Quand la numérisation d'un document ne suffit pas : le défi des documents numériques fiables

Toutefois, pour les documents soumis à des obligations de conservation, d'audit, réglementaires ou légales, le simple fait de disposer d'une copie numérique ne répond pas nécessairement aux questions les plus importantes. 

Le document a-t-il été numérisé correctement ? Qui l'a numérisé ? L'organisme est-il en mesure de prouver que la copie numérique correspond fidèlement à l'original ? Le document a-t-il été vérifié avant que l'original papier ne soit détruit ?

Et, des années plus tard, l'organisation est-elle en mesure de fournir des preuves expliquant comment ce dossier a été constitué et validé ?

Ces questions prennent de plus en plus d'importance à mesure que les organisations remplacent leurs processus papier par des dossiers numériques.

L'écart entre la numérisation par balayage et la numérisation fiable 

Il existe une différence importante entre la numérisation d'un document et le fait de considérer la copie numérique ainsi obtenue comme le document officiel.

Un processus de numérisation standard vise généralement à créer un fichier numérique. Une fois la numérisation terminée, le fichier peut être enregistré dans un dossier, un système de gestion documentaire, une plateforme de stockage « cloud » ou des archives.

Le problème, c'est que le fichier final ne contient pas forcément de traces du processus qui l'a généré.

Un fichier PDF peut afficher le contenu d'un document, mais il peut ne pas afficher : 

• Qui a réalisé l'examen ? 

• Quel appareil a été utilisé ? 

• Comment le document a été numérisé 

• La qualité et l'exhaustivité du scan ont-elles été vérifiées ? 

• Qui a vérifié la copie numérique obtenue ? 

• Le document a-t-il été approuvé avant la destruction de l'original ? 

• Si l'enregistrement numérique était protégé contre toute modification ultérieure

Pour les organisations qui doivent prouver la fiabilité de leurs documents numériques, le stockage des fichiers ne représente qu'une partie du problème. Le processus qui sous-tend ces fichiers a également son importance.

Les exigences européennes accordent une importance croissante à la confiance numérique 

Partout en Europe, les organisations évoluent dans un environnement où l’intégrité, la sécurité, la responsabilité et la valeur probante des informations numériques revêtent une importance capitale.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, par exemple, exige que les données à caractère personnel soient traitées avec un niveau de sécurité approprié, notamment en matière de protection contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre toute perte, destruction ou altération accidentelles. Il établit également un principe de responsabilité, en exigeant des organisations qu'elles soient en mesure de démontrer leur conformité aux principes applicables.

Le cadre européen relatif à l'identification électronique et aux services de confiance reconnaît également l'importance des mécanismes permettant d'établir l'intégrité et l'origine des informations électroniques. En vertu du règlement eIDAS, les cachets électroniques peuvent être utilisés par les personnes morales pour garantir l'origine et l'intégrité des données et des documents, tandis que les horodatages électroniques peuvent servir de preuve de la date à laquelle les données existaient et attester de leur intégrité.

Cela ne signifie pas pour autant que tous les documents numérisés nécessitent les mêmes contrôles.

Cela signifie en effet que les organisations doivent déterminer quel niveau de garantie est approprié pour les documents qu’elles numérisent et quels éléments de preuve elles pourraient être amenées à fournir ultérieurement.

Conserver un document ne revient pas à préserver sa valeur probatoire

Prenons l'exemple d'un document numérisé et archivé sous forme numérique. Si l'original papier est conservé, il existe toujours un point de référence physique. Si l'original papier est détruit, la version numérique prend alors une importance bien plus grande.

L'organisation devra alors peut-être démontrer que la copie numérique est une reproduction fidèle de l'original et que le processus utilisé pour la créer a été correctement contrôlé.

Cela pose un défi aux organisations qui considèrent la numérisation comme une simple opération de capture et de stockage. Une archive numérique peut contenir des milliers, voire des millions de documents, mais l'archive en elle-même n'explique pas nécessairement comment chaque document a été intégré au système.

En l'absence de contrôles appropriés, les organisations peuvent se retrouver avec un ensemble de fichiers numériques sans qu'il y ait de trace claire et vérifiable du processus qui les a générés.

La numérisation de remplacement place la barre plus haut

L'Allemagne illustre particulièrement bien ce défi avec TR-RESISCAN, la directive technique de l'Office fédéral allemand de la sécurité de l'information relative à la numérisation de remplacement.

Cette directive traite des situations dans lesquelles des documents papier sont numérisés et où l'original peut être détruit par la suite. Elle adopte une approche axée sur le cycle de vie du processus plutôt que de considérer la numérisation comme une opération technique isolée.

Cela inclut des domaines tels que la préparation des documents, la numérisation, le traitement ultérieur, la garantie de l'intégrité, les contrôles organisationnels, le personnel et les mesures de sécurité techniques.

