Beveiliging en naleving: het vanaf de basis opzetten van veilige afdruk- en documentworkflows

Hoewel er veel aandacht wordt besteed aan het beveiligen van eindpunten, applicaties en clouddiensten, kunnen print- en documentworkflows gemakkelijk over het hoofd worden gezien als ze niet met dezelfde zorg worden beveiligd. De gemiddelde kosten van een datalek in verband met afdrukken bedragen ongeveer 820.000 pond, oplopend tot meer dan 1,3 miljoen pond in sommige sectoren.

Gebruikers willen weten hoe MyQ documenten beveiligt, hoe kwetsbaarheden worden aangepakt, hoe SSL/TLS-certificaten moeten worden beheerd en welke best practices op het gebied van beveiliging worden gevolgd, of het nu gaat om het implementeren of het onderhouden van hun omgeving.

Beveiliging begint al lang voordat iemand op ‘Afdrukken’ drukt

Als mensen aan afdrukbeveiliging denken, denken ze vaak aan het beveiligd vrijgeven van afdrukken op het multifunctionele apparaat. Hoewel dat een belangrijke beveiligingslaag is, vormt het slechts een onderdeel van een veel groter geheel.

Een veilige documentworkflow begint op het moment dat een gebruiker een afdruk- of scantaak indient en loopt door alle fasen van de levenscyclus van het document heen. Dit omvat authenticatie, versleutelde communicatie, veilige opslag, toegangscontrole, vrijgave van documenten, auditing en integratie met externe systemen.

In plaats van te vertrouwen op één enkele beveiligingsfunctie, profiteren moderne printomgevingen van meerdere beveiligingslagen die samenwerken. Deze ‘defense-in-depth’-aanpak helpt risico’s te verminderen en draagt tegelijkertijd bij aan operationele efficiëntie en naleving van de regelgeving. 

Beveiliging is standaard geïntegreerd in de MyQ X architectuur 

Beveiliging is een fundamenteel principe van MyQ X en geen extra functie.

Het platform is ontworpen om documentworkflows gedurende hun gehele levenscyclus te beveiligen door veilige authenticatie, versleutelde communicatie, gegevensbescherming, beheersmaatregelen en uitgebreide auditmogelijkheden te combineren.

De MyQ X Security Whitepaper beschrijft deze aanpak als het beschermen van de infrastructuur, de documentworkflow en de afdrukken als een samenhangend beveiligingsecosysteem.

Hieronder vallen onder meer de volgende mogelijkheden: 

• Veilige afdrukvrijgave door middel van gebruikersauthenticatie 

• Meerdere authenticatiemethoden, waaronder tweefactorauthenticatie 

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending en in opslag 

• Configureerbare beheerdersrechten 

• Auditlogboeken waarin administratieve wijzigingen worden bijgehouden 

• Privacyfuncties ter bescherming van documentgegevens 

• Integratie met certificaatautoriteiten binnen de organisatie 

• Watermerken en traceerbaarheid van documenten waar nodig

Samen helpen deze maatregelen organisaties om zowel hun infrastructuur als hun dagelijkse documentworkflows te beveiligen. 

Onafhankelijke certificering versterkt het beveiligingskader van MyQ 

Beveiligingsclaims hebben meer gewicht wanneer ze worden ondersteund door een onafhankelijke certificering. MyQ is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022, wat bevestigt dat het bedrijf een gestructureerd informatiebeveiligingsbeheersysteem hanteert voor het identificeren, beheren en verminderen van informatiebeveiligingsrisico’s.

De certificering heeft betrekking op belangrijke onderdelen van de bedrijfsvoering van MyQ, waaronder het ontwerp en de ontwikkeling van MyQ X en MyQ Roger , de bescherming van klantgegevens, klantenondersteuning en ticketafhandeling, hosting, toegangsbeheer, monitoring, incidentafhandeling en regelmatige risicobeoordelingen en audits.

MyQ is tevens gecertificeerd volgens ISO 9001:2015 voor kwaliteitsmanagement en ISO 14001:2015 voor milieumanagement. Samen vormen deze certificeringen een externe bevestiging dat MyQ voldoet aan erkende normen op het gebied van informatiebeveiliging, kwaliteit en milieuverantwoordelijkheid.

