セキュリティとコンプライアンス：セキュアプリント およびドキュメントワークフローをゼロから構築する

エンドポイント、アプリケーション、クラウドサービスのセキュリティには多くの注目が集まっていますが、印刷やドキュメントのワークフローについては、同等の注意を払って保護しなければ、見落とされがちです。 印刷に関連するデータ漏洩の平均コストは、およそ 82万ポンドであり、 130万ポンド に達することもあります。

ユーザーは、MyQ がどのようにドキュメントを保護するのか、脆弱性にはどのように対処されるのか、SSL/TLS証明書はどのように管理すべきか、そして環境の導入や保守においてどのようなセキュリティのベストプラクティスが採用されているのかを理解したいと考えています。

セキュリティは、誰かが「印刷」ボタンを押すずっと前から始まっています

印刷のセキュリティといえば、多くの人が複合機での「セキュアプリント 」の操作を思い浮かべます。これは確かに重要な保護手段ですが、全体像の一部に過ぎません。

安全なドキュメントワークフローは、ユーザーが印刷またはスキャンジョブを送信した瞬間から始まり、ドキュメントのライフサイクルのあらゆる段階にわたって継続します。これには、認証、暗号化通信、安全な保存、アクセス制御、ドキュメントの公開、監査、および外部システムとの連携が含まれます。

現代の印刷環境では、単一のセキュリティ機能に頼るのではなく、複数の保護層が連携して機能することでメリットが得られます。この「多層防御」アプローチにより、リスクを低減しつつ、業務効率の向上と規制順守を実現することができます。 

MyQ Xにはセキュリティ機能が組み込まれています アーキテクチャ 

セキュリティは、MyQ Xにおいて、単なる追加機能ではなく、基本原則の一つです。

このプラットフォームは、安全な認証、暗号化された通信、データ保護、管理上の制御、および包括的な監査機能を組み合わせることで、ドキュメントのワークフローをそのライフサイクル全体にわたって保護するように設計されています。

「 MyQ Xセキュリティホワイトペーパー では、このアプローチを、インフラストラクチャ、ドキュメントのワークフロー、および印刷出力を、相互に連携したセキュリティエコシステムとして保護するものとして説明しています。

これには、次のような機能が含まれます： 

• セキュアプリント ～を通じて公開ユーザー認証 

• 以下の認証方法を含む、複数の認証方法：二要素認証 

• 転送中および保存中のデータの暗号化 

• 設定可能な管理者権限 

• 管理上の変更を追跡する監査ログ 

• 文書情報を保護するためのプライバシー機能 

• 組織内の認証局との連携 

• 必要に応じて、透かし入れおよび文書の追跡可能性

これらの対策を組み合わせることで、組織はインフラと日常的な文書ワークフローの両方を保護することができます。 

独立した認証により、MyQのセキュリティ体制が強化される 

セキュリティに関する主張は、独立した認証によって裏付けられている場合、より説得力を持つものです。MyQ はISO/IEC 27001:2022の認証を取得しており、情報セキュリティリスクの特定、管理、低減を行うための体系的な情報セキュリティマネジメントシステムを運用していることが確認されています。

この認証は、MyQの業務における主要な分野を対象としており、MyQ XおよびMyQ Roger の設計・開発、顧客情報の保護、カスタマーサポートおよびチケット対応、ホスティング、アクセス管理、監視、インシデント対応、ならびに定期的なリスク評価および監査などが含まれます。

MyQ また、品質マネジメントに関するISO 9001:2015および環境マネジメントに関するISO 14001:2015の認証も取得しています。これらの認証は、MyQ が情報セキュリティ、品質、および環境責任の各分野において、広く認められた基準に準拠していることを外部から裏付けるものです。

