スキャンだけにとどまらない：クラウドストレージ 、OCR 、およびワークフローの自動化を活用した、よりスマートなドキュメントワークフローの構築

このプロセスは機能しますが、不必要な手順が追加され、貴重な時間を浪費し、書類の紛失や不統一な保管といったリスクを高めてしまいます。 

各チャネルで寄せられるよくある質問や議論を分析した結果、組織がドキュメントのワークフローをより適切に管理する方法をますます模索していることが明らかになりました。

以下の項目に関する質問 クラウドスキャン、光学文字認識（OCR ）、メタデータ、およびワークフローの 自動化に関する質問が頻繁に寄せられており、これは基本的なスキャンから、より連携が取れ、自動化されたプロセスへの移行を反映しています。

目標は、もはや単に紙の文書をデジタル化することだけではありません。情報は、適切な形式で、適切な文脈とともに、適切な宛先に確実に届くようにすることです。

現代のスキャンとは、ファイルではなく情報を移動させることなのです

誰かが手動で処理しなければならないPDFを作成するのではなく、今日のドキュメントワークフローでは、ドキュメントを自動的にクラウドストレージ に転送し、検索可能なファイルに変換し、追加情報を取得して、既存のビジネスプロセスに統合することができます。

このアプローチにより、手作業の負担を軽減すると同時に、文書の検索、整理、共有が容易になります。

また、IT管理者にとっては、個々のユーザーの習慣を、一元的に管理できる標準化されたワークフローに置き換えることで、一貫性をさらに高めることができます。

書類を適切な宛先に直接送付する

ユーザーは、スキャンした文書をメールに送信したり、ローカルコンピュータに一時保存したりする代わりに、多機能デバイスから、お気に入りのクラウドストレージ に直接スキャンすることができます。

MyQ 以下のクラウドスキャン先に対応しています： 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive ビジネス向け 

• Google ドライブ 

• Workspace向けGoogle Drive 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

また、ネットワーク フォルダ、FTPサーバー、カスタム保存先、電子メールなどの追加の保存先も利用可能であり、さまざまなビジネス要件に対応しています。

ダイレクトデリバリーとは、文書がユーザーが期待する場所に届く仕組みであり、手動でのアップロードを削減し、組織が一貫した文書保管手順を維持するのに役立ちます。

MyQ XおよびMyQ Roger

上記の完全な保存先リストは、MyQ X に適用されます。MyQ Roger では現在、OneDrive 、Google Drive、SharePoint（適切なライセンスが必要）、Microsoft Teams への直接スキャン、およびプリンタ 本体からのメール送信に対応しています。Dropbox、Box、iCloud、および「スキャンしてスマホへ送信」機能は、デバイスからではなく、MyQ Roger モバイルアプリを通じて利用可能です。Amazon S3、ネットワーク フォルダ、およびFTP保存先は、MyQ Roger では現在提供されていません。 

クラウド連携は、既存のワークフローに自然に組み込むことができます

チームが「Microsoft 365」や「Google Workspace 」を通じてコラボレーションを行う場合、ユーザーはスキャンした文書が他のデジタルコンテンツと一緒に表示されることをますます期待するようになっています。 

MyQ 以下のサービスへの直接スキャンに対応していますSharePoint Online 、OneDrive for Business、Google Drive、Google Drive for Workspaceなどのサービスへの直接スキャンに対応しています。管理者はスキャン先を一元的に設定でき、ユーザーは自身のクラウドアカウントで認証を行うことで、文書が正しい場所に安全に配信されるよう保証されます。

設定によっては、ユーザーはスキャンを完了する前に、複合機から直接フォルダを閲覧することもでき、これにより、最初から正しく書類を整理しやすくなります。 

OCR スキャンした文書を検索可能にする

なし 光学式文字認識（OCR ）では、何千ものスキャン済みPDFの中から契約書、請求書番号、顧客名、または参照番号を検索することは、ほぼ不可能になります。

OCR スキャンした文書内の印刷されたテキストを認識し、検索可能な出力を作成することで、この問題を解決します。

MyQ では、OCR を使用して、スキャンした文書を検索可能なファイルに変換できるほか、設定可能なOCR プロファイルを通じて複数の出力形式に対応しています。これらのプロファイルは、Easy Scan のワークフローに組み込むことで、組織全体での文書処理を標準化することができます。

MyQ XおよびMyQ Roger

MyQ Xでは、OCR は専用のMyQ OCR Serverを通じて動作します。これは、Easy Scan のワークフローに組み込むことができる、無料のセルフホスト型コンポーネント（Tesseractエンジンを基盤とし、60以上の言語に対応）です。

