Uitdagingen op het gebied van documentbeheer waarop IT-teams zich moeten voorbereiden

Apparaten veranderden, besturingssystemen ontwikkelden zich verder en documentworkflows werden steeds digitaler, maar de onderliggende afdrukinfrastructuur bleef vertrouwd.

Dat wordt steeds moeilijker vol te houden.

Windows Het drukwerk evolueert naar een andere architectuur. Organisaties digitaliseren steeds meer processen. Door nalevingsvereisten worden er hogere eisen gesteld aan de manier waarop documenten worden vastgelegd en beheerd. Tegelijkertijd verwachten gebruikers steeds vaker eenvoudige, zelfbedieningsoplossingen die minder tussenkomst van IT-teams vereisen.

Geen van deze veranderingen hoeft van de ene op de andere dag te worden opgelost. Maar ze roepen wel vragen op die IT-teams zich nu zouden moeten stellen.

Is uw printomgeving klaar voor de volgende fase van het ‘ Windows ’-printen? 

Microsoft Windows -afdrukken verschuift van traditionele printdrivers van derden naar een op standaarden gebaseerde architectuur die is opgebouwd rond het Internet Printing Protocol (IPP), Windows Protected Print en Print Support Apps.

Vanaf juli 2026 zullen nieuwe installaties van ondersteunde printers standaard gebruikmaken van het ‘ Windows Ready Print’-model. Voor IT-teams is de uitdaging niet alleen of het afdrukken vandaag de dag werkt.

De grotere vraag is of de huidige printomgeving klaar is voor de richting waarin Windows -printen zich ontwikkelt.

Organisaties die sterk leunen op traditionele, op stuurprogramma’s gebaseerde implementatiemodellen, zullen moeten begrijpen wat deze overgang betekent voor hun apparaten, afdrukworkflows en bredere infrastructuur.

En dit is niet langer een kwestie die beperkt blijft tot een kleine groep technische specialisten. Meer dan 60% van de Europese besluitvormers op het gebied van drukwerk is al bekend met Windows Protected Print.

Zijn uw documenten echt gedigitaliseerd? 

Het scannen van een document betekent niet per se dat het proces rondom dat document ook digitaal is geworden.

Een document kan als PDF worden gescand, maar er is dan nog steeds iemand nodig om: 

• Documenten handmatig scheiden 
• Bestanden hernoemen
• Informatie ophalen
• De gegevens opnieuw invoeren in een ander systeem
• Documenten naar een ander formaat converteren
• Bepaal waar het document moet worden opgeslagen

Het resultaat is een bekende kloof tussen het digitaliseren van documenten en het digitaliseren van documentprocessen.

Dit is van belang omdat documentverwerking steeds meer verweven raakt met bredere initiatieven op het gebied van digitale transformatie. 89% van de IT-beslissers beschouwt Managed Print Services als belangrijk voor hun initiatieven op het gebied van digitale transformatie, terwijl workflowautomatisering en scannen tot de hoogste prioriteiten behoren voor toekomstige printomgevingen.

Kan uw digitaliseringsproces een grondiger onderzoek doorstaan?

Het digitaliseren van een document is één ding. Erop kunnen vertrouwen dat het resulterende digitale document betrouwbaar is, is iets heel anders.

Voor documenten met juridische, financiële, regelgevende of operationele betekenis biedt het simpelweg scannen en opslaan van een bestand wellicht onvoldoende controle.

Organisaties moeten wellicht het volgende in overweging nemen: 

• Hoe documenten worden beoordeeld 
• Wie is verantwoordelijk voor de controle daarvan?
• Of het proces controleerbaar is
• Hoe de integriteit van het gedigitaliseerde document kan worden gewaarborgd

Dit wordt steeds belangrijker naarmate organisaties steeds meer bedrijfskritische informatie van papier naar digitale systemen overzetten.

61% van de workflows voor documentverwerking verloopt nog steeds op papier, ook al blijven organisaties de manier waarop documenten worden verwerkt verder moderniseren.

Moet elke printer een eigen terminal hebben?

Niet elke printer heeft een ingebouwde terminal, maar toch willen organisaties soms dat gebruikers afdruktaken rechtstreeks op het apparaat vrijgeven. 

Dit is met name van belang in omgevingen waar meerdere printers bij elkaar staan. In een personeelskamer kunnen er bijvoorbeeld meerdere printers staan, maar het is niet nodig dat elk apparaat een eigen terminal heeft.

Voor IT-teams bestaat de uitdaging erin een aanpak te vinden die bij de omgeving past, zonder elk apparaat onnodig ingewikkeld te maken.

Deze uitdagingen zorgen nu al voor een verschuiving in het debat over gedrukte media

Windows De drukwereld is aan het veranderen. Het vastleggen van documenten wordt steeds meer onderdeel van bredere digitale processen. Bij digitaliseringsprojecten is er steeds meer behoefte aan betere controle en verantwoording.

En organisaties zijn op zoek naar eenvoudigere manieren om afdrukmogelijkheden aan te bieden zonder onnodige infrastructuur toe te voegen.

Voor IT-teams is het niet per se de eerste prioriteit om alles te veranderen. Het gaat erom te begrijpen welke van deze ontwikkelingen van invloed kunnen zijn op hun omgeving en zich voor te bereiden op wat er gaat komen.

Houd MyQ in de gaten, want we blijven onderzoeken wat deze veranderingen betekenen voor de toekomst van drukwerk en documentbeheer.