SSL/TLS証明書が重要な理由

印刷環境におけるすべてのセキュアな接続は、信頼関係に依存しています。証明書が適切に設定されていない場合、組織は通信障害、認証の問題、あるいはセキュリティの低下といったリスクにさらされます。 例えば、セキュリティ侵害が発生すると、その是正措置に多大な「IT時間の損失」が生じます（これが 混合環境を運用している組織の30％）にとって最大の影響要因の一つ）に費やされ、general の事業継続性に悪影響を及ぼします。 

MyQ SSL/TLS証明書を使用して、サーバー、多機能デバイス、ユーザーのワークステーション、ディレクトリサービス、メールサーバー、およびその他の統合システム間の通信を保護します。 

デフォルトでは、MyQ X では、暗号化通信に TLS 1.2 以上が必要であり、必要に応じてより新しいプロトコルバージョンもサポートされています。古い暗号化プロトコルは、レガシーデバイスとの互換性を確保する必要がある特定のケースにおいてのみ利用可能です。 

暗号化により、文書のライフサイクル全体を通じて保護されます

文書は、宛先に届くまでに複数のシステムを経由することがよくあります。

このプロセスにおいて機密情報を保護するため、MyQ は、転送中のデータと保存中のデータの両方に対する暗号化に対応しています。 

X Securityの MyQ X Securityのドキュメントによるとによると、サーバー間の通信、クライアント接続、認証サービス、およびサポートされているネットワーク プロトコルにおいて、暗号化通信が強制されています。また、組織は保存されたデータベースや印刷ジョブ ファイルに対して暗号化を有効にすることができ、スキャンジョブはデフォルトで暗号化されます。 

この多層的なアプローチにより、不正アクセスによるリスクを低減しつつ、環境全体にわたる安全な文書管理を実現します。 

コンプライアンスは、暗号化だけによるものではない

また、組織は、ユーザーの活動状況、管理上の変更、認証イベント、およびドキュメントのワークフローを把握できる必要があります。

MyQ 認証付き印刷リリース、設定可能な管理者権限、監査ログ、プライバシー制御、安全な文書管理などの機能を通じて、これらの要件に対応しています。これらの機能により、組織はガバナンスを強化すると同時に、内部のセキュリティポリシーや規制上の義務の遵守を支援することができます。

具体的にどのような管理措置が必要となるかは、組織ごとの規制環境、業界基準、および内部のセキュリティポリシーによって異なります。

セキュリティのベストプラクティス

技術だけでは環境のセキュリティを確保することはできません。効果的なセキュリティは、設定、保守、および運用プロセスにも左右されます。

印刷管理環境の導入や保守を行う際、管理者は、広く認められているいくつかのベストプラクティスを考慮すべきです。 

• MyQ および関連インフラストラクチャを、サポート対象のリリースに常に更新してください。 

• 信頼できるSSL/TLS証明書を使用し、有効期限が切れる前に更新してください。 

• 対応している場所では、暗号化通信を有効にしてください。 

• ロールベースの管理権限と最小権限の原則を適用してください。 

• 管理上の変更や設定の変更について、監査ログを定期的に確認してください。 

• 必要に応じて、認証を一元管理型のIDプロバイダーと連携させる。 

• 古いハードウェアとの互換性のために必要でない限り、レガシープロトコルを削除してください。

これらの取り組みは、運用リスクを低減すると同時に、印刷環境全体のセキュリティ体制を強化するのに役立ちます。

セキュリティは継続的な取り組みです

セキュリティは、安全なアーキテクチャ、強力な認証、暗号化された通信、適切な証明書管理、タイムリーな脆弱性の修正、および運用上のベストプラクティスを組み合わせることで実現されます。

組織がITインフラの近代化を進めるにつれ、印刷および文書ワークフローについても、他の業務上重要なシステムと同様に、同等のセキュリティ基準を満たす必要があります。 

ドキュメントのライフサイクルのあらゆる段階にセキュリティを組み込むことで、組織は機密情報をより確実に保護し、コンプライアンス対応を簡素化するとともに、ユーザーの現在の働き方をサポートする、安全で信頼性の高いドキュメントワークフローを提供することができます。