Hoe kunnen medewerkers vanaf verschillende locaties veilig afdrukken?

Voor het afdrukbeheer betekent dit dat het feit dat men is aangesloten op een bedrijfsnetwerk of een bekend apparaat gebruikt, op zichzelf nog niet voldoende is om een document vrij te geven. Met MyQ X Pull Print kan een afdruktaak op de MyQ -server worden vastgehouden totdat de gebruiker zich bij het afdrukapparaat aanmeldt. De gebruiker kan de taak vervolgens vrijgeven op een geautoriseerd apparaat binnen het afdruksysteem. 

MyQ Microsoft X ondersteunt, afhankelijk van de configuratie, verschillende authenticatiemethoden, waaronder pincode, identiteitskaart, gebruikersnaam en wachtwoord, QR-code en tweefactorauthenticatie. Gebruikers kunnen zich in ondersteunde X-omgevingen met MyQ Entra ID ook authenticeren via Entra ID. X-omgevingen.

Het resultaat is een afdrukworkflow waarbij de toegang tot het document afhankelijk is van gebruikersauthenticatie en niet louter van de locatie van de printer.

Hoe kunnen medewerkers vanaf verschillende locaties veilig afdrukken?

Met de functie ‘ MyQ X Pull Print’ kunnen medewerkers een document indienen bij een ‘MyQ ’-afdrukwachtrij en het later vrijgeven vanaf een geschikt apparaat. De afdruktaak hoeft niet onmiddellijk te worden vrijgegeven op de printer waarnaar deze oorspronkelijk was verzonden.

De basiswerkwijze is als volgt:

1. Dien de afdruktaak in. De medewerker stuurt het document naar een MyQ afdrukwachtrij.
2. Bewaar de opdracht. Het document blijft opgeslagen totdat de gebruiker klaar is om het vrij te geven.
3. Inloggen. De medewerker identificeert zich op het apparaat met behulp van een beschikbare authenticatiemethode.
4. Geef het document vrij. De geauthenticeerde gebruiker geeft de taak vrij vanaf het apparaat. 

Zo wordt voorkomen dat documenten worden afgedrukt en onbeheerd in een uitvoerlade achterblijven. Met Pull Print kan de medewerker ook een ander geschikt apparaat gebruiken als de oorspronkelijke printer niet beschikbaar is of als hij of zij elders in de organisatie aan het werk is.  

MyQ X Mobile Client biedt een extra optie voor gebruikers die het afdrukken vanaf mobiele apparaten moeten beheren. Het ondersteunt beveiligde aanmelding, beveiligd pull-printen en afdrukken vanuit zero-trust-netwerken.

De authenticatie kan worden afgestemd op de bestaande identiteitsstructuur van de organisatie

MyQ X ondersteunt de integratie van Entra ID via Microsoft voor authenticatie en gebruikerssynchronisatie. Met Entra ID SSO kunnen gebruikers van ondersteunde MyQ Desktop Client zich authenticeren met hun bestaande organisatorische identiteit, inclusief stille authenticatie op in aanmerking komende apparaten die bij een domein of bij Entra ID zijn aangesloten.

Hoe beschermt ‘ MyQ ’ afdruktaken terwijl deze door de omgeving worden verwerkt?

Bij veilig afdrukken gaat het niet alleen om authenticatie bij de printer. Ook de communicatie en de opgeslagen afdrukgegevens moeten worden beveiligd.

MyQ X ondersteunt versleutelde communicatie tussen zijn componenten en andere netwerkdiensten. In de beveiligingsdocumentatie wordt beschreven hoe de gegevens voor gebruikersauthenticatie en de inhoud van afdrukbestanden bij netwerkcommunicatie worden versleuteld. MyQ X ondersteunt ook de versleuteling van opgeslagen afdruktaken en andere opgeslagen gegevens. 

Bij bijzonder vertrouwelijke documenten kunnen privéwachtrijen afdruktaken na vrijgave automatisch verwijderen, waardoor deze tijdgevoelige documenten minder lang op het systeem worden bewaard. 

Dit zorgt voor meerdere beschermingslagen: 

• Identiteit: de gebruiker moet zich authenticeren voordat hij toegang krijgt tot de taak. 

