Sécurité et conformité : mise en place d'Impression sécurisée s et de flux de travail documentaires dès le départ

Alors que l'on accorde beaucoup d'attention à la sécurisation des terminaux, des applications et des services d'cloud , les flux de travail liés à l'impression et aux documents peuvent facilement passer inaperçus s'ils ne bénéficient pas du même niveau de protection. Le coût moyen d'une fuite de données liée à l'impression s'élève à environ 820 000 £, pouvant atteindre plus de 1,3 million de livres sterling dans certains secteurs.

Les utilisateurs souhaitent comprendre comment MyQ protège les documents, comment les vulnérabilités sont traitées, comment les certificats SSL/TLS doivent être gérés et quelles sont les meilleures pratiques en matière de sécurité à respecter, que ce soit lors du déploiement ou de la maintenance de leur environnement.

La sécurité commence bien avant que l'on appuie sur le bouton « Imprimer »

Lorsque l'on évoque la sécurité de l'impression, on imagine souvent l'Impression sécurisée -release sur un appareil multifonction. Bien qu'il s'agisse d'un niveau de protection important, ce n'est qu'un élément parmi d'autres dans un ensemble beaucoup plus vaste.

Un flux de travail sécurisé des documents commence dès qu’unUtilisateur envoie une tâche d’impression ou de numérisation et se poursuit à chaque étape du cycle de vie du document. Cela inclut l’ Authentification, la communication chiffrée, le stockage sécurisé, le contrôle d’accès, la validation des documents, l’audit et l’intégration avec des systèmes externes.

Plutôt que de s'appuyer sur une seule fonctionnalité de sécurité, les environnements d'impression modernes tirent parti de plusieurs niveaux de protection fonctionnant de concert. Cette approche de « défense en profondeur » contribue à réduire les risques tout en favorisant l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire. 

La sécurité est intégrée à l'MyQ X architecture 

La sécurité est un principe fondamental d'MyQ X, et non une fonctionnalité optionnelle.

La plateforme est conçue pour protéger les flux de documents tout au long de leur cycle de vie en combinant une « Authentification » sécurisée, des communications chiffrées, la protection des données, des contrôles administratifs et un système d'audit complet.

Le MyQ livre blanc de X Security décrit cette approche comme visant à protéger l'infrastructure, le flux de travail documentaire et les documents imprimés au sein d'un écosystème de sécurité interconnecté.

Cela inclut notamment les fonctionnalités suivantes : 

• Impression sécurisée diffusion via Utilisateur Authentification 

• Plusieurs méthodes d'Authentification , y compris l' à deux facteurs Authentification 

• Chiffrement des données en transit et au repos 

• Droits d'accès configurables à « Administrateur » 

• Journaux d'audit permettant de suivre les modifications administratives 

• Fonctionnalités de confidentialité destinées à protéger les informations contenues dans les documents 

• Intégration avec les autorités de certification de l'entreprise 

• Traitement par filigrane et traçabilité des documents, le cas échéant

Ensemble, ces mesures aident les organisations à sécuriser à la fois leur infrastructure et leurs flux de travail quotidiens liés aux documents. 

Une certification indépendante renforce le dispositif de sécurité d’ MyQ 

Les affirmations en matière de sécurité ont davantage de poids lorsqu’elles sont étayées par une certification indépendante. MyQ est certifié ISO/IEC 27001:2022, ce qui confirme que l’entreprise met en œuvre un système structuré de gestion de la sécurité de l’information visant à identifier, gérer et réduire les risques liés à la sécurité de l’information.

Cette certification couvre les principaux aspects des activités d'MyQ, notamment la conception et le développement de MyQ X et MyQ Roger , la protection des informations clients, le service client et la gestion des tickets, l'hébergement, la gestion des accès, la surveillance, la réponse aux incidents, ainsi que les évaluations régulières des risques et les audits.

MyQ est également certifiée ISO 9001:2015 pour la gestion de la qualité et ISO 14001:2015 pour la gestion environnementale. Ensemble, ces certifications constituent une garantie externe attestant que MyQ respecte des normes reconnues en matière de sécurité de l'information, de qualité et de responsabilité environnementale.

Pourquoi les certificats SSL/TLS sont-ils importants ?

