「スキャン・トゥ・クラウド」は実際にはどのように機能するのでしょうか？

プラットフォームやワークフローに応じて、文書をOCR を通じて処理したり、メタデータを付与したり、あらかじめ定義された宛先に転送したりすることも可能です。その結果、文書の取り込みと、その文書を保存または使用する必要があるシステムとが直接連携するスキャンプロセスが実現されます。

MyQ Roger vsMyQ X：クラウドはどこに位置づけられるのか？

MyQ クラウド環境に対しては2つの異なるアプローチがあり、これらを同一視してはならない。

MyQ Roger クラウド接続、モビリティ、リモートおよびハイブリッドな職場環境、そしてクラウドベースのドキュメントワークフローを軸に設計されています。MyQ Roger は、サーバーレスなクラウドプリントおよびスキャンワークフロー、一元化されたWeb管理、クラウドストレージ サービスとの連携機能を提供します。

MyQ X は、オンプレミスおよびハイブリッド環境向けに設計されており、プライベートクラウドインフラストラクチャへの導入もサポートしています。例えば、MyQ XはAzure 仮想マシン上で実行でき、物理的なネットワーク をAzure 環境に接続することができます。また、MyQ Xは、クラウドストレージ サービスへの直接スキャンを含む、クラウド接続型のスキャン機能も提供しています。 

この違いは重要です： MyQ Roger はクラウドネイティブであり、パブリッククラウドを基盤としているのに対し、MyQ Xは、オンプレミスまたはハイブリッドアーキテクチャ内でクラウド接続機能を提供します。

「スキャン・トゥ・クラウド」はどのように機能するのでしょうか？

ユーザーが「MyQ 」対応デバイスで紙の文書をスキャンします。スキャンしたデータをローカルに保存して後で手動で転送する代わりに、設定済みのMyQ スキャンワークフローによって、その文書が指定された送信先に送信されます。

MyQ Xは、以下のクラウドストレージ の保存先に対応しています。 OneDrive OneDrive 、 for Business、Google Drive、Google Drive for Workspace、Box、Dropbox、 、およびAmazon S3。SharePoint Online 管理者は、Easy Scan のワークフロー内で、これらを保存先として設定できます。

たとえば、管理者は「SharePoint Online 」に紐づく「Easy Scan 」アクションを作成できます。設定に応じて、ユーザーはスキャンを送信する前に、デバイス上で設定済みのサイトやフォルダを選択することができます。

MyQ Roger 同社のパブリッククラウドアーキテクチャの一環として、OneDrive 、Google Drive、SharePoint、iCloud、Dropbox向けの「Scan toクラウドストレージ 」を含む、同様のクラウドスキャン機能を提供しています。

重要な点は、「Scan to Cloud」が単に「メールアドレス宛てにスキャンする」だけのものではないということです。これは、ドキュメントの取り込み機能を、組織がすでに導入しているクラウドストレージ やドキュメントワークフローと連携させるものです。

「スキャン・トゥ・クラウド」のベストプラクティスにはどのようなものがありますか？

有用な「Scan to Cloud」ワークフローとは、単に同じ手作業のプロセスをクラウド上の先へ移すのではなく、手作業の負担を軽減するものであるべきです。

実際のワークフローに基づいて宛先を定義する

管理者は、ユーザーに制限のない宛先リストを提供する代わりに、一般的な処理用に事前に定義されたEasy Scan アクションを作成することができます。たとえば、ワークフローによって、ユーザーが毎回宛先を指定する必要がなく、文書を特定のクラウドストレージ の場所に直接送信することも可能です。MyQ は、異なる宛先を持つ複数のEasy Scan アクションに対応しています。

適切なフォルダ構造を使用してください

クラウドストレージ の連携機能でフォルダ閲覧がサポートされている場合、ユーザーはデバイスから利用可能な場所を閲覧できます。SharePoint Online の場合、MyQ Xは特定のサイトまたは複数のサイトに対して設定可能であり、設定に応じてフォルダ閲覧が可能になります。

権限を適切に管理する

クラウドストレージ 接続設定は、組織の既存のアクセスモデルを反映する必要があります。MyQの連携機能では、ストレージの保存先を使用できるようになる前に、ユーザーまたは管理者が適切な接続設定と権限を設定する必要があります。

可能な限り自動化を行う

スキャンを行うたびに、ユーザーが結果として生成されたファイルの名前変更、並べ替え、処理、移動を手作業で行わなければならないのであれば、その組織はデータをデジタル化はしているものの、それに関連するワークフローまでは必ずしもデジタル化できていないことになります。ここで、自動処理の重要性が浮き彫りになります。

スキャンした文書を自動的に処理するにはどうすればよいでしょうか？

スキャンは、より大規模な文書ワークフローにおける最初のステップとなり得ます。 

MyQ 検索可能なドキュメントを作成するための「OCR 」に加え、その他のスキャンパラメータやメタデータにも対応しています。また、MyQのスキャンワークフローでは、ドキュメントをドキュメント管理システムやその他の宛先に送信することも可能です。

例えば、OCR を使用すれば、スキャンした文書を、単に閲覧のみ可能な画像として組織に残すのではなく、検索可能な PDF に変換することができます。また、スキャン処理中に、請求書番号、支払期日、合計金額、通貨などの追加情報を入力し、それらをメタデータとして文書とともに保存することも可能です。 

「クラウドへのスキャン」は、単なる目的地以上のものです

「Scan to Cloud」の価値は、単にスキャン作業の手順を数クリック分省略できるということだけではありません。

より大きな変化は、文書がデジタル化される時点と、その文書を保管または処理する必要があるシステムとを結びつけることです。

クラウドファーストの組織の場合、これは既存のクラウドサービスに文書を直接取り込むことを意味する場合があります。ハイブリッド環境の場合、既存のMyQ Xアーキテクチャを維持しつつ、クラウド接続型の文書ワークフローを追加することを意味する場合があります。

さらに、OCR 、メタデータ、ワークフローの自動化が加わると、スキャンはMFP上の孤立した機能ではなく、より広範なドキュメント処理プロセスの一部となります。 

MyQ 両方のアプローチを提供しています。パブリッククラウドアーキテクチャを求める組織向けには、MyQ Roger 、クラウド接続型のドキュメントワークフローを備えたオンプレミスまたはハイブリッド展開を必要とする組織向けには、MyQ X があります。