In che modo la stampa sicura protegge le informazioni aziendali sensibili

Un flusso di lavoroStampa protetta può richiedere agli utenti di autenticarsi su Dispositivo prima che un documento venga rilasciato, mentre la crittografia protegge i dati sia in transito che inattivi. I registri di audit e i controlli di accesso garantiscono visibilità sulle attività e aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti di governance interna e normativi. 

In che modo la stampa sicura protegge le informazioni aziendali sensibili?

Un documento "lavoro di stampa " può rappresentare un rischio per la sicurezza se viene divulgato prima che l'utente previsto acceda al documento " Dispositivo". Ciò è particolarmente rilevante quando i dispositivi multifunzione sono condivisi da molti dipendenti.

MyQ conserva i documenti in modo sicuro fino a quando l'utente non effettua l'autenticazione all'indirizzo Dispositivo. I metodi di autenticazione supportati Autenticazione includono tessere identificative, PIN, nome utente e password, autenticazione a due fattori Autenticazione e autenticazione tramite dispositivo mobile Autenticazione, a seconda dell'ambiente e della configurazione.

Il documento viene quindi consegnato sotto il controllo dell'utente autenticato, anziché essere lasciato in un vassoio di uscita a disposizione di chiunque si trovi nelle vicinanze.

La sicurezza va oltre la stampante fisica. " MyQ " supporta la crittografia dei dati in transito e inattivi, inclusi i file di stampa ( Lavori di Stampa ) e i database, mentre la comunicazione sicura protegge i dati che circolano tra i componenti dell'ambiente di stampa.

MyQ offre inoltre la registrazione degli audit e controlli di accesso basati sui ruoli, garantendo agli amministratori la visibilità sulle attività e il controllo sulle autorizzazioni amministrative. Il risultato è un flusso di lavoro di stampa in cui l'accesso ai documenti è legato a un utente autenticato e le attività possono essere tracciate all'interno del sistema.

In che modo la gestione della stampa favorisce la conformità?

La gestione della stampa non garantisce automaticamente la conformità di un’organizzazione a una normativa specifica. Ciò che può fare è fornire controlli tecnici che aiutino le organizzazioni ad attuare i propri requisiti in materia di sicurezza, privacy e audit.

MyQ mette a disposizione diversi di questi controlli

• Verificabilità: MyQ registra le attività di stampa, copia, scansione e invio via fax, incluse informazioni quali utenti, dispositivi, tempistiche dei lavori e parametri dei lavori. È inoltre possibile registrare le azioni amministrative e i tentativi di accesso all'Autenticazione .

• Controllo degli accessi: Le autorizzazioni basate sui ruoli consentono alle organizzazioni di controllare quali utenti possono accedere alle funzioni e alle aree amministrative.

• Crittografia: MyQ supporta la crittografia dei dati in transito e inattivi, inclusi i file di stampa Lavori di Stampa i e i database.

• Privacy dei documenti: Le code private possono eliminare automaticamente l'Lavori di Stampa e di stampa dopo il rilascio, mentre le funzioni di privacy possono limitare la visibilità delle informazioni lavoro di stampa . 

Sanità: protezione delle informazioni dei pazienti in fase di stampa 

Le organizzazioni sanitarie gestiscono documenti contenenti informazioni sensibili sui pazienti in contesti sia clinici che amministrativi. Un flusso di lavoroStampa protetta deve impedire che tali documenti vengano divulgati a persone non autorizzate, garantendo al contempo un’adeguata visibilità sulle attività relative ai documenti.

MyQ supporta il rilascio autenticato delle stampe, in modo che i documenti possano rimanere in un’area protetta coda fino a quando l’utente autorizzato non si rechi presso l’ Dispositivo. Dispositivo Autenticazione consente inoltre di controllare l’accesso a funzioni quali la copia e la scansione.

MyQLa documentazione relativa alla conformità descrive i controlli applicabili agli ambienti HIPAA, tra cui la crittografia delle informazioni sanitarie protette sia in archiviazione che in transito, la registrazione degli audit, i controlli di accesso basati sui ruoli e le procedure sicure di backup e ripristino.

Un esempio concreto è Tri-County Care, che opera in diverse sedi a New York.

Dopo l'implementazione di MyQ, il sistema di stampa Lavori di Stampa , contenente le cartelle cliniche dei pazienti, ha richiesto una certificazione specifica Autorizzazione prima della messa in funzione, contribuendo così a rafforzare la riservatezza dei dati dei pazienti all'interno dell'organizzazione. L'implementazione ha incluso anche opzioni di ripiego per far fronte a eventuali problemi di connettività tra le filiali e la sede centrale.

Risultato: I documenti sensibili dei pazienti vengono divulgati solo dopo un Autenticazione, con controlli che garantiscono una maggiore riservatezza e responsabilità.