Toute connexion sécurisée au sein d’un environnement d’impression repose sur la confiance. Sans certificats correctement configurés, les entreprises s’exposent à des défaillances de communication, à des problèmes d’ Authentification s ou à une sécurité affaiblie. Les failles de sécurité, par exemple, entraînent une « perte de temps informatique » considérable consacrée à la remédiation (un impact majeur pour 30 % des entreprises disposant de parcs mixtes) et ont un impact négatif sur la continuité globale de l'activité. 

MyQ utilise des certificats SSL/TLS pour sécuriser les communications entre les serveurs, les imprimantes multifonctions périphériques, les postes de travail Utilisateur , les services d'annuaire, les serveurs de messagerie et d'autres systèmes intégrés. 

Par défaut, MyQ X exige au minimum la version TLS 1.2 pour les communications cryptées, tout en prenant en charge les versions plus récentes du protocole lorsque cela est pertinent. Les anciens protocoles de cryptage restent disponibles uniquement dans des cas spécifiques de compatibilité avec des versions héritées de périphériques. 

Le chiffrement protège les documents tout au long de leur cycle de vie

Les documents transitent souvent par plusieurs systèmes avant d'atteindre leur destination.

Afin de protéger les informations sensibles au cours de ce processus, MyQ prend en charge le chiffrement tant des données en transit que des données au repos. 

Selon la MyQ documentation de X Security, le chiffrement est appliqué à l'ensemble des communications entre serveurs, des connexions client, des services Authentification et des protocoles réseau pris en charge. Les organisations peuvent également activer le chiffrement pour les bases de données stockées et les fichiers tâche d’impression , tandis que les travaux s de scan sont chiffrées par défaut. 

Cette approche à plusieurs niveaux permet de réduire le risque d'accès non autorisé tout en garantissant une gestion sécurisée des documents dans l'ensemble de l'environnement. 

La conformité ne repose pas uniquement sur le chiffrement

Les organisations ont également besoin d'une visibilité sur l'activité d'Utilisateur , les modifications administratives, les événements liés à l'Authentification et les flux de travail documentaires.

MyQ répond à ces exigences grâce à des fonctionnalités telles que la validation des impressions après authentification, les autorisations configurables d'Administrateur , la journalisation des audits, les contrôles de confidentialité et la gestion sécurisée des documents. Ces fonctionnalités aident les organisations à renforcer leur gouvernance tout en respectant les politiques de sécurité internes et les obligations réglementaires.

Les mesures de contrôle requises dépendront précisément du cadre réglementaire propre à chaque organisation, des normes du secteur et des politiques de sécurité internes.

Bonnes pratiques en matière de sécurité

La technologie à elle seule ne suffit pas à garantir la sécurité d'un environnement. Une sécurité efficace dépend également de la configuration, de la maintenance et des processus opérationnels.

Lors du déploiement ou de la maintenance d'un environnement de gestion d'impression, les administrateurs doivent tenir compte de plusieurs bonnes pratiques largement reconnues : 

• Veillez à mettre à jour « MyQ » et l'infrastructure associée avec les versions prises en charge. 

• Utilisez des certificats SSL/TLS fiables et remplacez-les avant leur date d'expiration. 

• Activez les communications cryptées partout où cela est possible. 

• Appliquez des autorisations administratives basées sur les rôles et le principe du moindre privilège. 

• Consultez régulièrement les journaux d'audit pour identifier les modifications apportées à la configuration et aux paramètres administratifs. 

• Intégrez « Authentification » aux fournisseurs d'identité centralisés, le cas échéant. 

• Supprimez les protocoles obsolètes, sauf s'ils sont nécessaires pour assurer la compatibilité avec du matériel plus ancien.

Ces pratiques contribuent à réduire les risques opérationnels tout en renforçant la sécurité globale de l'environnement d'impression.

La sécurité est un processus continu

La sécurité repose sur une combinaison d'éléments : une architecture sécurisée, une « Authentification » robuste, des communications chiffrées, une gestion rigoureuse des certificats, la correction rapide des vulnérabilités et le respect des meilleures pratiques opérationnelles.

À mesure que les organisations poursuivent la modernisation de leur infrastructure informatique, les flux de travail liés à l'impression et à la gestion des documents doivent respecter les mêmes normes de sécurité que tous les autres systèmes stratégiques pour l'entreprise. 

En intégrant la sécurité à chaque étape du cycle de vie des documents, les entreprises peuvent mieux protéger leurs informations sensibles, simplifier leurs efforts de mise en conformité et offrir à leurs utilisateurs des flux de travail documentaires sécurisés et fiables, adaptés à leurs méthodes de travail actuelles.