Waarom leveranciersonafhankelijk afdrukbeheer belangrijk is

Dit is van belang omdat gemengde apparatuurparken veel voorkomen in middelgrote en grote organisaties. Overnames, kantoorverhuizingen, regionale aankoopbeslissingen en uiteenlopende vervangingscycli voor hardware kunnen allemaal leiden tot omgevingen met meerdere merken.

Dankzij een leveranciersonafhankelijk platform kan de IT-afdeling deze apparaten op een uniforme manier beheren, zonder dat er hardware hoeft te worden vervangen alleen maar omdat het printbeheerplatform verandert.

Waarom gemengde printerparken de norm zijn, en niet de uitzondering 

Door een overname kunnen er geheel andere apparaten in de omgeving terechtkomen. Bij een kantoorsamenvoeging kan het nodig zijn dat bestaande hardware naast nieuw aangeschafte apparaten blijft functioneren. Hardware kan ook geleidelijk worden vervangen in plaats van in één keer, waardoor verschillende generaties en merken naast elkaar blijven functioneren. 

Regionale kantoren kunnen zelf beslissingen nemen over aankopen, terwijl voor verschillende operationele behoeften verschillende apparaten kunnen worden gekozen.

Het resultaat is een gemengde omgeving die de IT-afdeling als één geheel moet beheren.

Een platform voor afdrukbeheer moet rekening houden met die realiteit, in plaats van organisaties te dwingen hun hardwareomgeving aan te passen aan de software.

Wat is leveranciersonafhankelijk afdrukbeheer?

Leveranciersonafhankelijk afdrukbeheer houdt in dat printers en multifunctionele apparaten van verschillende fabrikanten via één enkel afdrukbeheerplatform worden beheerd.

In plaats van dat de beheerslaag wordt opgebouwd rond het hardware-ecosysteem van één fabrikant, biedt de software uniforme bedieningsmogelijkheden en workflows voor het gehele apparaatpark. De IT-afdeling kan authenticatie, afdrukbeleidsregels, kostenafrekening, rapportage en andere functies voor afdrukbeheer beheren zonder voor elk apparaatmerk een aparte beheersaanpak te hoeven opzetten.

Dit onderscheid wordt vooral belangrijk wanneer de hardware in de loop van de tijd verandert. Dankzij een leveranciersonafhankelijk platform kunnen organisaties apparaten vervangen of toevoegen zonder dat hun volledige strategie voor afdrukbeheer afhankelijk wordt van één bepaalde hardwarefabrikant.

Het doel is duidelijk: het printbeheerplatform moet de IT-afdeling controle geven over het printerpark; het is niet de bedoeling dat het bepaalt welke hardware de organisatie moet aanschaffen.

Kan één oplossing voor printbeheer meerdere printermerken ondersteunen?

Ja. Een leveranciersonafhankelijke oplossing voor afdrukbeheer kan apparaten van verschillende fabrikanten ondersteunen via gestandaardiseerde communicatiemethoden, apparaatintegraties en gecentraliseerd beheer.

Het belangrijkste is wat er boven het individuele apparaat gebeurt. In plaats van elke printer afzonderlijk te beheren, kan de IT-afdeling centraal beleidsregels en workflows opstellen en deze toepassen op alle ondersteunde apparaten.

Hieronder vallen onder meer: 

• Gebruikersauthenticatie 
• Afdrukbeleid 
• Beveiligde afdrukvrijgave
• Boekhouding en rapportage
• Scanworkflows
• Apparaatbeheer
• Toegangscontroles 

Welke specifieke functies beschikbaar zijn, kan afhangen van het apparaat en de integratie, maar het beheer blijft gecentraliseerd. 

Voor IT-teams betekent dit dat het toevoegen van een nieuw ondersteund printermerk niet per se betekent dat er een apart printbeheersysteem moet worden geïmplementeerd.

Wat zijn de voordelen van het beheer van gemengde printerparken?

Een leveranciersonafhankelijk platform biedt organisaties meer vrijheid om hardwarekeuzes te maken op basis van zakelijke en technische vereisten, in plaats van uitsluitend op basis van compatibiliteit met printbeheersystemen.

Dat kan organisaties helpen: 

• Vermijd onnodige vervanging van hardware: Bestaande apparaten hoeven niet automatisch te worden vervangen alleen omdat een organisatie haar printbeheeromgeving wijzigt of uitbreidt.
• Zorg voor flexibiliteit bij onderhandelingen: IT kan hardware van verschillende fabrikanten evalueren in plaats van gebonden te zijn aan één enkel hardware-ecosysteem.
• Fusies en kantoorsamenvoegingen vereenvoudigen: Verschillende wagenparken kunnen onder één gemeenschappelijke beheersaanpak worden gebracht.
• De levensduur van apparaten verlengen: Organisaties kunnen geschikte bestaande hardware naast nieuwere apparaten blijven gebruiken.
• De complexiteit van het beheer verminderen: IT-teams kunnen ondersteunde apparaten beheren via één centraal platform, in plaats van voor verschillende fabrikanten afzonderlijke beheeropzetten te hanteren.