MyQ （Roger ）では、OCR がモバイルアプリに組み込まれており、対応プリンター上でも直接スキャン設定として表示され始めています（現在、対応するHP モデルではデフォルト設定となっています）。一方、MyQ  （Roger ）には、MyQ Xにあるような、独立したスタンドアロンのOCR サーバー製品は存在しません。

メタデータは、文書にビジネス上の文脈を与える

多くのビジネスプロセスでは、請求書番号、顧客名、プロジェクトコード、発注書参照番号、部門識別子などの情報に基づいて、文書を適切に整理しています。

この情報は メタデータと呼ばれています。 

MyQ これにより、組織はスキャン処理中に追加情報を取得できるようになります。ワークフローに応じて、ユーザーは、文書が宛先システムに送信される前に、請求書番号、支払期日、合計金額、通貨、その他の業務固有の情報などの値を入力できます。これらの値は、宛先システム内で文書に紐付けられるため、分類や検索が大幅に容易になります。

取り込みの段階でメタデータを追加することで、組織は、後で追加の手作業を必要とすることなく、より一貫性のある文書管理の慣行を確立することができます。

MyQ XおよびMyQ Roger

MyQ Xにおけるメタデータ取得機能については、以下のドキュメントに記載されています。MyQ Roger のワークフローパラメータには、両面スキャン、解像度、用紙サイズ、用紙形式などの技術的なスキャン設定が含まれていますが、カスタムビジネスメタデータフィールドは含まれていません。

反復的な文書処理の自動化

従業員は端末で認証を行い、宛先を選択し、スキャン設定を調整し、同じ情報を入力し、この一連の作業を何十回も繰り返します。

ワークフローの自動化により、こうした反復作業の多くが解消されます。

これにより MyQ Easy Scan、管理者は複数のアクションを1つのユーザー操作に統合した、あらかじめ定義されたスキャンワークフローを作成できます。ユーザーはスキャンごとに手動で設定を行う代わりに、適切なワークフローを選択するだけで、MyQ が必要な設定を自動的に適用し、ドキュメントを宛先に配信します。

ビジネス要件に応じて、ワークフローには、あらかじめ定義されたスキャン設定、クラウド保存先、メタデータの収集、OCR による処理、およびドキュメントのルーティングを含めることができます。

これにより、効率が向上するだけでなく、組織全体で文書が一貫して処理されるようになるため、ユーザーのミスも減らすことができます。

標準化は、ユーザーとIT部門の双方にメリットをもたらします

標準化されたワークフローがないと、ユーザーはファイル名の付け方や保存先の選択、スキャン設定の指定などについて、それぞれ独自の習慣を身につけてしまうことがよくあります。こうした違いが蓄積されるにつれて、文書管理はより困難になり、情報が置き忘れられる可能性が高まります。

一元化されたワークフローにより、誰がスキャンするか、あるいはどの複合機を使用するかに関わらず、文書が常に同じプロセスを経るよう保証されます。

ITチームにとっては、これにより管理業務が簡素化されます。

ユーザーにとっては、日常的な作業中に判断を迫られることが少なく、慣れ親しんだ使い心地を実現します。 

スキャン作業を連携したビジネスプロセスへと変革する

スキャンは依然として多くの業務において重要な役割を果たしていますが、その価値はもはや単に紙をデジタル化することだけから生まれるものではありません。 

最大のメリットは、文書が取り込まれた後に起こることにあります。

クラウドとの直接連携により、不要な作業が削減されます。OCR は、静的な画像を検索可能なドキュメントに変換します。メタデータにより、ビジネス上の文脈が提供されます。ワークフローの自動化により、反復的な手作業が排除され、ドキュメントは必要な場所に確実に届けられます。

これらの機能を組み合わせることで、組織は従来のスキャン作業から一歩踏み出し、より効率的で一貫性があり、現代の企業が情報を管理する方法に即した文書ワークフローを実現することができます。

必要なサポートを受ける

いつものように、既存のお客様やパートナーの皆様は、まず MyQ コミュニティポータルをご利用ください。ここでは、ドキュメント、回答、サポートケースの登録など、すべてをご利用いただけます。

また、ライセンスの「ソフトウェア・アシュアランス」プランを有効にしておくことをお勧めします。このプランに加入することで、最新のアップデートやセキュリティパッチを利用できるほか、問題が発生した際にはMyQ のサポートデスクにいつでも問い合わせることができます。