De uitdagingen van het afdrukken in hybride werkomgevingen

Het zou organisaties ook moeten helpen om verder te gaan dan eenvoudig afdrukbeheer, door documentworkflows te beheren en onnodig afdrukken te verminderen. Het juiste platform moet beveiliging integreren in de architectuur, in plaats van het er als een apart onderdeel aan toe te voegen. 

Waarom dit nu belangrijk is 

Verspreide kantoren, gebruikers op afstand, cloudinfrastructuur en steeds strengere nalevingsvereisten leggen zwakke plekken bloot in printomgevingen die zijn ontworpen voor één enkel kantoor en een relatief statische infrastructuur.

De gevolgen zijn concreet: meer werk voor de IT-afdeling, een grotere blootstelling van gevoelige documenten, apparaten die moeilijker te beheren zijn en ingewikkeldere nalevingsprocessen. Een afdrukplatform moet daarom worden beoordeeld als onderdeel van de bredere IT- en documentomgeving van de organisatie, en niet als een op zichzelf staand hulpmiddel voor het beheer van printers. 

Welke beveiligingsarchitectuur moet een printplatform hebben?

Beveiliging moet al bij het ontwerp van het platform worden ingebouwd, en niet pas achteraf via een optionele beveiligingsmodule. Begin met authenticatie en autorisatie. Gebruikers moeten zich authenticeren voordat ze toegang krijgen tot beveiligde afdrukworkflows, waarbij op rollen gebaseerde rechten bepalen wat beheerders en gebruikers mogen doen.

Versleuteling moet gegevens beschermen tijdens de overdracht en opslag, en het platform moet duidelijke controlemogelijkheden bieden over waar afdruktaken en documentgegevens worden bewaard.

Veilige afdrukvrijgave is een ander belangrijk aandachtspunt. Een platform moet voorkomen dat vertrouwelijke documenten onmiddellijk naar een apparaat worden verzonden en daar onbeheerd achterblijven. In plaats daarvan moeten afdruktaken beveiligd blijven totdat de bevoegde gebruiker ze vrijgeeft.

Bekijk bij hybride omgevingen ook wat er gebeurt met afdrukgegevens buiten de centrale server. Lokaal spoolen, onbeheerde wachtrijen en ongecontroleerde kopieën van documenten kunnen een verder veilige architectuur ondermijnen. Het doel moet in overeenstemming zijn met de controle over het document gedurende de gehele afdrukcyclus. 

Waarom is leveranciersonafhankelijkheid belangrijk voor de beveiliging van afdrukken?

Een beveiligde afdrukomgeving mag een organisatie niet dwingen haar gehele hardwarepark te standaardiseren rond één fabrikant.

Grote organisaties beschikken doorgaans over gemengde apparatuurparken, verspreid over verschillende kantoren, locaties en generaties apparaten. Een platform voor afdrukbeheer moet in die hele omgeving zorgen voor consistente beveiligingsbeleidsregels en workflows, in plaats van dat de beveiliging afhankelijk is van welke printer er is geïnstalleerd.

Leveranciersonafhankelijkheid is ook van belang wanneer organisaties apparaten vervangen of samenvoegen. Als het printplatform nauw verbonden is met één bepaald hardware-ecosysteem, kan het vervangen van apparaten uitgroeien tot een groter infrastructuurproject dan nodig is.

Een platform dat in een gemengd machinepark kan worden ingezet, maakt het mogelijk om authenticatie, beveiligde afdrukvrijgave, beleidsregels, monitoring en documentworkflows te centraliseren, zonder dat er voor verschillende soorten hardware afzonderlijke beheerbenaderingen hoeven te worden opgezet.

Dat vermindert de afhankelijkheid van bepaalde hardware en biedt IT-teams meer flexibiliteit wanneer het wagenpark verandert.

Hoe moet het platform omgaan met workflowautomatisering en documentdigitalisering?

Het afdrukbeheer mag niet ophouden zodra een document de printer bereikt. Hetzelfde platform moet organisaties helpen om te bepalen wat er vóór en na het afdrukken met documenten gebeurt, met name wanneer scannen en digitaliseren deel uitmaken van de dagelijkse werkprocessen. 

Zoek naar functies waarmee documenten naar vooraf gedefinieerde bestemmingen kunnen worden doorgestuurd, scanworkflows kunnen worden geautomatiseerd, gescande inhoud kan worden verwerkt en handmatige handelingen kunnen worden beperkt. OCR kan bijvoorbeeld tekst uit gescande documenten omzetten in machinaal leesbare informatie die door andere systemen kan worden verwerkt.

