A face da digitalização nas empresas atuais

Isso significa copiar aparentemente sem fim endereços, valores e contatos para uma planilha do Excel, inserir centenas de dígitos em vários sistemas de contabilidade e assim por diante. Se você já passou por isso, sabe do que estamos falando. Quando se trata de apenas um punhado de documentos, você pode encarar isso como um exercício de alongamento para seus dedos. Mas, à medida que as pilhas de papéis a serem processados aumentam, não só a carga de trabalho aumenta proporcionalmente, mas também o tédio do trabalho desmotivador e monótono para os funcionários, dando mais espaço para erros e privando-os do tempo que poderiam dedicar de forma mais significativa.

Fora do papel e dentro do sistema

Um bom exemplo de um documento repleto de informações é uma fatura. Quase todas as empresas precisam colocar as faturas em algum tipo de sistema interno, o que torna a transcrição dos dados para o formato digital um requisito óbvio. O mesmo se aplica, por exemplo, a contratos, em que o conteúdo precisa ser trabalhado posteriormente, seja em uma empresa comercial ou em um banco. É claro que a maioria desses documentos é digitalizada, mas simplesmente digitalizar um documento físico e criar uma cópia eletrônica dele certamente não é o fim da questão quando se trata de digitalização moderna.

Há vários anos, a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) veio em auxílio da transcrição manual, permitindo a extração de informações textuais de um documento digitalizado e sua conversão em formato editável. Portanto, agora, o contador tira a fatura do envelope, digitaliza-a, o OCR "tritura" as informações do papel em formato DOCX ou PDF e, em seguida, é possível continuar trabalhando com ela no computador. Embora os dedos dos contadores possam dar um pequeno suspiro de alívio com isso, muitos cliques e operações manuais ainda os aguardam.

Digitalização com todas as comodidades

O processamento de dados físicos em formato eletrônico pode ser realizado com ainda mais elegância. A principal missão do MyQé ajudar seus usuários a se concentrarem no que fazem de melhor, e é por isso que ele oferece digitalização e automação modernas quando se trata de trabalhar com documentos. Com a versão mais avançada do Ultimate da família MyQ X, tudo o que um funcionário precisa fazer é simplesmente pressionar um único botão no painel da impressora e os dados do documento em papel vão parar exatamente onde deveriam - seja o destino o armazenamento em nuvem ou um sistema ECM/DMS.

MyQ X digitalizará o documento, passará por um OCR avançado e, em seguida, enviará os dados extraídos diretamente para os campos relevantes, como em um banco de dados ou tabela. O sistema é capaz de reconhecer zonas que devem ser digitalizadas e convertidas - indo muito além do texto - reconhecendo carimbos, assinaturas, campos de verificação, códigos de barras e até mesmo códigos QR. Essa funcionalidade MyQ X Ultimate no processamento de faturas, bem como de formulários, cartas e outros documentos padronizados, será apreciada por agências governamentais, bancos e todos os tipos de balcões de atendimento.

A cereja do bolo digital é que o software pode reconhecer o tipo de documento, de modo que o funcionário não precisa separar nada. Ele simplesmente coloca todos os documentos no alimentador e MyQ os transporta com segurança para o destino virtual de destino por si só. Essa é a verdadeira digitalização de documentos para o século XXI.

De fichário a ícone

Com a mudança cada vez mais rápida para o espaço digital, as armadilhas padrão de todo escritório tradicional também estão desaparecendo: armários gigantes cheios de pastas e fichários. Esses guardiões de papelão de contratos, faturas e cartas estão, lenta mas seguramente, assumindo a forma de capas de pastas virtuais. Materiais em papel, como recibos ou formulários de despesas de viagem, não precisam mais encher os bolsos de plástico dos fichários; eles podem simplesmente ser carregados em pastas virtuais no armazenamento eletrônico. Aqui, os próprios funcionários podem armazená-los e disponibilizá-los para outros colegas.

Obviamente, não há nada de novo no compartilhamento de arquivos na rede local. Entretanto, até mesmo isso precisa ser revitalizado e adaptado aos novos locais de trabalho, os chamados locais de trabalho híbridos, em que os funcionários trabalham alternadamente no escritório e remotamente. É improvável que o acesso remoto e as VPNs com níveis flutuantes de confiabilidade ou altos custos operacionais sejam a solução ideal. Como resultado, as tecnologias de nuvem estão ganhando terreno, permitindo o acesso confiável aos dados corporativos sempre que houver uma conexão com a Internet disponível. Tudo o que você precisa fazer é conectar-se com segurança ao serviço de nuvem, e a colaboração contínua com os colegas é uma realidade, mesmo que eles estejam a 300 km de distância.

Imprima/digitalize de forma conveniente a partir de seu telefone 

As mudanças na forma como trabalhamos também afetaram o processamento de documentos, que até agora dependia da presença física de uma copiadora no escritório, o que pode ser um obstáculo para quem trabalha em casa. Aqui, também, a nuvem pode oferecer flexibilidade e conveniência. Ela possibilita colocar literalmente todo o escritório no seu bolso e gerenciar documentos de qualquer lugar, diretamente de um telefone celular, seja digitalizando ou preparando documentos para impressão. O MyQ Roger oferece a opção de lidar com suas necessidades de digitalização e impressão de forma conveniente a partir do seu telefone. 

Por exemplo, você pode digitalizar um pedido ou uma nota de entrega que acabou de assinar em uma reunião com um parceiro diretamente com a câmera do seu celular e enviá-lo para uma pasta compartilhada no OneDrive da empresa, de onde pode ser usado pela logística e por outros departamentos. Ou talvez haja documentos do seu superior que você precisa assinar, empilhados no escritório em casa. Você não precisa anotá-los em lugar nenhum - no aplicativo MyQ Roger , você pode encontrá-los imediatamente na nuvem de trabalho e enviá-los para a fila de impressão no conforto da sua sala de estar. Quando chegar ao escritório, faça o login em uma impressora que esteja executando MyQ Roger com seu telefone celular e libere os documentos da fila com segurança. Quando quiser continuar trabalhando com a impressora, basta dizer a ela o que ela pode fazer por você a partir do seu telefone.

Como um Assistente de Local de Trabalho Digital Inteligente adequado, MyQ Roger funciona inteiramente na nuvem pública, para que você o tenha à mão em qualquer lugar que vá. Além disso, é uma plataforma aberta que está em constante expansão, implementando novas ferramentas e dando aos seus usuários cada vez mais espaço para migrar para o ambiente digital.

MyQ torna a verdadeira digitalização e o gerenciamento de documentos uma questão de poucos cliques. No escritório, MyQ X Ultimate cuidará da digitalização precisa e da classificação automática dos dados nas gavetas corretas do sistema e, se você quiser dar uma nova dimensão à cooperação em nuvem com os colegas MyQ Roger está aqui para o seu telefone.

QUERO DAR INÍCIO À MINHA DIGITALIZAÇÃO