ITチームが備えておくべき文書管理上の課題

デバイスは変わり、オペレーティングシステムは進化し、文書のワークフローはますますデジタル化が進んだものの、その基盤となる印刷インフラは依然として馴染み深いものでした。

それを維持するのがますます難しくなってきている。

Windows 印刷のあり方は、新たなアーキテクチャへと移行しつつあります。組織では、より多くのプロセスがデジタル化されています。コンプライアンス要件により、文書の取り込みや管理方法に対する期待が高まっています。同時に、ユーザーは、ITチームの介入を最小限に抑えた、シンプルでセルフサービス型の利用体験をますます求めるようになっています。

これらの課題は、いずれも一夜にして解決する必要はありません。しかし、それらはITチームが今こそ問いかけるべき疑問を生み出しています。

Windows 印刷の「next 」フェーズに向けて、印刷環境は準備万端ですか？ 

Microsoft Windows の印刷機能を、従来のサードパーティ製プリントドライバーから、 インターネット印刷プロトコル（IPP）、Windows Protected Print、およびPrint Support Appsを中核とする標準ベースのアーキテクチャへと移行しています。

2026年7月より、新たにサポート対象となるプリンタ のインストール環境では、デフォルトで「Windows Ready Print」モデルが採用されることになります。ITチームにとっての課題は、単に「現在、印刷が機能しているかどうか」というだけではありません。

より大きな問題は、現在の印刷環境が、Windows による印刷の今後の展開に対応できる準備ができているかどうかという点だ。

従来のドライバー ベースの導入モデルに大きく依存している組織は、この移行が自社のデバイス、印刷ワークフロー、およびインフラ全体にとってどのような意味を持つのかを理解する必要があります。

そして、これはもはや少数の技術専門家だけの問題ではなくなっています。欧州の印刷部門の意思決定者の60％以上が、すでに「Windows Protected Print」について知っています。

書類は本当にデジタル化されたのでしょうか？ 

文書をスキャンしたからといって、その文書を取り巻くプロセスが必ずしもデジタル化されたとは限らない。

文書をPDFとしてスキャンしても、依然として誰かが次の作業を行う必要があります： 

• 手動で文書を分別する 
• ファイルの名前を変更する
• 情報を抽出する
• 別のシステムに情報を再入力する
• 文書を別の形式に変換する
• ドキュメントをどこに保存するかを決める

その結果、お馴染みのギャップが生じています。 文書のデジタル化 と 文書プロセスのデジタル化の間に生じる、お馴染みの隔たりが明らかになりました。

文書処理が、より広範なデジタルトランスフォーメーションの取り組みとますます密接に関連してくる中で、これは重要な意味を持ちます。 IT意思決定者の89％が は、マネージド・プリント・サービス（MPS）を自社のデジタルトランスフォーメーションの取り組みにおいて重要であると捉えており、一方、ワークフローの自動化やスキャン機能は、将来の印刷環境において最優先事項の一つとなっています。

御社のデジタル化プロセスは、より厳しい検証に耐えうるでしょうか？

文書をデジタル化することと、その結果として得られたデジタル記録を信頼できるかどうかは別問題です。

法的、財務的、規制上、あるいは業務上の重要性を有する文書については、単にスキャンしてファイルを保存するだけでは、十分な管理が行えない可能性があります。

組織としては、以下の点を検討する必要があるかもしれません： 

• 文書の審査方法 
• それらの検証は誰が担当するのでしょうか
• そのプロセスが監査可能かどうか
• デジタル化された文書の完全性をどのように保護できるか

組織がビジネス上重要な情報を紙からデジタルシステムへと移行させるにつれ、この重要性はますます高まっています。

組織が文書の取り扱い方法を近代化し続けているにもかかわらず、文書処理ワークフローの61％には依然として紙が関与している。

プリンタ は、それぞれ独自の端末を用意する必要があるのでしょうか？

すべてのプリンタ に組み込み端末 が搭載されているわけではありませんが、組織によっては、ユーザーにデバイスで直接印刷ジョブを解除してほしいと考える場合もあります。 

これは、複数のプリンターが同じ場所に設置されている環境において、特に重要になります。例えば、職員室には複数のプリンターが設置されている場合でも、すべての機器に専用の端末を用意する必要はありません。

ITチームにとっての課題は、すべてのデバイスに不必要な複雑さを加えることなく、その環境に適したアプローチを見出すことです。

こうした課題は、すでに印刷をめぐる議論のあり方を変えつつある

Windows 印刷業界の在り方は変化しつつあります。文書取り込みは、より広範なデジタルプロセスの一部となりつつあります。デジタル化プロジェクトにおいては、より高度な管理と説明責任がますます求められています。

また、各組織は、不必要なインフラを追加することなく、よりシンプルな方法で印刷サービスを提供する方法を模索しています。

ITチームにとって、当面の課題は必ずしもすべてを変えることではありません。これらの動向のうち、自チームの環境に影響を及ぼす可能性のあるものを把握し、今後の展開に備え始めることです。next

MyQ をぜひご注目ください。これらの変化が、印刷および文書管理の将来にどのような意味を持つのか、引き続き探っていきます。