ハイブリッドな職場環境における印刷の課題

また、文書のワークフローを管理し、不要な印刷を削減することで、組織が基本的な印刷管理の枠を超えていくのにも役立つはずです。適切なプラットフォームとは、セキュリティを後付けで追加するのではなく、アーキテクチャの一部として組み込んだものであるべきです。 

なぜ今、これが重要なのか 

分散したオフィス、リモートユーザー、クラウドインフラ、そして厳格化するコンプライアンス要件により、単一のオフィスと比較的静的なインフラを想定して設計された印刷環境の脆弱性が露呈しています。

その結果、IT部門の業務負担の増加、機密文書の漏洩リスクの高まり、デバイスの管理難度の向上、コンプライアンスプロセスの複雑化といった実務上の影響が生じます。したがって、印刷プラットフォームは、プリンターを管理するための単体のツールとしてではなく、組織のITおよび文書環境全体の一部として評価されるべきです。 

プリントプラットフォームには、どのようなセキュリティアーキテクチャが必要でしょうか？

セキュリティは、後から追加されるオプションのセキュリティモジュールではなく、プラットフォームの設計段階から考慮されるべきです。まずは認証と認可 から着手してください。保護された印刷ワークフローにアクセスする前に、ユーザーには認証が義務付けられ、管理者やユーザーが実行できる操作は、ロールベースの権限によって制御される必要があります。

暗号化は、データの送信中および保存中にデータを保護するものであり、プラットフォームは、印刷ジョブや文書データがどこに保存されるかについて、明確な管理機能を提供すべきである。

セキュアプリント 「解放」も重要な考慮事項の一つです。プラットフォームは、機密文書がデバイスに即座に解放され、放置されたままになることを防ぐ必要があります。その代わりに、ジョブは、権限のあるユーザーが解放するまで保護された状態を維持すべきです。

ハイブリッド環境においては、中央サーバー の外部で印刷データがどのように扱われるかについても検証する必要があります。ローカルのスプーリング 、管理対象外のキュー、および管理されていない文書のコピーは、本来は安全なアーキテクチャを損なう恐れがあります。その目的は、印刷ライフサイクル全体を通じて文書を管理することと整合性のあるものでなければなりません。 

印刷セキュリティにおいて、ベンダー中立性がなぜ重要なのでしょうか？

セキュアプリント 環境は、組織に対して、保有するハードウェア全体を特定の1つのメーカーの製品に統一することを強いるべきではありません。

大規模な組織では、通常、複数のオフィスや拠点、さらには異なる世代のデバイスが混在する環境下で運用が行われています。プリント管理プラットフォームは、どのプリンタ がインストールされているかによってセキュリティが左右されるのではなく、そのような環境全体を通じて一貫したセキュリティポリシーとワークフローを提供すべきです。

組織がデバイスを入れ替えたり統合したりする際にも、ベンダー中立性は重要です。印刷プラットフォームが特定のハードウェア・エコシステムと密接に結びついていると、デバイスの変更が、必要以上に大規模なインフラプロジェクトになってしまう可能性があります。

さまざまな機種が混在する環境でも運用可能なプラットフォームであれば、ハードウェアごとに個別の管理手法を構築することなく、認証、セキュアプリント のリリース、ポリシー、監視、およびドキュメントのワークフローを一元管理することができます。

これにより、ハードウェアへの依存度が低減され、機器構成が変更された際にも、ITチームはより柔軟に対応できるようになります。

プラットフォームは、ワークフローの自動化や文書のデジタル化をどのように扱うべきでしょうか？

印刷管理は、文書がプリンタ に到達した時点で終了するべきではありません。特にスキャンやデジタル化が日常業務の一部となっている場合、同じプラットフォームを活用して、印刷の前後における文書の処理を組織が管理できるようにすべきです。 

文書を指定された宛先に転送したり、スキャンワークフローを自動化したり、スキャンしたコンテンツを処理したり、手作業を削減したりできる機能を探してください。たとえば、OCR を使用すると、スキャンした文書に含まれるテキストを、他のシステムで処理可能な機械可読情報に変換することができます。

