Les défis liés à l'impression dans les environnements de travail hybrides

Elle devrait également aider les organisations à aller au-delà de la simple gestion de l'impression en contrôlant les flux de travail documentaires et en réduisant les impressions superflues. Une plateforme adaptée doit intégrer la sécurité au cœur de son architecture, plutôt que de la considérer comme un élément ajouté en périphérie. 

Pourquoi est-ce important aujourd'hui ? 

La dispersion des sites, les utilisateurs à distance, l'cloud ité des infrastructures et le renforcement des exigences en matière de conformité mettent en évidence les faiblesses des environnements d'impression, qui avaient été conçus pour un seul site et une infrastructure relativement statique.

Les conséquences sont concrètes : une charge de travail accrue pour le service informatique, une exposition plus importante des documents sensibles, des « périphériques » plus difficiles à contrôler et des processus de conformité plus complexes. Une plateforme d’impression doit donc être évaluée dans le cadre plus large de l’environnement informatique et documentaire de l’organisation, et non comme un outil autonome de gestion des imprimantes. 

Quelle architecture de sécurité une plateforme d'impression doit-elle posséder ?

La sécurité doit être intégrée dès la conception de la plateforme, et non pas sous la forme d’un module de sécurité optionnel ajouté a posteriori. Commencez par consulter les pages Authentification et Autorisation. Les utilisateurs doivent être tenus de s’authentifier avant d’accéder aux flux de travail d’impression protégés, avec des autorisations basées sur les rôles qui contrôlent les actions autorisées pour les administrateurs et les utilisateurs.

Le chiffrement doit assurer la protection des données pendant leur transmission et leur stockage, et la plateforme doit offrir des contrôles précis sur l'emplacement des données d'travaux s d'impression et des documents.

Impression sécurisée La diffusion des documents est un autre aspect important à prendre en compte. Une plateforme doit empêcher que des documents sensibles ne soient immédiatement transmis à un appareil et laissés sans surveillance. Au contraire, travaux ces documents doivent rester protégés jusqu’à ce que l’ Utilisateur , habilitée à cet effet, les diffuse.

Dans les environnements hybrides, il convient également d’examiner ce qu’il advient des données d’impression en dehors de l’ Serveur central. Les « Mise en spool » locales, les files d’attente non gérées et les copies non contrôlées de documents peuvent compromettre une architecture par ailleurs sécurisée. L’objectif doit être cohérent avec le contrôle exercé sur le document tout au long de son cycle de vie d’impression. 

Pourquoi la neutralité vis-à-vis des fournisseurs est-elle importante pour la sécurité de l'impression ?

Un environnement «Impression sécurisée » ne devrait pas contraindre une entreprise à uniformiser l'ensemble de son parc matériel autour d'un seul fabricant.

Les grandes entreprises exploitent généralement des parcs d'imprimantes hétérogènes répartis entre leurs différents bureaux, sites et générations d'périphériques. Une plateforme de gestion de l'impression doit garantir des politiques de sécurité et des flux de travail cohérents dans l'ensemble de cet environnement, plutôt que de faire dépendre la sécurité du type d'imprimante installée.

La neutralité vis-à-vis des fournisseurs est également importante lorsque les entreprises remplacent ou regroupent leurs périphériques. Si la plateforme d'impression est étroitement liée à un écosystème matériel spécifique, le changement d'périphériques peut se transformer en un projet d'infrastructure plus important que nécessaire.

Une plateforme compatible avec une flotte hétérogène permet de centraliser l'Authentification, Impression sécurisée , la mise en production, les politiques, la surveillance et les flux de travail liés à la documentation, sans avoir à mettre en place des approches de gestion distinctes pour chaque type de matériel.

Cela réduit la dépendance vis-à-vis du matériel et offre aux équipes informatiques davantage de flexibilité lorsque le parc informatique évolue.

Comment la plateforme devrait-elle gérer l'automatisation des processus et la numérisation des documents ?

La gestion de l'impression ne doit pas s'arrêter dès qu'un document arrive à l'imprimante. La même plateforme doit permettre aux entreprises de contrôler le parcours des documents avant et après l'impression, en particulier lorsque la numérisation fait partie des processus quotidiens. 

Recherchez des fonctionnalités permettant d'acheminer les documents vers des destinations définies, d'automatiser les flux de travail de numérisation, de traiter le contenu numérisé et de réduire les interventions manuelles. La reconnaissance optique de caractères (OCR), par exemple, permet de transformer le texte contenu dans les documents numérisés en informations lisibles par machine que d'autres systèmes peuvent traiter.

