5 cosas que no sabes que ocurren en tu lugar de trabajo
11/08/2020
Dime si te suena: vas a la sala de fotocopias y, como ya hay dos personas allí, decides relajarte y unirte a la conversación, o al menos pasar un rato sin pensar en lo que deberías estar haciendo.
O bien, en tu edificio, planta o campus, tienes una impresora/copiadora/escáner compartidos (que llamamos impresoras multifunción o MFP para abreviar), y más veces de las que puedes recordar, has tenido que rebuscar entre la pila de trabajos de impresión que están en la bandeja de reciclaje para encontrar tu documento.
O lo que sea que hayas impreso ya no está y tienes que volver a tu escritorio y reenviar el trabajo, esta vez corriendo como un loco de vuelta al MFD antes de que alguien más llegue allí.
Estos equipos multifunción, impresoras, escáneres, copiadoras, todos forman parte del servicio de impresión gestionado (MPS) de su empresa, escuela u oficina, y las organizaciones con visión de futuro utilizan una solución de software que simplifica y optimiza todo ello.
1. Cada dispositivo es suyo
Ahora imagina que no tienes tiempo para hablar de tus planes para el próximo fin de semana y que necesitas entregar un documento a tu jefe para que pueda cerrar un contrato importante. Te asomas a la sala de fotocopias y ves a las mismas dos personas charlando despreocupadamente y la máquina zumbando, así que caminas por el pasillo hasta la máquina menos utilizada. Te conectas a la máquina e imprimes el documento a tiempo para entregárselo a tu jefe para la reunión.
Con las soluciones de software MPS, todos los dispositivos de su oficina están disponibles y no tiene que esperar en la cola para hacer su trabajo, y rápido.
2. Seguridad total de los documentos
Con la impresión pull, no sólo puede acceder a todos los dispositivos multifunción, sino que sus documentos permanecen en sus manos. Pulse Control-P y relájese (sin necesidad de correr por el pasillo para acceder a ese documento confidencial). Con las soluciones MPS, al pulsar "control-P", el trabajo se envía a través de la red al servidor y permanece allí hasta que usted va físicamente a la impresora y "tira" del trabajo al equipo multifunción al que vaya. Sólo tiene que iniciar sesión con su tarjeta de identificación, PIN o dispositivo móvil, y la máquina extrae el trabajo del servidor y lo entrega de forma segura en sus manos.
Ahora puede acudir a cualquier impresora, copiadora o escáner de su red MPS con confianza y ha eliminado una de las pequeñas molestias que pueden estropear un buen día, además de ahorrar tiempo y dinero en el proceso.
3. A su medida
Entonces, ¿recuerdas esa impresora poco conocida a la que tuviste que acudir porque en la sala de fotocopias había cola de gente? No utilizas esa impresora muy a menudo, y la sensación de temor al acercarte a ella se apodera de ti porque el pequeño panel de la máquina es completamente diferente al grande de la sala de fotocopias. Cada impresora, escáner y fotocopiadora tiene un "panel" diferente (más conocido como interfaz de usuario). ¿Cuántas veces ha tenido que ajustar el color o el tamaño en una nueva interfaz de usuario y ha tenido que probar y equivocarse durante cuatro o cinco copias antes de conseguirlo? Con una solución MPS, el pequeño panel de cada impresora multifunción se convierte en una interfaz de usuario del tamaño de una tableta personalizada según sus necesidades específicas.
Si es profesor de arte y necesita poder imprimir en color o en varios tamaños y formatos, una solución MPS puede ofrecerle estas funciones en una interfaz fácil de manejar (piense en aplicaciones de apuntar y hacer clic). No hay confusión, y todos los dispositivos, independientemente del modelo y la marca, se comportarán siempre igual, según sus necesidades.
4. Escanéalo, no lo atasques
El jefe necesita ese documento... pero está al otro lado del campus, en otra planta o en otro país en tu oficina satélite... no te preocupes. Con las soluciones MPS, puede ir a la impresora multifunción, imprimir el documento, firmarlo y escanearlo para enviárselo a su jefe en la oficina de Singapur (usted está en Barcelona), que podrá imprimirlo a todo color. O bien, tienes todas las fotos de tus vacaciones en tu unidad USB y, como no puedes utilizar los recursos de la empresa para imprimirlas, simplemente las conectas y las envías a tu carpeta de vacaciones de Google Drive. Mejor aún, si eres profesor y tienes que entregar una guía de estudio a tus alumnos de ciencias... escanéala y coloca una copia en las carpetas de red de su centro y haz tu parte -y la de tu centro- para reducir tu huella de carbono.
Las funciones de escaneado a correo electrónico, nube y carpetas de red de las soluciones de software MPS pueden transformar su forma de concebir la distribución de la información.
5. Ir "sin conductor
¿Alguna vez has ido a tu puesto de trabajo, escritorio u oficina y has pulsado "control-P", has ido a la impresora para cogerlo y no estaba? Sabes que le has dado a "enter". No lo ves en la papelera de reciclaje, no hay nadie, no puede haberse ido solo. Así que vuelves a tu escritorio para volver a imprimir y te das cuenta de que tus impresoras han desaparecido. Todos esos nombres de impresoras están conectados mediante controladores y ahora necesitas que venga un informático a reinstalarlos, pero todo el mundo se ha ido a casa por hoy. Con la impresión sin controladores puedes enviar tus tareas a un correo electrónico designado en el servidor y luego ir a la impresora y recuperarlo.
La impresión sin conductor, móvil y para invitados significa que no tendrá que volver a estresarse por realizar tareas rutinarias en su MPS.
Para llevar
Es probable que su organización disponga de un MPS, o al menos de una red de impresoras, escáneres y copiadoras, y que la mayoría de ellos no los esté rastreando, optimizando o utilizando en todo su potencial. Una solución como MyQ Solution hace precisamente eso. De hecho, el 90% de las empresas no saben cuánto gastan en impresión y copiado, los departamentos de TI dedican hasta el 20% de su tiempo a ocuparse de su MPS y el 65% de los documentos impresos se tiran a la papelera de reciclaje.
Las organizaciones con visión de futuro entienden que la optimización de los flujos de trabajo aumenta los beneficios, hace más felices a los empleados y alivia las responsabilidades, ya de por sí cargadas de estrés, de los departamentos de TI. Saben que son los detalles los que marcan la diferencia y las sitúan por delante de la competencia.
La supervisión del uso de impresoras es un elemento básico en los departamentos de TI de todas las grandes empresas. El software de gestión de impresión que utiliza una organización debe facilitar al máximo la generación de informes de impresión precisos.
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