Non lasciare che la stampa diventi il tuo punto debole: sei passaggi per proteggere ogni pagina stampata

Con MyQ, questo percorso può essere gestito attraverso sei fasi interconnesse, ciascuna delle quali è pensata per garantire la protezione e la tracciabilità dei documenti durante l'intero processo di stampa. 

Un documento può essere protetto mentre è archiviato in formato digitale, ma nel momento in cui viene inviato a una stampante può diventare un rischio per la sicurezza. Se chiunque può stamparlo senza essere identificato, un documento riservato può uscire dall’organizzazione in formato cartaceo senza che vi sia traccia di chi lo abbia stampato, né di quando o dove. 

1. Autenticazione: sapere chi sta stampando 

Ogni processo di " Stampa protetta " inizia con l'identificazione. MyQ verifica l'identità dell'utente e se questi è autorizzato a stampare, in modo che la stampa non sia mai anonima. 

Quel singolo passo determina tutto ciò che segue. Una volta che ogni lavoro è associato a una persona, è possibile applicare le politiche, monitorare l’attività e garantire che nulla esca dal vassoio della stampante senza un nome associato. 

 2. Invia: mantieni il lavoro sotto controllo 

Una volta identificato l’utente, “ MyQ ” gestisce ciò che viene stampato. Quando l’utente fa clic su “Stampa”, il lavoro non viene inviato direttamente alla stampante, ma entra nell’ambiente “ MyQ ” e vi rimane fino a quando l’utente non è pronto a ritirarlo. 

Per gli utenti, non cambia nulla. Per l’organizzazione, ciò significa niente più “ coda ” non gestiti e niente più vassoi di uscita pieni di documenti che nessuno ha ritirato. 

3. Applicare le regole: riflettere il modo in cui opera la propria organizzazione 

Poiché ogni lavoro di stampa viene prima messo in coda anziché inviato direttamente alla stampante, MyQ può decidere come stamparlo. Team diversi necessitano di regole diverse e, in base alle regole definite dall’ Amministratore ,MyQ le applica ai lavori di stampa necessari Lavori di Stampa. Quote, Credito limiti, politiche di stampa, restrizioni e regole di scripting consentono alle organizzazioni di adattare la stampa al proprio modo di lavorare. 

Il reparto Finanza, ad esempio, può limitarsi alla stampa in bianco e nero per contenere i costi, mentre il reparto Marketing stampa a colori i materiali destinati ai clienti. I documenti delle Risorse Umane possono essere limitati a una specifica Dispositivo sicura, mentre le scuole e le università possono assegnare a ogni studente una quota di stampa o un saldo Credito per il semestre. 

Con queste regole integrate nel flusso di lavoro, la sicurezza e la gestione della stampa smettono di essere due aspetti distinti Lavori di Stampa. 

4. Proteggere: crittografare il file lavoro di stampa fino al momento in cui sarà necessario 

Anche se vengono applicate le regole corrette, il lavoro deve comunque rimanere al sicuro fino a quando qualcuno non lo ritira. In attesa del rilascio, MyQ lo crittografa e lo conserva in modo sicuro all’interno dell’ambiente MyQ dell’organizzazione. 

Ciò significa che i contenuti sensibili non vengono mai memorizzati in un Dispositivo coda , e la pagina fisica semplicemente non esiste finché il suo proprietario non è pronto a renderla disponibile. 

5. Consegna: il documento giusto, la persona giusta, il momento giusto Dispositivo 

Il lavoro crittografato rimane bloccato finché chi lo ha inviato non è pronto a sbloccarlo. Una volta davanti alla stampante, l’utente effettua nuovamente l’autenticazione tramite badge, PIN o cellulare e sblocca i propri documenti. Solo a quel punto il lavoro viene stampato, con il proprietario presente sul posto per ritirarlo. 

Ecco la fine della stampa dimenticata: le informazioni riservate passano direttamente dall’ Dispositivo e alle mani di chi le ha inviate. 

6. Registrare o cancellare: essere sempre pronti per un’ispezione 

Una volta che il documento è nelle mani giuste, “ MyQ ” si occupa di ciò che rimane, perché la sicurezza non si esaurisce con la stampa della pagina. “ MyQ ” registra l’attività di stampa, fornendo alle organizzazioni un resoconto chiaro di chi ha stampato cosa, quando e dove, a supporto degli audit e della conformità. 

Il lavoro stesso viene quindi eliminato o conservato in base alla politica aziendale, in modo che i dati di stampa non rimangano mai più a lungo del necessario. 

Con MyQ, la sicurezza è integrata 

Sei passaggi, un unico flusso di lavoro integrato e il controllo completo del documento, dal clic alla consegna. 

E questo fa parte di un impegno più ampio in materia di sicurezza. MyQ si basa sui principi dello Zero Trust e del “privilegio minimo”, e la sicurezza del prodotto viene testata durante tutte le fasi di sviluppo, rilascio e manutenzione. Il Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni di MyQè inoltre certificato secondo la norma ISO/IEC 27001. 

Sei pronto a rendere più sicuri i tuoi flussi di lavoro relativi ai documenti? 

Scopri come la gestione “ Stampa protetta ” possa adattarsi alla tua organizzazione. Rivolgiti al tuo partner MyQ oppure contattaci per prenotare una demo. 

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