Gestión de impresión asequible para PYME

Incluso cuando el texto en papel pierde lentamente popularidad, el estudio de mercado de IDC estima que en 2025 se seguirán imprimiendo hasta 4,4 millones de páginas por minuto en todo el mundo. Independientemente de si se trata de una gran corporación o de una empresa más pequeña, la gente seguirá recurriendo a las impresoras para crear notas publicadas y sus documentos contables.

En cuanto al cómo, las pequeñas y medianas empresas (PYME) que no quieren invertir en una costosa infraestructura informática tienen ahora la opción de poner su seguridad e impresión en manos de una solución flexible en la nube. Luego está la cuestión del dónde, ya que una plantilla móvil e híbrida pone a prueba los límites de la red de oficina tradicional.

Controle sus impresoras

Cuando una empresa quiere tener el control de su impresión, suele poner la gestión de los trabajos de impresión en manos de una solución de impresión. Este software garantiza el buen funcionamiento del procesamiento de documentos en impresoras (multifunción), simplifica su control, asegura los trabajos de impresión y ayuda a contabilizar los costes y el mantenimiento. Estas soluciones de impresión in situ suelen requerir una inversión en un servidor de impresión y una infraestructura informática más sólida. Esto puede hacer dudar a las PYMES sobre si merece la pena invertir en un sistema de este tipo.

Sin embargo, adoptar un enfoque ad hoc de la impresión puede acarrear otros costes significativos. Estos pueden ser en forma de fuga de datos de impresoras inseguras o de horas de trabajo perdidas por los usuarios al configurar tediosamente, por ejemplo, los parámetros de impresión y escaneado en lugar de realizar actividades más productivas. La respuesta a un procesamiento de documentos barato, seguro y flexible está en las tecnologías en la nube (no sólo) para pequeñas empresas.

Movimiento móvil hacia la nube

La popularidad de la nube sigue aumentando y no es de extrañar. Permite a las empresas transferir procesos de trabajo y datos a servidores ajenos, ahorrándoles dolores de cabeza y costes en el departamento de TI. Con la migración a la nube, eliminan algunos de los costes de la infraestructura de impresión y pueden suscribirse a la gestión de impresión como servicio. Y como cada vez son más frecuentes las modalidades de trabajo híbridas -con personas dentro y fuera de la oficina-, es más fácil entender la lógica de una oficina digital en la que se puede "desempaquetar" la oficina y colaborar con los compañeros en un instante. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.

Aquí es donde entra MyQ Roger, el asistente digital inteligente para el lugar de trabajo. Es un SaaS (software como servicio) que utiliza su dispositivo móvil como plataforma. Como aplicación intuitiva para dispositivos móviles y paneles de control de impresoras, proporciona a los usuarios una impresión y un escaneado flexibles, pero sin necesidad de infraestructura ni servidores locales. Funciona al 100% en la nube pública y puede conectarse directamente a su almacenamiento en la nube.

Es móvil y sin fisuras 

Entonces, ¿cómo podría ser un proceso de gestión de documentos basado en la nube en una PYME?

Imaginemos un pequeño fabricante de bienes de consumo con recogida diaria. El back office prepara los albaranes necesarios por la tarde, que el conductor imprime a la mañana siguiente en la impresora del almacén. El conductor entrega la mercancía al cliente, que firma el albarán. Normalmente, el conductor lo guardaba en una carpeta y lo entregaba todo en la oficina por la tarde. Pero ahora, puede abrir la aplicación MyQ Roger , activar una acción de escaneado preestablecida con un solo clic, capturar el documento con su teléfono móvil y guardarlo en una carpeta específica en línea, por ejemplo, OneDrive de la empresa. A partir de ahí, el departamento de contabilidad recibe una notificación automática (pueden configurarla fácilmente con Power Automate) del nuevo archivo y puede procesarlo de inmediato.

Eso es sólo el principio. El fabricante también puede utilizar MyQ Roger para escanear la factura de un proveedor al recibir mercancías. El reconocimiento óptico de caracteres(OCR) de la aplicación puede convertir el texto en un PDF con capacidad de búsqueda y guardarlo en una carpeta en la nube. El departamento de contabilidad puede simplemente copiar la información del PDF al sistema contable. Los representantes de ventas también pueden enviar documentos en papel escaneados (recibos o pedidos confirmados) al almacenamiento en la nube de la empresa mientras están de viaje de negocios. Incluso es posible buscar un término específico en el archivo escaneado, en el almacenamiento en la nube o directamente en la aplicación móvil.

Imprimir tampoco es un problema. Los usuarios pueden poner documentos en una cola de impresión directamente con MyQ Roger -archivos de un ordenador o incluso tomados directamente de la nube, por ejemplo, Google Drive- y enviarlos a la impresora. Pueden elegir entre imprimir los archivos directamente o recogerlos de forma segura con la impresión pull iniciando sesión en el panel de la impresora a través de la aplicación. La integración es una parte integral del paquete, ya que MyQ Roger encaja con servicios de pago como Microsoft 365 y con otros gratuitos como Google Drive o Dropbox.

MyQ Roger representa una forma completamente nueva y flexible de procesar documentos desde cualquier lugar , y una forma de hacerlo sin necesidad de infraestructura ni de contar con la asistencia periódica de expertos en TI. La aplicación móvil es gratuita y no hay límite de usuarios ni de dispositivos conectados. Los únicos costes financieros son los de los datos utilizados y una cuota de suscripción mensual por cada impresora conectada. Digitalización o impresión, la elección es suya.

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