これは重要な点です。なぜなら、不必要な印刷は、多くの場合、非効率的な文書処理の表れだからです。従業員が情報をデジタルで安全に収集・処理・転送できるようになれば、同じ情報を手作業で印刷・取り扱い・スキャンし、再入力する必要性が減る可能性があります。 

したがって、ワークフローの自動化は、印刷管理の一環として評価されるべきである。

コンプライアンスおよび監査の機能のうち、何が不可欠なのでしょうか？

管理者は、誰がシステムにアクセスしたか、そのユーザーがどのような権限を持っていたか、そして環境内の文書にどのような変更が加えられたかを把握できる必要があります。役割ベースのアクセス制御（RBAC）を活用することで、ユーザーの職務内容に応じて、管理および運用上の権限を適切に制限することができます。  

監査証跡も同様に重要です。 

これらは活動状況を可視化し、組織がインシデントを調査したり、適切な管理措置が講じられていることを証明したりするのに役立ちます。

データ保護は、通信データや保存データを含め、文書のライフサイクル全体を網羅すべきである。 MyQ Xのセキュリティ文書では、例えば、保存データの暗号化やエンドツーエンドのデータ暗号化に加え、認証、アクセス制御、および監査について記述されています。

具体的なコンプライアンス要件は組織や業界によって異なりますが、その根底にある原則は一貫しています。すなわち、セキュリティ対策は実証可能であり、管理可能であり、かつ監査可能でなければならないということです。

脆弱なソリューションや旧式のソリューションの誤りとは

すべてのプリント管理アーキテクチャが、今日の分散環境に対応するように設計されているわけではありません。 

よくあるパターンの中には、不必要な複雑さを生み出すものがあります： 

• デバイスごとのエージェントアーキテクチャ： 個々のデバイスに対する複数の更新を積み重ねると、デバイス群の規模が拡大したり構成が変更されたりした際に、導入や保守の作業量が増加する可能性があります。その結果、管理上の負担が増大し、設定ミスが発生するリスクも高まることになります。 

• 事後的に追加されたセキュリティ対策： セキュリティがプラットフォームアーキテクチャの一部ではなく、追加のモジュールとして扱われると、制御機能が異なるコンポーネント間に分散してしまう可能性があります。 

• 単一ベンダーによるハードウェアロックされたプラットフォーム： 管理やセキュリティを特定のハードウェアエコシステムに過度に依存させると、デバイス群の更新に伴う混乱が大きくなり、将来のデバイス選定の幅が狭まる恐れがあります。 

• ハイブリッドワークに対応するために改造されたオンプレミス専用システム： 固定された一元化されたオフィス環境を前提に設計されたシステムは、組織がクラウドホスト型や分散型環境へと移行する際、追加のインフラストラクチャや回避策が必要になる場合があります。

そのコストは技術的な面だけにとどまりません。こうしたアーキテクチャ上の制約により、ヘルプデスクの業務負荷が増大したり、導入やオフィスの変更が遅れたり、一貫したセキュリティおよびコンプライアンス管理の維持が困難になったりする可能性があります。

MyQ が、印刷管理を業務改善につなげた方法

Orion Group Holdings社は、MyQ Xを導入し、分散環境全体での印刷管理を一元化するとともに、文書のセキュリティを強化し、デバイスの稼働状況や印刷コストの可視性を向上させました。

その結果、セキュアなプルプリント 、一元化されたフリート管理、自動化されたプリンタ のプロビジョニング、予防的なデバイス通知、プロジェクトアカウンティング 、および自動化されたドキュメントワークフローが導入されました。

このプロジェクトにより、 30％以上の紙 、およびトナー廃棄物の削減が見込まれており、さらに 月あたり20～25時間のIT管理時間の削減 が見込まれています。

こうした結果は、評価が「プラットフォームがプリンターを管理できるか」という問いにとどまるべきではない理由を如実に示しています。より有意義な問いは、そのプラットフォームが組織全体の印刷・文書環境においてどのような変化をもたらせるか、ということです。

セキュアプリント プラットフォームは、組織のセキュリティアーキテクチャに適合し、実際に導入されているハードウェア環境全体で動作し、導入モデルに適応し、ドキュメントのワークフローをサポートし、説明責任とコンプライアンスに必要な管理機能を提供できるものでなければなりません。