OGHMyQの導入により、管理体制を確立し、セキュリティを強化し、業務効率を向上させました

チャレンジ 

プロジェクトの需要に応じて従業員数が1,000人から2,500人の間で変動する専門建設・エンジニアリング企業であるオリオン・グループ・ホールディングスは、複数の拠点にまたがる印刷環境の管理において、ますます大きな課題に直面していました。 

ITチームは、印刷に関するヘルプデスクのチケットへの対応、プリンタ 管理、および分散型印刷インフラの管理に多大な時間を費やしていた。  

同時に、同組織では、特に共有プリンターの上に放置される可能性のある機密性の高い財務報告書やプロジェクト関連文書について、文書のセキュリティを強化する必要がありました。 

また、同社は印刷関連コストの可視性を高め、紙媒体の情報を効率的に振り分け、処理し、デジタル化する方法を模索していました。既存のtools 、組織の業務目標を支えるために必要な一元管理、自動化、およびインテリジェンスがtools 。 

ソリューション 

OGHは、印刷管理の一元化、文書のセキュリティ強化、および印刷コストやデバイスの稼働状況に関する可視性の向上MyQ を採用しました。 

このプロジェクトは、印刷インフラ、ワークフローの自動化、マネージド・プリント・サービスにおいて深い専門知識を持つ、MyQ 主要MyQ Kyocera ・ソリューションズ・アメリカによって実施されました。Kyocera MyQ緊密な連携により、OGHは業界のベストプラクティスと先進的な印刷管理技術を組み合わせた導入アプローチの恩恵を受けることができました。Kyocera MyQ Kyocera 長期にわたる戦略的パートナーシップMyQ 導入チームは広範な技術的知識、実証済みの方法論、そして実践的な経験を活かすMyQ 、スムーズな導入とOGHのビジネス目標との強力な整合性を確保MyQ 。 

MyQ Ultimateエディションの導入により、組織全体でセキュアなプル印刷が実現され、従業員は文書を出力する前に、認証情報、キーフォブ、IDバッジ、またはPIN を使用して認証を行うことが求められるようになりました。これにより、無人での印刷が排除されると同時に、ユーザーは承認された任意のデバイスから安全に文書を受け取ることができるようになりました。 

MyQ 、同社のプリンタ 管理するための一元化されたダッシュボードも提供しました。プリンタ 自動化されたことで、導入と保守が簡素化され、また、運用に支障をきたす前に、プリンタ やトナー残量の低下について、管理者に事前通知がメールで送信されるようになりました。 

財務管理を強化するため、OGHはルールベースの印刷プロジェクトアカウンティング とプロジェクトアカウンティング 導入しました。これにより、印刷、コピー、スキャンのコストを特定のプロジェクト、ジョブ、または会計コードに正確に割り当てることが可能となり、透明性が向上するとともに、今後のプロジェクトの見積もり精度の向上にも寄与しています。 

さらに、同社MyQ インテリジェントな文書ワークフローを活用し、スキャンプロセスの自動化を開始しました。従業員は、文書を安全に取り込み、処理し、あらかじめ定義された宛先に転送することができるため、手作業が削減され、コミュニケーションの齟齬が生じるリスクも最小限に抑えられます。 

結果 

導入による効果は即座に現れ、初日からメリットが得られ、導入後90日以内に業務の全面的な改善が見込まれています。 

セキュア・プルプリントの導入により、紙やトナーの無駄を30％以上削減できると見込まれており、これにより運用コストの削減に寄与するとともに、持続可能性の目標達成も支援することになります。  

同時に、同組織は、機密性の高い契約書、財務報告書、プロジェクト文書が、権限のあるユーザーのみに開示されるよう徹底することで、文書のセキュリティを大幅に強化しました。 

IT部門にとって、一元管理の導入により管理負担が劇的に軽減されました。プリンタ 自動化、予防的な監視、および一元的なデバイス管理により、トラブルシューティング、ドライバの管理、手動設定などに費やされていた時間を、毎月約20～25時間削減できると見込まれています。 

各部門のユーザーも、具体的なメリットを実感しています。経理チームOCRワークフローを用いて請求書を自動的に分類・転送でき、経営陣は手作業を最小限に抑えながら機密文書を安全にデジタル化でき、プロジェクトマネージャーは文書をプロジェクト固有のワークフローに直接スキャンすることで、情報が自動的に抽出され、ファイルが適切な宛先に転送されるようになっています。 

Orion Group Holdingsは、文書のセキュリティ、印刷管理、コスト管理、ワークフローの自動化を単一のプラットフォームに統合することで、印刷業務を単なる運用上の課題から、管理された効率的なビジネスプロセスへと変革しました。 

このプロジェクトの成功は、革新的なテクノロジーと経験豊富なプロフェッショナルサービスを組み合わせることの価値を浮き彫りにしています。MyQ先進的なプリント管理プラットフォームとKyocera導入ノウハウを融合させることで、OGHは導入を加速させ、早期に業務改善を実現し、長期的な最適化に向けた基盤を築くことができました。このパートナーシップがもたらしたのは、単なるテクノロジーだけではありません。戦略的目標を測定可能なビジネス成果へと転換するために必要な人材、プロセス、そして洞察を提供したのです。