MyQ Xによる高度なレポーティング

デジタル化の時代、企業はプロセスを刷新し、従業員に紙を印刷する前にもう一度よく考えるよう促している。それでも、グーグルで「オフィスの印刷コスト」や「プリンタ使用量モニタリング」と入力すると、このようなものが出てくる：

「紙文書の印刷、コピー、ファイリング、投函には、企業収入の3％もが費やされている。(MyDataScope)

"平均的な人は毎年250キロから300キロの紙を使用している。"

"中小企業を対象とした調査によると、47％が従業員による電子メールの印刷が印刷使用量の大部分を占めていると回答している。"

"中小企業のほぼ3分の2は、印刷機器にいくらコストがかかっているのか把握できておらず、使用状況も把握できていない。"(SmallBiz Trends)

パワーポイント・プレゼンテーションは、ワークショップ参加者一人一人に配布する資料として印刷する必要があるのか、それとも、人々が電子メモを作れるようにリアルタイムでプレゼンテーションを共有することができるのか？また、ワークショップの最後には、紙でアンケートを配布するのか、それとも残り5分の間に数回クリックするだけで意見を書き込めるグーグルフォームを紹介するのか。

もちろん、白黒の文書を好む場合もある。例えば、雇用契約書。あるいは公正証書。また、明るい画面を何時間も覗き込むよりも、古き良き蛍光ペンを片手に資料を勉強することを好む人も多い。

企業の印刷物がある限り、ビジネス経費のリストにあるこの項目をきちんとカバーし、文書化する必要もある。

プリンタ 船団のモニタリング

プリンターネットワークにおけるすべての印刷活動を追跡するという負担は、ネットワーク すべての印刷活動を追跡する負担は、往々にして企業のIT担当者にのしかかり、彼らの多忙なスケジュールを大幅に圧迫することになります。しかし、適切なマネージドプリントソリューションを導入すれば、プリンタ レポート作成は面倒な作業である必要はありません。

一般的に、IT管理者は自動化されたものであれば何でも恩恵を受ける。フリート内のプリンタ 故障したとき、消耗品の残量が少なくなったときに通知を受けたり、特にベンダーが混在するプリンタ フリートでは、優れたプリンタ 使用状況のモニタリングが可能になる。カスタム・レポートを定義し、毎週月曜日に経営陣に送信できるようになれば、時間の節約になる。

プリントサーバー 、すべてのユーザー、プロジェクト、およびデバイスで実行されたジョブの詳細な記録が保存されており、これにより、ユーザー、プリンタ、グループ、部署、支店、またはクライアントアカウントなど、任意のレベルで印刷、コピー、スキャンの利用状況を分析することが可能になります。 

当然ながら、絶対数だけでなく、一定期間の印刷活動の概要を把握し、特定のデバイスに過負荷がかかったり、無視されたりする傾向や新たな傾向を特定できるようにすると便利な場合もある。そのためには、必要なデータを表示する日付範囲を指定します。

印刷アクティビティを定期的に更新することで、どのプリンターが、いつ、誰に、どのくらい使用されているかを正確に把握することができます。高度なレポート内の調査結果は、経営陣がより良い購入決定を下すための原動力となる。例えば、CTOは10台の古い複合機を3台の新しい複合機に置き換えたり、既存の複合機をシャッフルして従業員に均等かつ効率的に使わせたりすることを決定できる。

また、強力で正確な印刷レポートにより、時系列で傾向を把握し、それに応じて印刷ポリシーを調整することができます。従業員の印刷権限を見直し、モノクロ印刷や両面印刷を強制することで、長期的にコストを大幅に削減し、環境への影響を小さくすることができます。

MyQ 高度なレポートを提供しますか？

その通りです。まずは 今年の中中央サーバーサーバーの主要なアップデートを皮切りに、 MyQ は着実に 顧客の手に洞察力を委ねる方向へと着実に歩みを進めています。

MyQコアエンジンアーキテクチャーを完全に書き換えることから始まり、印刷やコピーのジョブを記録する決定的な単位が1つのユーザーセッションであった会計方法から、より直感的なジョブベースの会計に切り替えることができました。実際には、ユーザーが1回のログイン・セッション中に複合プリンタ 複数のアクションを実行しても、それぞれが個別に会計処理されることを意味する。例えば、請求書の一括スキャンを行い、その直後に法律関係のクライアントの資料を印刷することができ、その両方を別々のプロジェクト、別々のルールで請求することができる。

