El rostro de la digitalización
en las empresas actuales

Significa copiar de forma aparentemente interminable direcciones, importes y contactos en una hoja de cálculo de Excel, introducir cientos de dígitos en diversos sistemas contables, etcétera. Si has pasado por esto, sabes de lo que hablamos. Cuando se trata de un puñado de documentos, puede considerarse un ejercicio de estiramiento para los dedos. Pero a medida que crecen las pilas de papeles que hay que procesar, no sólo aumenta proporcionalmente la carga carpiana, sino también el tedio de un trabajo desmotivador y monótono para los empleados, que da más margen para el error y les priva de un tiempo que podrían emplear de forma más provechosa.

Del papel al sistema

Un buen ejemplo de documento repleto de información es una factura. Casi todas las empresas necesitan introducir las facturas en algún tipo de sistema interno, por lo que la transcripción de los datos a formato digital es un requisito obvio. Lo mismo ocurriría, por ejemplo, con los contratos, con cuyo contenido hay que seguir trabajando, ya sea en una empresa comercial o en un banco. Por supuesto, la mayoría de estos documentos se escanean, pero el simple hecho de escanear un documento físico y crear una copia electrónica del mismo no es, desde luego, el final del asunto cuando se trata de la digitalización moderna.

Hace varios años, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres ( OCR ) vino en ayuda de la transcripción manual, permitiendo extraer información textual de un documento escaneado y convertirla en formato editable. Así que ahora, el contable saca la factura del sobre, la escanea, el OCR "tritura" la información del papel en formato DOCX o PDF, y luego es posible seguir trabajando con ella en el ordenador. Aunque los dedos de los contables respiren aliviados, aún les esperan muchos clics y operaciones manuales.

Digitalización con todas las comodidades

El procesamiento de datos físicos en formato electrónico puede realizarse con una elegancia aún mayor. La principal misión de MyQ es ayudar a sus usuarios a centrarse en lo que mejor saben hacer, por lo que les proporciona una digitalización y automatización modernas a la hora de trabajar con documentos. Con la versión más avanzada de Ultimate de la familia MyQ X, lo único que tiene que hacer un empleado es pulsar un único botón en el panel de la impresora y los datos del documento en papel acabarán exactamente donde deben, ya sea el destino el almacenamiento en la nube o un sistema ECM/DMS.

MyQ X escaneará el documento, lo pasará por un OCR avanzado y, a continuación, enviará los datos extraídos directamente a los campos pertinentes, como en una base de datos o una tabla. El sistema es capaz de reconocer las zonas que deben ser escaneadas y convertidas - yendo mucho más allá del texto - reconociendo sellos, firmas, campos de verificación, códigos de barras e incluso códigos QR. Esta funcionalidad de MyQ X Ultimate en el procesamiento de facturas, así como formularios, cartas y otros documentos estandarizados, será apreciada por organismos gubernamentales, bancos y todo tipo de mostradores de servicios.

La guinda del pastel digital es que el software puede reconocer de qué tipo de documento se trata, por lo que el empleado no tiene que clasificar nada. Simplemente coloca todos los documentos en el alimentador y MyQ los transporta por sí solo hasta su destino virtual. Es la auténtica digitalización de documentos del siglo XXI.

De archivador a icono

Con el cambio cada vez más rápido al espacio digital, también están desapareciendo los elementos habituales de toda oficina tradicional: los armarios gigantes llenos de carpetas y archivadores. Estos guardianes de cartón de contratos, facturas y cartas están adoptando poco a poco la forma de cubiertas de carpetas virtuales. Los materiales en papel, como recibos o formularios de gastos de viaje, ya no tienen por qué llenar los bolsillos de plástico de las carpetas; basta con cargarlos en carpetas virtuales de almacenamiento electrónico. Aquí, los empleados pueden guardarlos ellos mismos y ponerlos a disposición de otros compañeros.

Por supuesto, compartir archivos en la red local no es nada nuevo. Sin embargo, incluso esto necesita revitalizarse y adaptarse a los nuevos lugares de trabajo, llamados híbridos, en los que los empleados trabajan alternativamente en la oficina y a distancia. El acceso remoto y las redes privadas virtuales (VPN) con niveles fluctuantes de fiabilidad o elevados costes de funcionamiento probablemente no sean la solución ideal. Por eso están ganando terreno las tecnologías en la nube, que permiten un acceso fiable a los datos corporativos allí donde haya una conexión a Internet. Basta con conectarse de forma segura al servicio en la nube para colaborar sin problemas con los compañeros, aunque estén a 300 km de distancia.

Imprima y escanee cómodamente desde su teléfono 

Los cambios en nuestra forma de trabajar también han afectado al procesamiento de documentos, que hasta ahora dependía de la presencia física de una fotocopiadora en la oficina, algo que puede ser un obstáculo para las personas que trabajan desde casa. También en este caso, la nube puede ofrecer flexibilidad y comodidad. Permite poner literalmente toda la oficina en el bolsillo y gestionar los documentos desde cualquier lugar, directamente desde un teléfono móvil, ya sea escaneando o preparando los documentos para su impresión. La aplicación móvil MyQ Roger le ofrece la posibilidad de gestionar sus necesidades de escaneado e impresión cómodamente desde su teléfono. 

Por ejemplo, puedes escanear un pedido o un albarán que acabas de firmar en una reunión con un socio directamente con la cámara de tu móvil y enviarlo a una carpeta compartida en OneDrive de la empresa, desde donde puede ser asumido por logística y otros departamentos. O quizá hay documentos de tu superior que tienes que firmar apilados en la oficina de casa. No tienes que anotarlos en ningún sitio: en la aplicación MyQ Roger, puedes encontrarlos inmediatamente en la nube de trabajo y enviarlos a la cola de impresión desde la comodidad de tu salón. Cuando llegues a la oficina, inicia sesión en una impresora que ejecute MyQ Roger con tu teléfono móvil y libera los documentos de la cola de forma segura. Cuando quieras seguir trabajando con la impresora, sólo tienes que decirle lo que puede hacer por ti desde tu teléfono.

Como auténtico asistente digital inteligente en el lugar de trabajo, MyQ Roger funciona íntegramente en la nube pública, para que lo tengas a mano vayas donde vayas. Además, es una plataforma abierta que está en constante expansión, implementando nuevas herramientas y dando a sus usuarios cada vez más espacio para trasladarse al entorno digital.

MyQ convierte la verdadera digitalización y gestión de documentos en cuestión de unos pocos clics. En la oficina, MyQ X Ultimate se encargará de la digitalización precisa y la clasificación automática de los datos en los cajones adecuados del sistema, y si quiere dar una nueva dimensión a la cooperación en la nube con los compañeros, MyQ Roger está aquí para su teléfono.

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