Le principe sous-jacent étant le suivant : si la copie numérique doit remplacer le document papier, l'organisation doit avoir confiance dans le processus qui a permis de créer cette copie numérique.

Pourquoi le processus de numérisation en lui-même est-il important ?

Un processus de numérisation maîtrisé ne doit pas se limiter à la qualité de l'image. Il doit également prendre en compte les personnes impliquées, le matériel utilisé, le document lui-même, le processus de vérification et les preuves conservées concernant le déroulement des opérations.

Par exemple, les organisations peuvent avoir besoin de mettre en place : 

1. Qui a saisi ce document ?
   Un enregistrement numérique est plus utile lorsque l'organisation peut l'associer à la personne ou au processus responsable de sa saisie.

2. Comment a-t-elle été numérisée ?
   Les informations concernant le périphérique de numérisation et les conditions de numérisation peuvent être pertinentes pour démontrer comment la copie numérique a été réalisée.

3. Le résultat a-t-il été vérifié ?
   Une numérisation peut comporter des pages manquantes, une mauvaise résolution, des paramètres de couleur incorrects ou d'autres problèmes qui ne sont pas forcément visibles à la simple lecture du fichier PDF.

4. Qui a validé la copie numérique ?
   Il existe une différence significative entre la création d’un scan et l’acceptation formelle de ce scan en tant que document numérique.
   
   Pour les documents soumis à des exigences de protection plus strictes, la séparation entre la personne chargée de la numérisation et celle responsable de la validation peut constituer un contrôle supplémentaire.

5. L'intégrité du document peut-elle être démontrée ?
   Les signatures numériques, les cachets, les horodatages et d’autres mécanismes peuvent fournir des preuves concernant l’intégrité ou l’origine des informations électroniques, en fonction du processus et des exigences spécifiques. La législation européenne relative aux services de confiance fournit un cadre pour ces mécanismes.

6. Existe-t-il des preuves de ce qui s'est passé ?
   Un document final pourrait ne pas suffire. Les organisations pourraient également avoir besoin de documents montrant comment le processus de numérisation s'est déroulé.

Le problème lié au fait de traiter tous les examens de la même manière

Un document interne courant et un dossier susceptible d'être utilisé à des fins juridiques, financières, médicales, administratives ou réglementaires ne sont pas nécessairement soumis aux mêmes exigences.

Le défi consiste donc à ne pas compliquer inutilement chaque processus de numérisation.

L'objectif est d'identifier les cas où les conséquences d'un enregistrement numérique non fiable sont importantes et de mettre en place des contrôles adaptés pour ces documents.

Cela concerne tout particulièrement les organisations qui numérisent leurs documents avant de détruire les originaux papier.

Les organismes du secteur public, les sociétés de services financiers et d'assurance, les prestataires de soins de santé, les organismes juridiques et d'autres environnements réglementés peuvent disposer de documents pour lesquels il est essentiel de pouvoir prouver l'authenticité, l'intégrité et l'historique du traitement, et ce longtemps après la numérisation initiale du document.

Quelles traces subsisteront une fois que le papier aura disparu ?

Un fichier stocké dans une archive peut vous renseigner sur le contenu du document. Un processus de numérisation contrôlé peut également fournir des informations sur la manière dont ce document a été converti en document numérique.

Cette distinction prend de plus en plus d'importance à mesure que les organisations abandonnent le papier et s'appuient davantage sur les archives numériques. L'objectif n'est pas simplement de numériser davantage de documents ou de les stocker plus efficacement.

L'objectif est de créer des documents numériques fiables, faciles à gérer et dont l'existence peut être justifiée au fil du temps.

Se préparer à une approche plus maîtrisée de la numérisation

Lorsque les documents numériques sont appelés à remplacer les originaux papier, à soutenir des processus réglementés ou à résister à un contrôle d'audit ou à un examen juridique, le processus de numérisation mérite la même attention que les archives dans lesquelles le document final est conservé.

Cela implique de se poser des questions concrètes concernant la saisie, la vérification, la validation, l'intégrité, la conservation et la valeur probatoire. 

En effet, une fois l'original disparu, la valeur probante du document numérique ne dépend pas seulement du document lui-même, mais aussi de la capacité de l'organisme à démontrer comment ce document a été créé.

L'avenir de la numérisation des documents ne se résume pas à la simple conversion du papier en format numérique. Il s'agit avant tout de pouvoir avoir confiance dans toutes les étapes du processus.

MyQ a mis au point une approche visant à combler cette lacune

Nous présenterons cette solution lors de notre prochain webinaire, au cours duquel nous examinerons comment un processus de numérisation contrôlé peut aider les organisations qui ont besoin d'une plus grande assurance quant aux documents numériques qu'elles créent. 

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