Dit is van belang omdat onnodig afdrukken vaak een teken is van inefficiënte documentprocessen. Als medewerkers informatie op een veilige manier digitaal kunnen vastleggen, verwerken en doorsturen, is het wellicht minder nodig om dezelfde informatie af te drukken, te verwerken, te scannen en handmatig opnieuw in te voeren. 

De automatisering van werkprocessen moet daarom worden beoordeeld als onderdeel van het afdrukbeheer.

Welke capaciteiten op het gebied van compliance en audit zijn absoluut noodzakelijk?

Beheerders moeten kunnen nagaan wie toegang tot het systeem heeft gehad, welke rechten deze personen hadden en wat er met documenten binnen de omgeving is gebeurd. Op rollen gebaseerde toegangscontrole helpt bij het beperken van beheers- en operationele rechten op basis van de verantwoordelijkheden van gebruikers.  

Audittrajecten zijn net zo belangrijk. 

Ze bieden inzicht in de activiteiten en kunnen organisaties helpen bij het onderzoeken van incidenten of bij het aantonen dat er passende beheersmaatregelen zijn getroffen.

Gegevensbescherming moet de gehele levenscyclus van het document omvatten, met inbegrip van communicatie en opgeslagen gegevens. MyQ De beveiligingsdocumentatie van Xbeschrijft bijvoorbeeld de versleuteling van data-at-rest en end-to-end-versleuteling, naast authenticatie, toegangscontroles en auditing.

De specifieke nalevingsvereisten zijn afhankelijk van de organisatie en de sector waarin deze actief is, maar het onderliggende principe blijft hetzelfde: beveiligingsmaatregelen moeten aantoonbaar, beheersbaar en controleerbaar zijn.

Wat er mis is met zwakke of verouderde oplossingen

Niet elke architectuur voor afdrukbeheer is ontworpen voor de gedistribueerde omgevingen van vandaag. 

Sommige veelvoorkomende patronen zorgen voor onnodige complexiteit: 

• Agentarchitecturen per apparaat: Het stapelen van meerdere updates voor afzonderlijke apparaten kan de implementatie- en onderhoudswerkzaamheden vergroten naarmate het apparaatpark groeit of verandert. Dat kan leiden tot meer administratieve inspanningen en meer kans op configuratieproblemen. 

• Beveiliging die achteraf is toegevoegd: Wanneer beveiliging wordt behandeld als een extra module in plaats van als onderdeel van de platformarchitectuur, kunnen de beveiligingsmaatregelen versnipperd raken over verschillende componenten. 

• Platforms die aan één leverancier gebonden zijn en aan specifieke hardware gekoppeld zijn: Als beheer en beveiliging te nauw worden gekoppeld aan één hardware-ecosysteem, kan dit wijzigingen in het apparaatpark verstorend maken en de keuze aan apparaten in de toekomst beperken. 

• Systemen die uitsluitend op locatie draaien en zijn aangepast voor hybride werken: Systemen die zijn ontworpen voor een vaste, gecentraliseerde kantooromgeving kunnen extra infrastructuur en tijdelijke oplossingen vereisen wanneer organisaties overstappen naar cloudgebaseerde of gedistribueerde omgevingen.

De kosten zijn niet alleen van technische aard. Deze architecturale beperkingen kunnen de werkdruk bij de helpdesk verhogen, implementaties en kantoorverhuizingen vertragen en het moeilijker maken om consistente beveiligings- en nalevingsmaatregelen te handhaven.

Hoe MyQ van printbeheer een operationele verbetering maakte

Orion Group Holdings heeft MyQ X ingezet om het afdrukbeheer binnen zijn gedistribueerde omgeving te centraliseren, de documentbeveiliging te versterken en meer inzicht te krijgen in de werking van apparaten en de afdrukkosten.

De uiteindelijke implementatie omvatte beveiligd ‘pull printing’, gecentraliseerd apparaatbeheer, geautomatiseerde printertoewijzing, proactieve apparaatmeldingen, projectafrekening en geautomatiseerde documentworkflows.

Het project gaat gepaard met een verwachte afname van meer dan 30% in papier- en tonerafval en een geschatte besparing van 20–25 IT-beheeruren per maand.

Deze resultaten laten zien waarom de evaluatie verder moet gaan dan alleen de vraag of een platform printers kan beheren. De relevantere vraag is wat het platform kan veranderen binnen de bredere print- en documentomgeving van de organisatie.

Een beveiligd afdrukplatform moet aansluiten bij de beveiligingsarchitectuur van de organisatie, op alle bestaande hardware werken, zich aanpassen aan het implementatiemodel, documentworkflows ondersteunen en de nodige controles bieden voor verantwoording en naleving.