• Veilige afgifte: het document wordt vastgehouden in plaats van direct in de uitvoerlade te verschijnen. 

• Communicatiebeveiliging: netwerkcommunicatie kan worden versleuteld. 

• Bescherming van opgeslagen gegevens: afdruktaken en andere gegevens kunnen tijdens de opslag worden beveiligd. 

• Verantwoordingsplicht: MyQ biedt auditlogboekregistratie voor beheeractiviteiten en gebeurtenissen met betrekking tot toegang.

Hoe past ‘ MyQ ’ in een cloud-identiteits- en hybride IT-omgeving?

Cloudidentiteit betekent niet per se dat elk onderdeel van de afdrukinfrastructuur naar de cloud moet worden verplaatst. 

MyQ X ondersteunt de integratie met Entra ID van Microsoft en kan via ondersteunde configuraties ook worden geïmplementeerd in cloudinfrastructuren zoals Microsoft Azure , AWS en Google Cloud. In MyQ worden deze omgevingen beschreven, waarbij gebruik wordt gemaakt van virtuele cloudmachines en beveiligde verbindingen met lokale bronnen zoals printers en authenticatieservers. 

Dit biedt ondersteuning voor hybride omgevingen waarin identiteitsbeheer en infrastructuur in de cloud kunnen plaatsvinden, terwijl de fysieke afdrukapparatuur verspreid over verschillende kantoren en locaties blijft staan.

Voor organisaties die gebruikmaken van Microsoft Entra ID kan MyQ X gebruikers synchroniseren en authenticatie bieden via de bestaande identiteitsomgeving van de organisatie. 

Waar past MyQ Roger in het geheel?

MyQ Roger hanteert een andere architecturale aanpak dan MyQ X. MyQ Roger is een cloud-native platform voor afdruk- en documentbeheer. De beveiligingsfuncties omvatten end-to-end gegevensoverdracht via TLS 1.3, end-to-end versleuteling van afdruktaken, tweefactorauthenticatie, gedetailleerde toegangscontrole en SSO met 2FA. Het ondersteunt tevens mobiel afdrukken en veilige aanmelding op apparaten via methoden zoals dynamische QR-codes en NFC/Bluetooth. 

Waarom is dit van belang voor IT- en beveiligingsteams?

Door het gedistribueerde werken is de locatie een minder bruikbare beveiligingsgrens geworden. Medewerkers kunnen vanuit verschillende kantoren werken, verschillende apparaten gebruiken of afdrukopdrachten op afstand verzenden voordat ze bij een printer aankomen. Een afdrukomgeving moet daarom controle behouden over wie toegang heeft tot een document, zonder uitsluitend af te gaan op de locatie van de medewerker of de printer.

MyQ biedt de functies die dit model ondersteunen door middel van gebruikersauthenticatie, veilige afdrukvrijgave, versleutelde communicatie, mobiel afdrukken, identiteitsintegratie en gecentraliseerd afdrukbeheer.

Het praktische doel is duidelijk: de medewerker moet kunnen afdrukken waar dat nodig is, terwijl de organisatie de controle behoudt over wanneer en waar het document wordt vrijgegeven.

Veilig afdrukken moet afhankelijk zijn van de gebruiker, niet van de locatie

Een verspreid personeelsbestand hoeft niet te betekenen dat de afdrukomgeving minder goed onder controle is. MyQ X kan afdruktaken vasthouden totdat authenticatie heeft plaatsgevonden, stelt gebruikers in staat om documenten vrij te geven op geschikte apparaten in de gehele afdrukomgeving, kan worden geïntegreerd met Microsoft Entra ID en ondersteunt veilig afdrukken vanaf mobiele apparaten. 

MyQ Roger biedt een cloud-native alternatief voor organisaties die op zoek zijn naar een cloudgebaseerde architectuur voor afdruk- en documentbeheer.

Samen bieden deze mogelijkheden een praktische aanpak voor veilig afdrukken in verschillende kantoren, op verschillende apparaten en in verschillende werkomgevingen, zonder dat de fysieke locatie van de printer de belangrijkste beveiligingsmaatregel vormt.