El coste oculto de la implantación de impresoras a gran escala

A medida que las organizaciones crecen, adoptan modelos de trabajo híbridos y se expanden a diferentes ubicaciones, la gestión de las impresoras deja de ser una simple tarea operativa. Se convierte en una fuente constante de problemas y en un gasto considerable, aunque a menudo se pase por alto. El 41 % de las organizaciones señala el elevado coste que supone el mantenimiento de los sistemas heredados como uno de los principales problemas, según los estudios de IDC.  

Cómo se gestionan hoy en día las implementaciones de impresoras

En muchos entornos, la implementación de impresoras sigue basándose en métodos tradicionales: directivas de grupo, instalaciones manuales y scripts personalizados. Estos métodos son muy habituales y se conocen bien. Sin embargo, comparten las mismas limitaciones: nunca se diseñaron para adaptarse a una mayor escala.

Las políticas de grupo requieren una planificación cuidadosa y actualizaciones frecuentes. Los scripts suelen resolver un problema cada vez, pero luego se van desmoronando a medida que cambian los sistemas operativos o evolucionan los entornos. Las instalaciones manuales siguen siendo la opción alternativa, que a menudo requiere la intervención remota o la presencia física de alguien.  

Todo esto funciona hasta que deja de hacerlo. Y cuando deja de funcionar, el esfuerzo necesario para mantener las cosas en marcha aumenta de forma desproporcionada.

La escala cambia la naturaleza del problema.

Cuando una organización opera en varios edificios, campus o países, la gestión de las impresoras se vuelve menos predecible. Los usuarios se desplazan de un lugar a otro. Las funciones cambian. Los dispositivos se trasladan de un sitio a otro. Los ordenadores portátiles y los teléfonos inteligentes personales se incorporan a los entornos corporativos a través de políticas de «traiga su propio dispositivo» (BYOD).

Cada cambio introduce otra excepción. Otra regla. Otra solución alternativa. 

Un nuevo empleado se incorpora a la empresa y acaba teniendo acceso a la impresora equivocada. Un departamento se traslada y la mitad de las colas de impresión ya no tienen sentido. Un teletrabajador necesita acceso a la impresora, pero las restricciones de seguridad complican la configuración. Un directivo viaja y descubre que se están imprimiendo documentos confidenciales en dispositivos compartidos. 

Ninguno de estos escenarios es inusual. Son realidades cotidianas en las organizaciones modernas.

La carga operativa para los equipos de TI

Los responsables de TI soportan la mayor parte de esta carga. Los equipos de TI tienen que mantener scripts que requieren una atención constante. Reconstruyen políticas para cada nueva ubicación. Responden a tickets que son sencillos pero repetitivos.

Muchas correcciones aún requieren trabajo in situ. Alguien debe intervenir manualmente para corregir lo que es, en esencia, un problema de implementación. Con el tiempo, esto consume horas que podrían dedicarse a proyectos de mayor impacto.

La implementación de impresoras se convierte en un punto débil conocido. No porque los equipos estén fallando, sino porque las herramientas y los modelos en los que se basan ya no se ajustan a la forma en que funcionan realmente las organizaciones.

El impacto financiero se acumula silenciosamente.

Desde un punto de vista financiero, el coste de una implementación ineficaz de las impresoras rara vez se hace evidente de forma clara. Se refleja en los costes de personal de TI, los gastos generales de asistencia técnica, los retrasos en la puesta en marcha de las oficinas y la prolongación de los plazos de los proyectos. 

Cada nueva oficina requiere un esfuerzo adicional. Cada cambio conlleva un riesgo. Cada paso manual aumenta la probabilidad de error.

Por separado, estos costes pueden parecer asumibles. Sin embargo, con el tiempo se acumulan. Especialmente en organizaciones grandes o con sedes distribuidas, la implantación de impresoras se convierte en un lastre silencioso para la eficiencia operativa. 

La seguridad y la privacidad son más difíciles de controlar de lo que deberían ser.

Para los equipos de liderazgo, los riesgos más preocupantes suelen ser los menos visibles. 

Las colas compartidas pueden provocar, en ocasiones, que se utilice una impresora incorrecta en una ubicación inadecuada. Los errores de configuración pueden hacer que se envíen documentos confidenciales al Dispositivo equivocado. Los dispositivos personales difuminan la línea divisoria entre las redes corporativas de confianza y los entornos no gestionados.

Los ejecutivos se enfrentan a un reto singular. Trabajan en distintas ubicaciones y manejan información confidencial en la que no se pueden permitir cometer errores. Sin embargo, la mayoría de los enfoques de implementación los tratan como a cualquier otro usuario, basándose en convenciones en lugar de en garantías.

Cuando algo sale mal, el impacto va más allá de las molestias. Afecta a la confianza, al cumplimiento normativo y a la reputación.

El BYOD y el trabajo híbrido ponen de manifiesto las deficiencias

Los entornos BYOD, especialmente las universidades, los campus y las grandes empresas, ponen de relieve estos problemas aún más claramente. Miles de usuarios. Cientos de impresoras. Tolerancia mínima a las fricciones.

Los usuarios esperan poder instalar e imprimir rápidamente. Los equipos de TI deben garantizar la seguridad, la separación y la coherencia. El resultado suele ser un mosaico de instaladores, instrucciones y excepciones que solo funciona porque alguien lo mantiene constantemente.

El trabajo híbrido añade una nueva dimensión. La impresión ya no está limitada a una sola red edificio. El acceso debe seguir a los usuarios, mientras que el control debe seguir siendo centralizado. 

El 48 % de los clientes afirma que uno de los principales retos es que los empleados no pueden imprimir eficazmente desde casa, según IDC. 

¿Por qué persisten estos puntos débiles?

Estos problemas persisten no por falta de esfuerzo, sino porque la implementación de impresoras sigue considerándose una tarea de configuración puntual.

Las organizaciones modernas necesitan algo diferente. Un modelo que se adapte a los usuarios, las funciones y las ubicaciones. Uno que reduzca la intervención manual en lugar de trasladarla a otros ámbitos.

Sin ese cambio, los equipos de TI se ven obligados a optimizar en torno a las limitaciones. Pueden hacer que las cosas sean más rápidas o seguras, pero no fundamentalmente más sencillas. 

Se avecina un cambio. 

En toda la infraestructura de TI, existe una clara tendencia hacia la automatización y la estandarización. La gestión de la impresión está empezando a seguir la misma dirección. 

En MyQ, llevamos bastante tiempo trabajando con organizaciones que se enfrentan precisamente a estos retos. Empresas globales. Grandes campus. Entornos híbridos en los que los modelos de implementación tradicionales ya no son válidos. 

Lo que estamos preparando aborda estos puntos débiles desde la raíz. No añadiendo complejidad, sino eliminando gran parte de lo que hace que la implementación de impresoras resulte tan delicada en la actualidad. 

Está diseñado para reducir el tiempo de implementación, disminuir los gastos generales operativos y reforzar la seguridad sin aumentar la fricción. Además, refleja cómo operan realmente las organizaciones modernas. 

Pronto habrá más detalles.

Por ahora, basta con decir lo siguiente: los problemas aquí descritos son reales, generalizados y requieren desde hace tiempo una solución mejor. Y esa solución está más cerca de lo que cabría esperar.