Efficiënt en veilig afdrukken bij overheidsinstanties en openbare kantoren
14/03/2022
Als je denkt aan het werken met gegevens, zowel op papier als in digitale documenten, denken de meeste mensen aan een bedrijfsmedewerker die zich concentreert op een grafiek op een computer of aan een collega die een stapel papieren naar de kopieermachine brengt in een open kantoorruimte.
Hoewel het waar is dat er wereldwijd veel grote (multinationale) bedrijven actief zijn die gegevens verwerken, mogen we bij het overwegen van de omgang met fysieke en digitale informatie één uitgebreide sector niet vergeten die cruciaal is voor het functioneren van elk land: de staats- en openbare administratie.
De staat en documentverwerking
Het werken met informatie is een fundamenteel en dagelijks proces voor de talloze overheidsinstanties. Ministeries en autoriteiten moeten dagelijks duizenden documenten doorlopen en verder verwerken, terwijl ze systematisch gegevens bijhouden. Documentbeheersystemen (DMS) en de steeds toenemende digitalisering kunnen hen daarbij helpen. We zullen waarschijnlijk nog wel even moeten leven met de klassieke roze, blauwe en groene formulieren, maar toch richt het openbaar bestuur zich steeds meer op de algehele digitalisering van zijn processen. Een goed voorbeeld hiervan is het eGovernment-project, dat tot doel heeft administratieve processen te vereenvoudigen en de elektronische communicatie van burgers met overheidsinstanties te versterken. Een apart hoofdstuk is de bescherming van persoonsgegevens, die niet alleen door Tsjechische, maar ook door Europese wetgeving wordt geregeld.
Bij het organiseren van werkzaamheden met documenten spelen ook de verschillende locaties van individuele werkplekken die aan gedeelde processen werken een cruciale rol. Voor een soepele werking is het vrijwel noodzakelijk om gericht, gepersonaliseerd, controleerbaar en vooral cybernetisch veilig documentbeheer te implementeren, in overeenstemming met de juiste instellingen voor print- en scanprocessen. Een betrouwbare oplossing voor het printen van formulieren kan aan al deze eisen voldoen.
Veilig en functioneel printbeheer
MyQ al meer dan 15 jaar printbeheersystemen en heeft met zijn innovatieve oplossingen bijgedragen aan het stroomlijnen en beveiligen van printprocessen, niet alleen bij de overheid, maar ook bij tal van bedrijven, waaronder multinationals.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken van Tsjechië, waar gegevensbeveiliging een absolute noodzaak is, heeft zijn multifunctionele printers ook uitgerust met eenMyQ . Deze oplossing biedt niet alleen eersteklas bescherming voor afdruktaken, maar heeft ook de afdrukkosten met 60% verlaagd. Bovendien heeft het ministerie dankzij het gecentraliseerde beheer van afdruk- en scanprocessen een groot deel van zijn IT-lasten kunnen afstoten: de IT-beheerders hebben het volledige afdrukpark van het ministerie vanaf één plek onder constante systeemcontrole.
Ook lokale overheidsinstanties waarderen een betrouwbaar, uniform afdruksysteem. Ook hier komt uniforme controle van alle printers goed van pas. Na installatie van de MyQ had het gemeentekantoor in Čáslav bijvoorbeeld geen problemen meer met het instellen van afdrukken en kunnen de medewerkers nu veel efficiënter scannen dankzij specifiek ingestelde scanprofielen. Bovendien worden afdruktaken beveiligd door een verplichte pincode om toegang te krijgen tot printers.
"One admin dashboard to rule them all" heeft ook de printproblemen voor de Franse gemeente Lorient opgelost. Met behulp van de MyQ Module heeft het IT-personeel een perfect overzicht van de staat van het printerpark. Ze krijgen automatisch een melding wanneer de MyQ MFP's onderhoud nodig hebben. Bovendien maakt de pull-printfunctie het printen flexibeler en veiliger voor alle 300 medewerkers van de gemeente.
Een (digitale) stap vooruit
De meest geavanceerde versie van de Ultimate MyQ kan een onmisbare hulp worden bij het digitaliseren van documenten, zowel bij overheidsinstanties als elders. Dankzij de krachtige Optical Character Recognition (OCR)-tool kunnen organisaties bijvoorbeeld geavanceerde scanprocessen opzetten die de overdracht van gegevens van papieren documenten naar interne systemen en opslag aanzienlijk vergemakkelijken. En natuurlijk is het mogelijk om ze te synchroniseren met DMS-systemen. In een tijdperk waarin werken op afstand steeds populairder wordt, kunnen organisaties ook profiteren van de gratis MyQ Desktop Client voor externe/thuiswerkplekken, die helpt bij het handhaven van het printbeleid en de beveiliging wanneer er buiten kantoor wordt gewerkt, zodat bedrijven hun printopdrachten vrijwel overal onder controle kunnen houden.
Samen met de release van de nieuwe MyQ LTS-versie 8.2 MyQ ook een volledig nieuwe computerapplicatie voor gebruikers ontwikkeld: de MyQ Desktop Client.
MyQ
4 min lezen
"Op zoek naar de almachtige printer" – een zoektocht waar geen enkele IT-medewerker aan wil beginnen. Toch is het tot op de dag van vandaag een rommelige klus om een printer in te stellen voor een nieuwe collega, laat staan voor een hele afdeling, en kan dit een groot deel van de dag in beslag nemen.
MyQ
3 min lezen