardarlo en una carpeta online específica, por ejemplo, elOneDrive de la empresa. Desde allí, el departamento de contabilidad recibe una notificación automática (pueden configurarla fácilmente con Power Automate) del nuevo archivo y puede procesarlo de inmediato.

Eso es solo el comienzo. El fabricante también puede utilizar MyQ Roger para escanear la factura de un proveedor al recibir mercancías. El reconocimiento óptico de caracteres ( OCR ) de la aplicación puede convertir texto en PDF con capacidad de búsqueda y guardarlo en una carpeta en la nube. El departamento de contabilidad puede simplemente copiar la información del PDF al sistema contable. Los representantes de ventas también pueden enviar documentos en papel escaneados (recibos o pedidos confirmados) al Almacenamiento en la nube de la empresa durante un viaje de negocios. Incluso es posible buscar un término específico en el archivo escaneado, en el Almacenamiento en la nube o directamente en la aplicación móvil.

La impresión tampoco supone ningún problema. Los usuarios pueden añadir documentos a la cola de impresión cola con MyQ Roger archivos de un ordenador o incluso directamente desde la nube, como Google Drive— y enviarlos a la impresora. Pueden elegir entre imprimir los archivos directamente o recogerlos de forma segura mediante Impresión bajo demanda iniciando sesión en el panel de la impresora a través de la aplicación. La integración es una parte fundamental del paquete, ya que MyQ Roger tanto a servicios de pago como Microsoft como a otros gratuitos como Google Drive o Dropbox.

MyQ Roger una forma totalmente nueva y flexible de gestionar documentos desde cualquier lugar, sin necesidad de infraestructura ni de recurrir regularmente a la asistencia de expertos en informática. La aplicación móvil es gratuita y no hay límite en cuanto al número de usuarios o dispositivos conectados. Los únicos costes son los derivados del consumo de datos y una cuota de suscripción mensual por cada impresora conectada. Digitalización o impresión: tú eliges.

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