Waarom SSL/TLS-certificaten belangrijk zijn

Elke beveiligde verbinding binnen een printomgeving is afhankelijk van vertrouwen. Zonder correct geconfigureerde certificaten lopen organisaties het risico op communicatiestoringen, authenticatieproblemen of een verminderde beveiliging. Inbreuken leiden bijvoorbeeld tot aanzienlijke „verloren IT-tijd“ die wordt besteed aan herstelmaatregelen (een van de grootste gevolgen voor 30% van de organisaties met gemengde printerparken) en hebben een negatieve invloed op de algemene bedrijfscontinuïteit. 

MyQ maakt gebruik van SSL/TLS-certificaten om de communicatie tussen servers, multifunctionele apparaten, werkstations van gebruikers, directorydiensten, e-mailservers en andere geïntegreerde systemen te beveiligen. 

Standaard vereist MyQ X minimaal TLS 1.2 voor versleutelde communicatie, waarbij waar nodig ook nieuwere protocolversies worden ondersteund. Oudere versleutelingsprotocollen blijven alleen beschikbaar voor specifieke compatibiliteitsscenario’s met verouderde apparaten. 

Versleuteling beschermt documenten gedurende hun gehele levenscyclus

Documenten doorlopen vaak meerdere systemen voordat ze hun bestemming bereiken.

Om gevoelige informatie tijdens dit proces te beschermen, ondersteunt MyQ versleuteling van zowel gegevens in transit als gegevens in rust. 

Volgens de MyQ documentatie van X Securitywordt versleutelde communicatie afgedwongen bij servercommunicatie, clientverbindingen, authenticatiediensten en ondersteunde netwerkprotocollen. Organisaties kunnen ook versleuteling inschakelen voor opgeslagen databases en afdruktaakbestanden, terwijl scantaken standaard worden versleuteld. 

Deze gelaagde aanpak helpt het risico op ongeoorloofde toegang te verminderen en zorgt tegelijkertijd voor een veilige documentverwerking in de hele omgeving. 

Naleving hangt van meer af dan alleen versleuteling

Organisaties hebben ook inzicht nodig in gebruikersactiviteiten, administratieve wijzigingen, authenticatiegebeurtenissen en documentworkflows.

MyQ ondersteunt deze vereisten door middel van functies zoals geauthenticeerde afdrukvrijgave, configureerbare beheerdersrechten, auditlogboekregistratie, privacyinstellingen en veilige documentverwerking. Deze mogelijkheden helpen organisaties hun governance te versterken en tegelijkertijd het interne beveiligingsbeleid en wettelijke verplichtingen na te leven.

Welke controlemaatregelen precies nodig zijn, hangt af van de specifieke regelgeving waar een organisatie aan moet voldoen, de sectorstandaarden en het interne beveiligingsbeleid.

Aanbevolen werkwijzen op het gebied van beveiliging

Technologie alleen is niet voldoende om een omgeving te beveiligen. Effectieve beveiliging hangt ook af van de configuratie, het onderhoud en de operationele processen.

Bij het implementeren of onderhouden van een afdrukbeheeromgeving moeten beheerders rekening houden met een aantal algemeen aanvaarde best practices: 

• Zorg ervoor dat MyQ en de bijbehorende infrastructuur up-to-date blijven met ondersteunde versies. 

• Gebruik betrouwbare SSL/TLS-certificaten en vervang ze voordat ze verlopen. 

• Schakel versleutelde communicatie in waar dit wordt ondersteund. 

• Pas op rollen gebaseerde beheerdersrechten toe en hanteer het principe van minimale rechten. 

• Controleer de auditlogboeken regelmatig op wijzigingen in de beheer- en configuratie-instellingen. 

• Integreer authenticatie waar nodig met gecentraliseerde identiteitsproviders. 

• Verwijder verouderde protocollen, tenzij deze nodig zijn voor compatibiliteit met oudere hardware.

Deze werkwijzen dragen bij aan het verminderen van operationele risico’s en versterken tegelijkertijd de algehele beveiliging van de afdrukomgeving.

Beveiliging is een continu proces

Beveiliging wordt bereikt door een combinatie van een veilige architectuur, sterke authenticatie, versleutelde communicatie, zorgvuldig certificaatbeheer, tijdige verhelping van kwetsbaarheden en best practices op operationeel gebied.

Naarmate organisaties hun IT-infrastructuur verder moderniseren, moeten print- en documentworkflows aan dezelfde beveiligingsnormen voldoen als elk ander bedrijfskritisch systeem. 

Door beveiliging in elke fase van de levenscyclus van documenten in te bouwen, kunnen organisaties gevoelige informatie beter beschermen, de naleving van regelgeving vereenvoudigen en gebruikers veilige, betrouwbare documentworkflows bieden die aansluiten bij hun huidige manier van werken.