El coste oculto de las implementaciones de impresoras a gran escala

A medida que las organizaciones crecen, avanzan hacia el trabajo híbrido y se expanden por diferentes ubicaciones, la implementación de impresoras deja de ser una pequeña tarea operativa. Se convierte en una fuente constante de fricciones y en un gasto costoso que es fácil pasar por alto. El 41 % de las organizaciones mencionan el alto costo de mantener los sistemas heredados como un problema principal, según los estudios de IDC.  

Cómo se gestionan hoy en día las implementaciones de impresoras

En muchos entornos, la implementación de impresoras sigue basándose en métodos conocidos: políticas de grupo, instalaciones manuales y scripts personalizados. Estos enfoques se utilizan ampliamente y se comprenden bien. También comparten las mismas limitaciones. Nunca se diseñaron para escalar con elegancia.

Las políticas de grupo requieren una planificación cuidadosa y actualizaciones frecuentes. Los scripts suelen resolver un problema cada vez, pero luego se van desmoronando a medida que cambian los sistemas operativos o evolucionan los entornos. Las instalaciones manuales siguen siendo la opción alternativa, que a menudo requiere la intervención remota o la presencia física de alguien.  

Todo esto funciona hasta que deja de hacerlo. Y cuando deja de funcionar, el esfuerzo necesario para mantener las cosas en marcha aumenta de forma desproporcionada.

La escala cambia la naturaleza del problema.

Cuando una organización opera en varios edificios, campus o países, la implementación de impresoras se vuelve menos predecible. Los usuarios se desplazan entre distintas ubicaciones. Las funciones cambian. Los dispositivos se trasladan. Los ordenadores portátiles y los teléfonos inteligentes personales entran en los entornos corporativos a través de las políticas BYOD.

Cada cambio introduce otra excepción. Otra regla. Otra solución alternativa. 

Un nuevo empleado se incorpora y acaba con un acceso incorrecto a la impresora. Un departamento se traslada y la mitad de las colas ya no tienen sentido. Un trabajador remoto necesita acceso a la impresora, pero las restricciones de seguridad complican la configuración. Un ejecutivo viaja y descubre que se imprimen documentos confidenciales en dispositivos compartidos. 

Ninguno de estos escenarios es inusual. Son realidades cotidianas en las organizaciones modernas.

La carga operativa para los equipos de TI

Los responsables de TI soportan la mayor parte de esta carga. Los equipos de TI tienen que mantener scripts que requieren una atención constante. Reconstruyen políticas para cada nueva ubicación. Responden a tickets que son sencillos pero repetitivos.

Muchas correcciones aún requieren trabajo in situ. Alguien debe intervenir manualmente para corregir lo que es, en esencia, un problema de implementación. Con el tiempo, esto consume horas que podrían dedicarse a proyectos de mayor impacto.

La implementación de impresoras se convierte en un punto débil conocido. No porque los equipos estén fallando, sino porque las herramientas y los modelos en los que se basan ya no se ajustan al funcionamiento real de las organizaciones.

El impacto financiero se acumula silenciosamente.

Desde una perspectiva financiera, el coste de una implementación ineficiente de las impresoras rara vez se refleja de forma clara. Se manifiesta en mano de obra de TI, gastos generales de asistencia técnica, retrasos en la puesta en marcha de las oficinas y plazos de proyecto prolongados. 

Cada nueva oficina requiere un esfuerzo adicional. Cada cambio conlleva un riesgo. Cada paso manual aumenta la probabilidad de error.

Individualmente, estos costes pueden parecer manejables. Con el tiempo, se acumulan. Especialmente en organizaciones grandes o distribuidas, la implementación de impresoras se convierte en una carga silenciosa para la eficiencia operativa. 

La seguridad y la privacidad son más difíciles de controlar de lo que deberían ser.

Para los equipos de liderazgo, los riesgos más preocupantes suelen ser los menos visibles. 

Las colas compartidas pueden dar lugar en ocasiones a que se utilice la impresora equivocada en la ubicación incorrecta. Las configuraciones erróneas pueden enviar documentos confidenciales al dispositivo equivocado. Los dispositivos personales difuminan la línea entre las redes corporativas de confianza y los entornos no gestionados.

Los ejecutivos se enfrentan a un reto único. Trabajan en diferentes ubicaciones y manejan información confidencial que no admite errores. Sin embargo, la mayoría de los enfoques de implementación los tratan como a cualquier otro usuario, basándose en convenciones en lugar de garantías.

Cuando algo sale mal, el impacto va más allá de las molestias. Afecta a la confianza, al cumplimiento normativo y a la reputación.

El BYOD y el trabajo híbrido ponen de manifiesto las deficiencias

Los entornos BYOD, especialmente las universidades, los campus y las grandes empresas, ponen de relieve estos problemas aún más claramente. Miles de usuarios. Cientos de impresoras. Tolerancia mínima a las fricciones.

Los usuarios esperan poder instalar e imprimir rápidamente. Los equipos de TI deben garantizar la seguridad, la separación y la coherencia. El resultado suele ser un mosaico de instaladores, instrucciones y excepciones que solo funciona porque alguien lo mantiene constantemente.

El trabajo híbrido añade otra capa. La impresión ya no está vinculada a una sola red o edificio. El acceso debe seguir a los usuarios, mientras que el control debe seguir estando centralizado. 

El 48 % de los clientes afirma que uno de los principales retos es que los empleados no pueden imprimir eficazmente desde casa, según IDC. 

¿Por qué persisten estos puntos débiles?

Estos problemas persisten no por falta de esfuerzo, sino porque la implementación de impresoras sigue considerándose una tarea de configuración puntual.

Las organizaciones modernas necesitan algo diferente. Un modelo que se adapte a los usuarios, las funciones y las ubicaciones. Uno que reduzca la intervención manual en lugar de trasladarla a otros ámbitos.

Sin ese cambio, los equipos de TI se ven obligados a optimizar en torno a las limitaciones. Pueden hacer que las cosas sean más rápidas o seguras, pero no fundamentalmente más sencillas. 

Se avecina un cambio. 

En toda la infraestructura de TI, existe una clara tendencia hacia la automatización y la estandarización. La gestión de la impresión está empezando a seguir la misma dirección. 

En MyQ, llevamos bastante tiempo trabajando con organizaciones que se enfrentan precisamente a estos retos. Empresas globales. Grandes campus. Entornos híbridos en los que los modelos de implementación tradicionales ya no son válidos. 

Lo que estamos preparando aborda estos puntos débiles en su esencia. No añadiendo complejidad, sino eliminando gran parte de lo que hace que la implementación de impresoras sea tan frágil hoy en día. 

Está diseñado para reducir el tiempo de implementación, disminuir los gastos generales operativos y reforzar la seguridad sin aumentar la fricción. Además, refleja cómo operan realmente las organizaciones modernas. 

Pronto habrá más detalles.

Por ahora, basta con decir lo siguiente: los problemas aquí descritos son reales, generalizados y requieren desde hace tiempo una solución mejor. Y esa solución está más cerca de lo que cabría esperar.