これにより、データを報告する際の詳細レベルがはるかに向上し、MyQ 、カスタムの高度なレポートを作成するためのより多くの自由とペアになりました。

プリンタ MyQ を実行している場合、印刷およびコピージョブに関するユーザーデータは、各プリンタ 動作するソフトウェアプリンタ MyQ 組み込み端末 プリンタ のカウンターに保存されます。この詳細な利用状況データは、MyQ プリントサーバーと定期的に同期され、その後、中央サーバー上の中央データベースに複製されます。

IT管理者は、詳細な会計データに基づいてカスタムレポートを作成できます。監視対象となっているパラメータ（ジョブ送信日、ジョブ解放日、デバイスID、用紙サイズ、片面/両面印刷、カラー/グレースケールなど）を任意に組み合わせて確認することが可能です。

従来はMyQ カスタマー・サポートに連絡 し、手作業による データ 抽出と可視化を依頼していたプロセスが、今ではMyQ パートナーや顧客自身の手に委ねられている。

BItools優れたMyQ レポート 

印刷コストを視覚的に把握し、さまざまなグラフやダッシュボードを使用して印刷、コピー、スキャンのジョブを分析したい企業は、多くのビジネスインテリジェンスソリューションに頼ることができます。

中央サーバー .1（パッチ 2） のアップデート以降、 MyQ 外部tools MyQ 。例えば、経理部門では、中央サーバー 自社のBIソフトウェアに簡単に接続し、プリンタ 稼働状況に関するレポートを、社内の他のERPシステムレポートと照合できるようになりました。

レポートは、特定のデータに対するカスタムインサイトのためにIT管理者がゼロから組み立てることもできるが、Microsoft Power BIで利用できるような、より便利な事前定義されたテンプレートもある：

 

_{Microsoft Power BIで作成したMyQレポート例。}

 

MyQ 顧客は、データベースとそこに含まれるデータに、いつでも、どのような形でも、完全かつ便利にアクセスできる必要があります。MyQ Power BIだけでなく、MS Excelへの抽出から会社のERPシステム（SAPなど）へのライブインポートなど、データ処理のための他のレポートtools アプリケーションもサポートしています。

 

コスト削減のために企業が採用できる印刷方針にはどのようなものがあるか。

強制両面印刷- 紙を節約する最も明白な方法のひとつは、できるだけ両面印刷することだ。

印刷権限の調整- 特定のユーザーグループに対してカラー印刷を制限します。例えば、人事部では通常、カラー要素を含む候補者の履歴書や雇用契約書をグレースケールのまま印刷することがあります。

印刷レポートを見えるようにする- 単に、ある活動が監視されていることを知れば、人々に自然な心理的効果をもたらすからである。

クォータ制の導入- ビジネス環境によっては、ユーザーごとや部署ごとに制限を設けることも検討に値する。

ユーザーにデジタル思考を植え付ける-オフィスのデジタル化を推進することは、経営陣が意識的に職場のグリーン化を図り、ペーパーレス時代に踏み出すことを意味するだけではない。人々にとって非常に実用的な効果が数多くある。例えば、受信した郵便物をスキャンして文書管理システムに取り込めば、関係者一人ひとりにコピーを取る必要がなくなる。デジタル化された文書は、検索性と可用性を提供し、特に急いでいるときには、増え続ける机の山の中に飛び込まなければならないよりはるかに優れている。

プリンタ使用状況のモニタリングは、大企業のIT部門では定番である。組織が使用する印刷管理ソフトウェアは、正確な印刷レポートをできるだけ簡単に作成できるようにする必要があります。多機能コピー機のカウンターからデータを収集する自動化の可能性により、印刷、コピー、スキャンのアクティビティに関するレポート作成は、最終的に公園を散歩するようなものです。

 

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