Servizi finanziari: controllo dell'accesso ai documenti riservati

Gli istituti finanziari gestiscono documenti per i quali un accesso non autorizzato può comportare gravi conseguenze operative e normative. La stampa sicura deve quindi garantire sia la protezione fisica dei documenti al momento della loro emissione sia la possibilità di tracciare le attività svolte.

MyQ offre la stampa autorizzata, la crittografia, controlli di accesso basati sui ruoli e registri di audit dettagliati. La documentazione di MyQ identifica in modo specifico i controlli relativi alla normativa SOX, tra cui i registri di audit per l’elaborazione e la stampa di documenti finanziari, i controlli di accesso, le funzionalità di archiviazione sicura e la separazione dei compiti attraverso autorizzazioni basate sui ruoli e flussi di lavoro di approvazione.

Gli stessi controlli possono essere applicati su tutti i dispositivi condivisi, consentendo agli utenti di autenticarsi prima di prelevare documenti riservati, anziché affidarsi a un vassoio di uscita non protetto.

MyQ fornisce inoltre un’ Contabilizzazione e dettagliata delle attività e reportistica, consentendo alle organizzazioni di attribuire le attività di stampa a utenti, dispositivi, progetti, centri di costo e altri parametri monitorati. 

Risultato: I flussi di lavoro relativi ai documenti finanziari possono combinare l'accesso controllato con la verificabilità e la responsabilità richieste dalla governance interna e dagli ambienti regolamentati.

Settore pubblico: sicurezza uniforme in più sedi

Le organizzazioni del settore pubblico gestiscono spesso documenti che coinvolgono diversi dipartimenti e sedi, pur dovendo garantire un controllo coerente sull'accesso e sulle attività relative ai documenti.

MyQ consente di centralizzare la gestione della stampa, richiedendo al contempo l'autenticazione tramite " Autenticazione " prima del rilascio di documenti riservati. Gli amministratori possono inoltre applicare autorizzazioni e monitorare l'attività nell'intero ambiente gestito. 

L’ County of Fresno, ne è un esempio. La contea aveva bisogno di proteggere i documenti riservati in tutti i dipartimenti e in tutte le sedi. Grazie a MyQ, gli utenti potevano stampare in modo sicuro i documenti riservati e recuperarli solo dopo aver effettuato l’ Autenticazione presso una stampante. L’implementazione ha inoltre consentito di indirizzare le Lavori di Stampa di stampa verso sedi diverse. 

Un altro esempio è rappresentato dal Ministero dell’Interno della Repubblica Ceca, dove è stato implementato il sistema “ MyQ ” in tutto il ministero e in altri enti governativi. Il progetto ha garantito un controllo e una sicurezza centralizzati in tutto l’ambiente di stampa.

Risultato: le organizzazioni con sedi dislocate in più sedi possono adottare un approccio coerente alla gestione dell’accesso ai documenti e della stampa, anziché affidarsi a controlli isolati a livello di " Dispositivo".

MyQ in azione

Ministero dell’Interno della Repubblica Ceca: il sistema “ MyQ ” è stato implementato in tutto il Ministero e in altri enti governativi. Il progetto riporta un risparmio del 60% sui costi di stampa, una riduzione del 95% dei processi interni dei clientie un risparmio totale stimato di 250.000 euro.

Bryan County Schools: MyQ ha eliminato la necessità per il reparto IT di gestire costantemente le singole impostazioni di stampa e di personalizzare i singoli driver. L’organizzazione riferisce un risparmio di 15 ore al mese per il proprio reparto IT, mentre il recupero delle stampe è diventato più veloce e sicuro.

Questi casi di studio dimostrano che la gestione dell’ Stampa protetta e non riguarda solo la protezione dei documenti. Quando Autenticazione, la gestione centralizzata e l’auditing sono integrati nello stesso ambiente, i controlli di sicurezza possono anche influire sul carico di lavoro dei team IT.

La stampa sicura fa parte della catena di sicurezza dei documenti

Le informazioni sensibili non diventano sicure semplicemente perché sono archiviate su un rete protetto. Possono comunque essere esposte al rischio di divulgazione se vengono stampate, scansionate, trasferite o lasciate incustodite su un Dispositivo condiviso.

MyQ adotta un approccio alla sicurezza che abbraccia l'intero flusso di lavoro documentale, combinando l'autenticazione ( Autenticazione), la crittografia ( Rilascio sicuro), i controlli di accesso, la tracciabilità e la riservatezza dei documenti.

Per le organizzazioni che gestiscono dati dei pazienti, documenti finanziari, atti amministrativi o altro materiale sensibile, questi controlli consentono di integrare l'ambiente di stampa nella più ampia strategia di sicurezza, anziché lasciarlo al di fuori di essa.