Saint Gabriel – Saint Michel moderniza la impresión con MyQ X
Problema
La institución educativa Saint Gabriel – Saint Michel fue fundada en 1838 por la Orden de los Hermanos de Saint Gabriel. Con una arquitectura singular, está ubicada en Saint-Laurent-sur-Sèvre, en la región de Vendée, dentro de un campus de 19 hectáreas. La institución integra una escuela secundaria, un bachillerato general y tecnológico, un bachillerato profesional especializado en industria y seguridad, un bachillerato profesional de peluquería y estética, programas de educación superior y un centro de formación.
Cuenta con 1,650 alumnos y estudiantes, incluidos 350 internos y 240 empleados entre personal docente, técnico y administrativo.
La institución buscaba reducir sus costes mediante la racionalización de una flota de impresión muy heterogénea e implementar un sistema de gestión y supervisión de dicha flota. Además, al utilizar tabletas como herramienta de trabajo y mantener un enfoque innovador, también estaba interesada en incorporar la impresión móvil.
Desde 2002, la organización contaba con 150 dispositivos de impresión monocromáticos y a color (impresoras láser, de inyección de tinta, fotocopiadoras y equipos multifunción), lo que generaba elevados costes de consumibles y mantenimiento. Para reducir estos costes y optimizar la gestión documental, fue necesario racionalizar la flota de impresión e implementar un sistema de gestión y supervisión. Esta decisión representó un reto, especialmente para el personal, que tuvo que renunciar a las impresoras personales de oficina y autenticarse cada vez que liberaba un trabajo de impresión.
Solución
Además de sustituir la flota existente por una impresora multifunción a color de alto volumen para el centro de reprografía y dos equipos adicionales para el personal docente en la sala central, se instalaron 25 impresoras multifunción A3 a color en ubicaciones estratégicas para el personal administrativo, docentes y estudiantes, así como 10 impresoras multifunción A4 monocromáticas en oficinas alejadas de las áreas centrales. Printsys, socio de Kyocera Document Solutions y especialista en gestión documental, implementó la solución de gestión de impresión MyQ, que permitió a la institución configurar el seguimiento de los trabajos de impresión.
Beneficios
Esta modernización tecnológica representó una transformación significativa para la institución. Al permitir que los usuarios liberen sus trabajos de impresión en el equipo multifunción más adecuado y disponible según sus necesidades, también se reducen el consumo de papel y de tóner.
Las tarjetas de identificación existentes facilitan la liberación de impresiones y simplifican la gestión documental. Además, los trabajos que permanecen más de tres días en la cola de impresión del servidor se eliminan automáticamente.
La autenticación antes de la liberación de documentos también garantiza una impresión segura. Asimismo, profesores y estudiantes ahorran tiempo al imprimir de forma sencilla y directa desde sus tabletas, independientemente de dónde se encuentren.
"Printsys nos brindó un excelente apoyo durante todo el proyecto. El equipo escuchó atentamente nuestras necesidades, y valoramos especialmente su disponibilidad y capacidad de respuesta. La solución de gestión de impresión MyQ implementada en nuestra institución fue una verdadera revolución. Más allá del ahorro obtenido, representa una mejora significativa en la experiencia de los usuarios."
Benoit Chevrier, Responsable de TI
Puntos clave
- Reducción del consumo de papel en un 35%
- Homogeneización de la flota y reducción del consumo de suministros, apoyadas por la implementación de cuotas de impresión (500 impresiones a color para profesores)
- Implementación de la impresión móvil