Voor organisaties met gedistribueerde of veranderlijke omgevingen wordt die flexibiliteit een praktisch IT-voordeel, en niet louter een technische functie.

Wat er mis is met systemen die aan één leverancier gebonden zijn

Een platform voor afdrukbeheer wordt beperkend wanneer de mogelijkheden ervan nauw verbonden zijn met de hardware-roadmap van één enkele fabrikant.

Dat kan tot verschillende problemen leiden: 

1. Beslissingen over hardware worden beslissingen over software. Als het platform alleen werkt met een bepaald hardware-ecosysteem, kan het vervangen van printbeheersoftware ook betekenen dat er andere apparaten moeten worden gebruikt.
2. Bestaande hardware kan een probleem vormen bij de migratie. Bij een overname of kantoorsamenvoeging kunnen twee organisaties verschillende hardwareparken samenvoegen. Een hardwareafhankelijk platform kan standaardisatie bemoeilijken.
3. IT heeft minder onderhandelingsmacht. Wanneer de printbeheeromgeving aan één hardwarefabrikant is gebonden, worden de aankoopmogelijkheden voor hardware beperkter.
4. Het vervangen van hardware kan onnodig duur uitvallen. Organisaties kunnen te maken krijgen met extra kapitaaluitgaven, louter om de compatibiliteit met hun printbeheeromgeving te behouden.
5. Migraties brengen steeds meer verstoringen met zich mee. Het vervangen van het beheerplatform kan betekenen dat er tegelijkertijd aanpassingen nodig zijn op het gebied van apparaten, implementatieprocessen en gebruikersworkflows.

Leveranciersonafhankelijkheid neemt de complexiteit van het beheer van een fysiek apparaatpark niet weg. Het voorkomt wel dat de printbeheerlaag onnodige hardwarebeperkingen aan die complexiteit toevoegt.

Hoe MyQ het gemakkelijker en betrouwbaarder maakt

MyQ is ontworpen om printomgevingen met meerdere printers en multifunctionele apparaten van verschillende fabrikanten vanaf één centraal platform te beheren. 

Met MyQ kunnen organisaties ééngemeenschappelijke beheermethode toepassen voor alle ondersteunde apparaten, in plaats van hun afdrukomgeving rond één hardwarefabrikant op te bouwen.

Hieronder vallen onder meer de volgende mogelijkheden: 

• Ondersteuning voor meerdere leveranciers: Beheer ondersteunde apparaten van verschillende fabrikanten binnen dezelfde ' MyQ '-omgeving. 

• Gecentraliseerd beheer: Pas afdrukbeheerbeleid toe en beheer de omgeving vanuit één centraal platform. 

• Veilig afdrukken: Zorg voor consistente, veilige afdrukworkflows op alle ondersteunde apparaten. 

• Boekhouding en rapportage: Zorg voor inzicht in de afdrukactiviteiten binnen de beheerde omgeving. 

• Ondersteuning voor ingebouwde terminals: Gebruik de ' MyQ '-functionaliteit op alle ondersteunde apparaten van verschillende fabrikanten. 

Het praktische voordeel is keuzevrijheid. Organisaties kunnen hun hardwarepark uitbreiden of vernieuwen zonder dat hun strategie voor afdrukbeheer afhankelijk wordt van één enkele fabrikant.

Leveranciersonafhankelijkheid is een IT-beslissing voor de lange termijn

Bij de keuze voor een printmanagementplatform gaat het niet alleen om wat de organisatie op dit moment van haar printerpark nodig heeft.

Hardware verandert. Kantoren verhuizen. Bedrijven nemen andere organisaties over. Apparaten bereiken het einde van hun levenscyclus. De inkoopvereisten veranderen.

Een platform dat meerdere printermerken ondersteunt, biedt de IT-afdeling meer speelruimte om op die veranderingen in te spelen, zonder dat de printbeheeromgeving telkens opnieuw moet worden opgezet wanneer het hardware-landschap verandert. 

Leveranciersonafhankelijk afdrukbeheer komt daarom neer op een eenvoudig principe: uw afdrukbeheerplatform moet aansluiten bij uw hardwarestrategie, in plaats van deze te dicteren.