C'est important car les impressions superflues sont souvent le signe de processus documentaires inefficaces. Si les employés peuvent saisir, traiter et transmettre les informations par voie numérique en toute sécurité, il sera peut-être moins nécessaire d'imprimer, de manipuler, de numériser et de ressaisir manuellement ces mêmes informations. 

L'automatisation des flux de travail doit donc être envisagée dans le cadre de la gestion de l'impression.

Quelles sont les capacités indispensables en matière de conformité et d'audit ?

Les administrateurs doivent pouvoir déterminer qui a accédé au système, de quelles autorisations ces personnes disposaient et ce qu’il est advenu des documents au sein de l’environnement. Le contrôle d’accès basé sur les rôles permet de limiter les autorisations administratives et opérationnelles en fonction des responsabilités des utilisateurs.  

Les pistes d'audit revêtent une importance tout aussi grande. 

Ils offrent une visibilité sur les activités et peuvent aider les organisations à enquêter sur des incidents ou à démontrer que des contrôles appropriés sont en place.

La protection des données doit s'étendre à l'ensemble du cycle de vie du document, y compris les données transmises et stockées. MyQ La documentation de X relative à la sécurité, par exemple, décrit le chiffrement des données au repos et le chiffrement de bout en bout, ainsi que l'Authentification, les contrôles d'accès et l'audit.

Les exigences spécifiques en matière de conformité dépendent de l'organisation et de son secteur d'activité, mais le principe sous-jacent reste le même : les mesures de sécurité doivent être vérifiables, gérables et contrôlables.

Les erreurs commises par les solutions peu performantes ou obsolètes

Toutes les architectures de gestion d'impression ne sont pas conçues pour les environnements distribués d'aujourd'hui. 

Certains modèles courants génèrent une complexité inutile : 

• Architectures d'agents par appareil : Le cumul de multiples mises à jour sur chaque « périphériques » peut alourdir les tâches de déploiement et de maintenance à mesure que les parcs s'agrandissent ou évoluent. Cela peut se traduire par un surcroît de travail administratif et un risque accru de problèmes de configuration. 

• Sécurité ajoutée a posteriori : Lorsque la sécurité est considérée comme un module supplémentaire plutôt que comme une partie intégrante de l'architecture de la plateforme, les contrôles peuvent se retrouver fragmentés entre différents composants. 

• Plateformes verrouillées sur le matériel d'un seul fournisseur : Le fait de lier trop étroitement la gestion et la sécurité à un seul écosystème matériel peut rendre les changements au sein du parc informatique plus perturbants et limiter les choix futurs en matière d'appareils. 

• Systèmes exclusivement sur site adaptés au travail hybride : Les systèmes conçus pour un environnement de bureau fixe et centralisé peuvent nécessiter une infrastructure supplémentaire et des solutions de contournement lorsque les organisations évoluent vers des environnements hébergés par l cloud e ou distribués.

Le coût n'est pas uniquement d'ordre technique. Ces contraintes architecturales peuvent alourdir la charge de travail du service d'assistance, ralentir les déploiements et les changements au sein des services, et compliquer le maintien de contrôles cohérents en matière de sécurité et de conformité.

Comment « MyQ » a transformé la gestion de l'impression en une amélioration opérationnelle

Orion Group Holdings a utilisé MyQ X pour centraliser la gestion de l'impression dans l'ensemble de son environnement décentralisé, renforcer la sécurité des documents et améliorer la visibilité sur le fonctionnement des périphériques et les coûts d'impression.

Le déploiement qui en a résulté comprenait l'Impression à la demande sécurisée, la gestion centralisée du parc, la mise à disposition automatisée des imprimantes, les notifications proactives concernant les périphériques, la comptabilité des projets et les flux de travail automatisés pour les documents.

Ce projet devrait permettre une réduction de plus de 30 % des déchets de papier et de toner, ainsi qu’à un gain estimé gain de 20 à 25 heures de gestion informatique par mois.

Ces résultats montrent pourquoi l'évaluation ne doit pas se limiter à déterminer si une plateforme est capable de gérer des imprimantes. La question la plus pertinente est de savoir ce que la plateforme peut apporter comme changements dans l'ensemble de l'environnement d'impression et de gestion documentaire de l'entreprise.

Une plateforme de gestion desImpression sécurisée s doit s'intégrer à l'architecture de sécurité de l'organisation, fonctionner sur l'ensemble de son parc matériel, s'adapter à son modèle de déploiement, prendre en charge les flux de travail documentaires et fournir les contrôles nécessaires à la traçabilité et à la conformité.